Составление табеля учета какой датой

Содержание

Учет рабочего времени | Табель учета рабочего времени | Cуммированный учет рабочего времени

Составление табеля учета какой датой

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

  • ненормированный рабочий день;
  • режим гибкого рабочего времени;
  • сменная работа;
  • разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель.

Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1).

Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр
Узнать больше

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  • регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
  • сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени.

Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ).

При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю.

Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал.

В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали.

В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

  1. Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
  2. Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
  3. Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
  4. Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
  5. Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен.

Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы.

В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря.

При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст.

 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341).

Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

Как закрыть табель учета рабочего времени, если последний день месяца приходится на выходной? | IT-компания Простые решения

Составление табеля учета какой датой

Если последний календарный день месяца выпадает на выходной или праздник, у бухгалтеров и кадровиков возникает вопрос, какой датой «закрыть» табель учета рабочего времени.

Кто-то предлагает «закрывать» табель первым рабочим днем следующего месяца, кто-то — последним рабочим днем текущего месяца.

Многие специалисты полагают, что несмотря на праздник и выходной в табеле должна стоять последняя дата текущего месяца.

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных правовых актах не говорится, какой вариант является правильным. В новости рассмотрим плюсы и минусы каждой точки зрения и составим собственное мнение.

Что такое табель учета рабочего времени

Согласно статье 91 Трудового кодекса работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Для такого учета компании и предприниматели должны ежедневно заполнять табель учета рабочего времени. Существуют две формы табеля — Т-12 и Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1).

Работодателю нужно выбрать любую из этих форм и закрепить свой выбор в учетной политике.

На каждой из двух форм табеля учета рабочего времени есть поле, предназначенное для даты составления. Обычно кадровики указывают здесь последнее число месяца: 31 января, 28 (или 29) февраля и т.д. Но иногда последний день приходится на субботу, воскресенье или праздник.

В такой ситуации возникают сомнения, какой датой «закрыть» табель. Возможны три варианта: проставить первый рабочий день следующего месяца, проставить последний рабочий день текущего месяца, либо, несмотря на выходной, указать последний календарный день текущего месяца.

Рассмотрим подробно каждый из этих вариантов.

Вариант первый: «закрыть» табель первым рабочим днем следующего месяца

Этот вариант не подходит работодателям, которые находятся на основной системе налогообложения (ОСНО). Причина в том, что они признают расходы в том периоде, к которому эти расходы относятся независимо от времени фактической выплаты денег (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Что касается зарплаты, то ее включают в расходы в последний день месяца, за который она начислена. Таким образом, зарплата за январь должна быть начислена 31 января, зарплата за февраль — 28 (или 29) февраля и т.д.

При этом основанием для начисления зарплаты (и, как следствие, для отражения расходов) служит табель учета рабочего времени.

И если зарплата за январь начислена и отражена в налоговых регистрах 31 января, а табель «закрыт» февралем, у инспекторов, скорее всего, возникнут сомнения относительно обоснованности подобных затрат.

То же относится и к приказу о премировании по итогам месяца. Если приказ о январской премии датирован февралем, то работодателю на ОСНО придется учесть эту премию в затратах февраля. В противном случае проверяющие, очевидно, зафиксируют нарушение.

Иначе обстоят дела для работодателей на «упрощенке». При списании затрат они придерживаются кассового метода, закрепленного в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ. В частности, зарплату они учитывают в расходах не на последнее число месяца, а в тот день, когда деньги фактически выданы сотрудникам. Поэтому для «упрощенщиков» приемлемо подписать табель учета рабочего времени в следующем месяце.

Вариант второй: «закрыть» табель последним рабочим днем текущего месяца

На этом варианте можно остановиться только в случае, когда ни один сотрудник не работает в праздники и выходные. Тогда у кадровиков и бухгалтеров есть уверенность, что сведения, занесенные в табель, не будут скорректированы. Так, если 31 января приходится на субботу, и все работники компании трудятся только с понедельника по пятницу, то табель допустимо «закрыть» 30 января.

