Ревизия выявила в работе бухгалтерии

Содержание

Обработка результатов ревизии и их анализ · Энциклопедия начинающего предпринимателя

Ревизия выявила в работе бухгалтерии

Получив результаты подсчета (описи), мы сравниваем их с учетными остатками. Казалось бы, отсутствие расхождений — это мечта любого владельца бизнеса, но … если мы считаем товар в магазине, то именно это и должно вас насторожить. Возможно, сотрудники, которые считали товар, знали об учетных остатках и указали «нужное» количество в описях.

Как же выявить, были ли фальсификации при подсчете? Универсального метода нет, но обратите внимание на следующие моменты:

  •   полное отсутствие расхождений в остатках товаров,
  •   совпали остатки товаров, которые часто воруют (популярные для хищения),
  •   выявлены расхождения в остатках товаров, которые не популярны для хищения,
  •   контрольный пересчет некоторых позиций товаров выявил значительное расхождение с данными в инвентаризационных описях.

Каждый из этих показателей может «намекнуть» на фальсификацию результатов подсчета. Снизить риск помогают:

  • независимость членов инвентаризационной комиссии (они не понесут наказание при выявлении недостачи),
  • внезапность,
  • проведение контрольных проверок (контроль работы комиссии).

Сверка результатов

Сначала сверяем данные, полученные при ревизии, с данными бухгалтерского учета. Хорошо, если есть программа, позволяющая сделать это быстро.

Я на практике сталкивалась с тем, что бухгалтер вводит остатки в 1С очень долго, попутно выявляются дублирующие проводки, оприходование одинакового товара под разными артикулами и другие некорректные вещи. То есть, «грязная» бухгалтерская учетная база может свести на нет всю эффективность ревизии.

Поэтому, если база заранее не подготовлена, то ее нужно обязательно перепроверить до того, как будут окончательно зафиксированы недостачи и излишки.

При выявлении недостач сразу выясняем, где эти товары могут находиться. Возможно, их отгрузили, но списания еще не было. Возможно, оприходовали в 1С, но не доставили. Если выявлены излишки, выясняем их причины, наличие вины МОЛ. Во всех случаях у материально ответственных лиц требуем письменные объяснения (при необходимости, и у бухгалтера тоже).

Заполняем Сличительную вeдомость по всем товарам, количество которых не совпало с остатком в бухгалтерской базе. Если образовалась пересортица, т.е., одновременно излишек и недостача одинакового количества похожих товаров, которые можно перепутать, отражаем ее тоже в сличительной ведомости.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Сличительные ведомости можно заполнять вручную, а можно формировать с помощью программного обеспечения.

Оформление излишков и списание недостачи

После составления и подписания сличительных ведомостей все товары, оказавшиеся в излишке, нужно оприходовать. С недостачами сложнее. Некоторые товары имеют естественную убыль (усушка, утруска и проч.), нормативы которой установлены законом.  Учтите, что эти нормы применяются только при обнаружении фактических недостач!

Если недостача не выходит за рамки естественной убыли, то нужно:• издать приказ о списании ценностей в пределах норм убыли,• списать недостачу на материальные расходы (эти суммы не будут облагаться налогом на прибыль),

• нельзя наказать материально ответственных работников за такую недостачу.

Если же норм убыли по вашим товарам нет, или недостача (порча) больше нормы естественной убыли, то такая недостача может быть взыскана с виновных лиц.

Если виновные лица не установлены (или судом отказано во взыскании), то убытки списываются на издержки производства и обращения. Списание обосновывается либо решением следственных (судебных) органов, в котором фиксируется отсутствие виновных лиц (или отказ на взыскание ущерба с виновных), либо заключением о факте порчи ценностей, полученное от специализированной организации.

Как учесть пересортицу

Главное правило при учете пересортицы гласит:

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Если хотя бы одно условие не выполняется (разные проверяемые лица, другой период и т.д.), то взаимозачет делать нельзя. В этом случае фиксируются недостача и излишки в обычном порядке.
При обнаружении пересортицы нужно:

  • взять подробные письменные объяснения с МОЛ, выявить лиц, по чьей вине была допущена пересортица,
  • если стоимость излишков меньше, чем стоимость недостающих товаров, то разница подлежит взысканию с виновных лиц (если виновные не установлены, то разница списывается на издержки),
  • если пересортица образовалась не по вине МОЛ, то в протоколах комиссия подробно должна объяснить, почему такая разница не будет взыскиваться с виновных.