Если же в штате есть работники со сменным графиком, чьи смены приходятся на выходные или праздничные дни, то подписать табель до окончания месяца не удастся. Иначе кадровой службе придется оформлять корректировочный табель, а это потребует дополнительного времени, усилий, и может привести к возникновению путаницы.

Вариант третий: «закрыть» табель последним календарным днем текущего месяца

Многие специалисты полагают, что даже если последнее число месяца выпадает на субботу, воскресенье или праздник, табель можно «закрыть» этой датой. Но у данного подхода есть и противники.

Их основной аргумент звучит так: поскольку на табеле стоит дата, совпадающая с нерабочим днем, значит, кадровик трудился в нерабочий день.

Отсюда следует, что за этот день ему необходимо начислить зарплату, причем в повышенном размере.

Точно такая же логика применима к ситуации, когда предприятие работает круглосуточно, а рабочий день кадровика заканчивается, например, в 18.00. Получается, что в последний календарный день месяца он задержался, чтобы «закрыть» табель, и работодатель обязан оплатить переработку.

На наш взгляд, указанные доводы несколько надуманны.

Действительно, никто и никогда не требовал от работодателей оплачивать работу в новогоднюю ночь сотрудникам, которые проводили инвентаризацию по состоянию на 31 декабря.

Очевидно, что фактически инвентаризацию делали позже, а именно в первые рабочие дни января наступившего года. Тем не менее, на инвентаризационной ведомости ставится дата 31 декабря.

Кроме того, не следует забывать о правиле, закрепленном в части 3 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Правило гласит, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, то непосредственно после его окончания.

С нашей точки зрения это означает, что днем составления табеля учета рабочего времени должен быть последний календарный день месяца, а момент фактического «закрытия» табеля не столь важен.

Для формирования новости использовались материалы с сайта buhonline.ru.

Табель учета использования рабочего времени сотрудников

Составление табеля учета какой датой

Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется любой компанией, так как в нем отражаются важные сведения обо всех работниках, позволяющие контролировать трудовую дисциплину. Табель содержит сведения о количестве отработанного каждым сотрудником времени. Исходя из них, руководство решает, кого поощрить, кого наказать депремированием, а бухгалтер начисляет зарплату.

Виды учета рабочего времени

Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода.

Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.

Сменная работа — это вид занятости, при которой производственный процесс не укладывается в разрешенную длительность рабочего дня. В таких случаях вводятся смены — две или более, смотря по необходимости.

Еще один режим — это гибкий график. Тут рабочее время определяется согласием сторон. Контроль над рабочим временем персонала осуществляет администрация.

В практике применяется учет трех видов:

  • поденный — длительность ежедневной работы соответствует установленному законодательству. Начало, конец и длительность рабочего дня не меняются;
  • недельный — ежедневные часы работы могут отличаться, но недельные нормы будут строго соблюдены;
  • суммированный — аналогичен предыдущему, только отчетным периодом является месяц, квартал и т. д.

Как проверить свою задолженность по налогам физическим и юридическим лицам: несколько верных способов.

Типовой Устав для организации: правильное оформление и разделы устава. Подробная инструкция здесь.

Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени

Табель использования рабочего времени: как его заполнять? Ниже мы подробно ответим на этот вопрос. Ведение табеля осуществляется как в электронной форме, так и в бумажной, причем последняя форма обязательна. Заполнение данных только на компьютере не допустимо.

Скачать табель учета рабочего времени, его бланк, образец или форму, можно бесплатно в интернете. Образец заполнения табеля рабочего времени, а также заполненный табель учета рабочего времени можно посмотреть и в таких программах, как Консультант плюс и Гарант.

Открытие табеля происходит первого числа ежемесячно. В бухгалтерию его обычно предоставляют дважды: перед начислением аванса, а затем перед начислением зарплаты.

Всем сотрудникам организации присваивается табельный номер, используемый в документах по контролю над трудом и оплатой.

Изменения по причине принятия новых или увольнения старых работников производятся только на основе официальных приказов руководства.

Заполнять табель надо ежедневно целый месяц, а в последний рабочий день подводится итог по каждому работнику: сколько было неявок и сколько часов отработано. Для заполнения табеля учета рабочего времени нужна форма Т-12 или Т-13, по наличию реквизитов они практически идентичны.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению и оформлению табеля учета рабочего времени на основе этих форм.

  1. Сверху нужно указать название компании. Оно должно полностью соответствовать названию, указанному в учредительных документах.
  2. Далее заполняются разделы «Дата составления» (зачастую это крайний день отчетного месяца) и «Номер документа».
  3. Ячейка «Отчетный период» содержит диапазон с 1-го по последнее число месяца.
  4. Первый столбец первого раздела («Учет рабочего времени») содержит порядковые номера персонала.
  5. Столбцы 2 и 3 заполняют, исходя из личных карточек (форма № Т-2)
  6. 4-й и 6-й столбцы — это код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
  7. 5-я и 7-я графы — это промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
  8. Столбцы с 8-го по 17-й заполняются в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, больничные, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
  9. 8-я графа представляет собой сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
  10. 9-я графа — сумма нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
  11. 14-я и 16-я графа — это количество часов и дней.
  12. 15-я графа содержит код причины неявки.
  13. 17-я графа — общее число выходных дней за месяц.

Второй раздел табеля ведет бухгалтерия.

Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения

Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:

ПоказательБуквенноеобозначениеЦифровоеобозначение
Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод.ЯНРВСВМ102 030 405
КомандировкаК06
Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность.ПКПМ0708
Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты.ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ9 101 112 131 415 161 856
Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия.БТ1920
Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательствомЛЧ21
Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу)ПВ22
Невыходпо причине общественных или государственных обязанностейГ23
Прогулыпо неуважительной причинеПР24
Режимнеполного рабочего времени по решению руководителяНС25
Выходныеи праздничные дниВ26
Дополнительныеоплачиваемые выходныеОВ27
Дополнительныенеоплачиваемые выходныеНВ28
Забастовка, осуществленная в порядке законодательстваЗБ29
Неявкипо непонятным причинамНН30
Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудникаРПНПВП313 233
Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплатыНОНБ3435
Приостановкаработы по причине задержки зарплатыНЗ36

Программы для ведения табеля учета рабочего времени

Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.

«Электронный табель»

Все операции, функции и возможности максимально упрощены и призваны сократить столь трудоемкий и отнимающий много времени процесс, как подсчет рабочего времени.

Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:

  • рабочего времени;
  • ночных рабочих часов;
  • дневных рабочих часов;
  • времени нетрудоспособности сотрудника;
  • отработанного времени в периоды выходных и праздников;
  • прогулов;
  • недоработки или переработки.

Какую программу выбрать для ведения бухгалтерии в интернете для предпринимателя и организации? Представляем вам обзор онлайн-сервисов для ведения бухгалтерии.

Последние изменения УСН «Доходы минус расходы» — узнайте тут.

Как заполнить пояснительную записку: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/poyasnitelnaya-zapiska.html

Программа «Табель учета рабочего времени»

Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700−800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.

Возможности:

  • для компаний с численностью сотрудников не более 10 программа бесплатна;
  • удобный интерфейс;
  • справочник сотрудников;
  • учет рабочего времени по утвержденным кодам и условным обозначениям по форме Т-13;
  • перевод данных в следующие форматы: XLS, DOC, OpenOffice;
  • база данных автоматически архивируется.

Предлагаем вам также ознакомиться с видео о том, как правильно вести табель учета рабочего времени сотрудников:

Последний день месяца — выходной. Как закрыть табель учета рабочего времени? | Контур.НДС+

Составление табеля учета какой датой

Довольно часто случается, что последний день месяца приходится на выходной. Например, так было в март 2021 года и будет в июне. Как в этом случае правильно закрыть табель учета рабочего времени? Порассуждаем на заданную тему в этом материале.

Зачем нужен табель учета рабочего времени

Трудовой кодекс, а именно его статья 91, обязывает работодателя вести учет времени, которое было фактически отработано каждым нанятым лицом.

Для этой цели существует табель учета рабочего времени, заполнять который следует ежедневно. Постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1 утверждены две его формы — Т-12 и Т-13.

Работодатель решает самостоятельно, на какой из них остановиться, и отражает это в своей учетной политике.

В табеле есть поле для указания даты — в нем следует проставлять последнее число месяца. Однако как быть, если это выходной? Ни Трудовой кодекс, ни другие нормы законодательства и подзаконные акты этот вопрос не регулируют.

В итоге часть бухгалтеров (сотрудников кадровой службы) указывает первый рабочий день следующего месяца, некоторые — последний рабочий день текущего месяца, а другие — тот самый выходной, которым оканчивается месяц.

Рассмотрим все эти варианты.

Дополнительно предлагаем ознакомиться с материалом Трудовые отношения: последние разъяснения чиновников и вердикты судов.

Первый рабочий день следующего месяца

Возможность закрывать табель таким образом напрямую зависит от применяемой работодателем системы налогообложения. Ведь на основании табеля учета рабочего времени начисляется заработная плата, а она включается в расходы.

Если организация применяет основной режим налогообложения, то она учитывает расходы в том периоде, к которому они относятся. При этом не имеет значения, когда именно эти расходы фактически оплачены. Такой порядок установлен в пункте 1 статьи 272 НК РФ. Другими словами, зарплата за март должна быть начислена 31 марта, за апрель — 30 апреля и так далее.

Соответственно, если организация на ОСНО закроет табель рабочего времени первым рабочим днем следующего месяца, то весьма вероятно, что это станет причиной споров. Допустим, в налоговых регистрах начисление заработной платы за март отражено на 31 марта, а табель учета рабочего времени закрыт 2 апреля. В таком случае проверяющие могут посчитать, что затраты не обоснованы.

К слову, то же самое касается и премий по итогам месяца. Если премия предназначается за март, но приказ датирован апрелем, то учитывать ее придется в затратах за апрель, иначе это будет считаться нарушением.

А вот у работодателей, применяющих УСН, таких проблем нет — они учитывают расходы по кассовому методу (пункт 2 статьи 346.16 НК РФ).

При этом заработная плата учитывается в расходах на тот день, когда она фактически выплачена, а не на последний день месяца, за который она начислена.

Соответственно, если последний день месяца приходится на выходной, при УСН можно в табеле рабочего времени ставить первый рабочий день следующего месяца.

Последний рабочий день текущего месяца

Этот вариант приемлем в том случае, если на предприятии никто не работает в выходные дни, включая сотрудников со сменным графиком. Например, в марте 2021 года 31 число выпало на субботу. Если все сотрудники работают с понедельника по пятницу, то табель можно было закрыть 30 марта.

Но если есть сотрудники, работающие в выходные, то этот вариант не подойдет, поскольку подписать табель до конца месяца не выйдет. А если это и будет сделано, то придется составлять корректировочный табель, что может породить дополнительные сложности и путаницу.

Последний календарный день текущего месяца

Чаще всего табель учета рабочего времени закрывают последним календарным днем месяца, даже если он приходится на выходной. Однако у некоторых специалистов по этому поводу возникает сомнение.

Если бухгалтер закрыл табель в выходной, значит, что в этот день он трудился.

Следовательно, за этот день ему нужно начислить заработную плату, причем не в обычном размере, а в повышенном.

Та же проблема возникает, если организация имеет круглосуточный режим работы. Как правило, вспомогательные службы при этом работают только днем. Например, рабочий день бухгалтера или кадровика заканчивает в 18:00. Соответственно, чтобы закрыть табель рабочего времени в конце смены, специалист должен задержаться. То есть имеет место переработка, которая должна быть оплачена.

Между тем в части 3 статьи 9 закона 402-ФЗ сказано следующее: первичные документы составляются при совершении операции, а если это невозможно — непосредственно после ее проведения. Поэтому многие специалисты считают, что вполне допустимо закрывать табель учета рабочего времени нерабочим днем, ведь момент его физического закрытия не имеет решающего значения.

Допустимость такого подхода подтверждается и практикой оформления иных бухгалтерских и кадровых документов. Например, на инвентаризационной ведомости ставится 31 декабря, хотя понятно, что по факту инвентаризация проводится в другой день — обычно в январе.

Таким образом, вполне допустимо закрывать табель учета рабочего времени последним календарным днем месяца, даже есть это выходной.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.