Решение руководителя (ИП)

По окончании инвентаризации комиссия должна предоставить материалы руководителю фирмы (ИП) и предложить свой вариант регулирования в бухучете всех выявленных расхождений (какие товары списать, какие оприходовать, как учесть пересортицу, какие нормы убыли применить, с кого удержать недостачу или почему не удерживать). Руководителю дано право единолично принять решение по поводу всех этих вопросов. Поэтому логическим завершением инвентаризации является издание приказа, в котором устанавливаются дальнейшие действия бухгалтера по учету результатов ревизии.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

В следующей статье попробуем разобраться, как определить сумму для взыскания с материально ответственных лиц. А пока ответьте, пожалуйста, на один вопрос:

//

Ревизия бухгалтерского учета и отчетности

Ревизия выявила в работе бухгалтерии

Бухучет — одна из важнейших составляющих системы управления компанией. Чтобы владельцы и менеджеры организации могли быть уверены в том, что в этой области все в порядке, бухгалтеров необходимо контролировать. Для этого часто используется ревизия состояния бухгалтерского учета. Рассмотрим, как она проводится и какие задачи решает.

Понятие ревизии и ее задачи

Ревизия вообще — это проверка соответствия того или иного процесса установленным нормам. Таким образом, бухгалтерская ревизия представляет собой контроль за соблюдением законодательства о бухучете.

В широком смысле ревизией в бухгалтерии можно назвать и налоговую проверку. Близка к ней также бухгалтерская экспертиза, которую проводят правоохранительные органы при расследовании экономических преступлений.

Но в обоих этих случаях инициатором ревизии являются внешние структуры, а цели, мягко говоря, не совпадают с задачами бизнеса. Поэтому далее будем говорить только о ситуации, когда решение о проверке принимают владельцы компании или топ-менеджеры.

В этом случае бухгалтерская ревизия организации может решать следующие основные задачи:
  1. Объективная оценка финансового состояния бизнеса и стоимости активов. Это может понадобиться, например, при реорганизации компании или при изменении состава учредителей.
  2. Проверка профессионального уровня бухгалтерской службы. Руководители компании далеко не всегда являются специалистами в финансовой сфере, поэтому им трудно самостоятельно оценить квалификацию бухгалтеров. Следовательно, если возникают сомнения, то лучший способ разрешить их — провести детальную проверку учета.
  3. Выявление фактов недобросовестности сотрудников: халатность, нецелевое использование ресурсов, хищение и т.п. Например, иногда специалисты отдела снабжения производят закупки по завышенным ценам, получая вознаграждение от контрагентов. Найти таких нарушителей можно с помощью анализа расчетов и сопоставления цен на приобретаемые материалы с рыночным уровнем.
  4. Подготовка к внешним проверкам: налоговым, аудиторским, участию в тендерах. В двух последних случаях особое внимание обращают на ревизию бухгалтерской отчетности. Ведь классическая аудиторская проверка заключается именно в подтверждении достоверности отчетов. Также баланс с необходимыми приложениями в обязательном порядке входит и в комплект документов, предоставляемых на тендер.

Иногда ревизия бухгалтерских документов назначается и по форс-мажорным обстоятельствам: если по итогам уже прошедшей налоговой или аудиторской проверки были выявлены серьезные нарушения. Но лучше, конечно, не дожидаться подобного результата, а заранее продумать, кому можно доверить ведение бухгалтерского и налогового учета.

О преимуществах аутсорсинга

При передаче учета на аутсорсинг обязательной частью процедуры является ревизия текущего состояния дел. От ее результатов во многом зависит, как в дальнейшем будет происходить взаимодействие между заказчиком и бухгалтерской фирмой. Зачастую, до приема организации «в работу», ее учет необходимо существенно скорректировать, а в сложных случаях — даже полностью восстановить.

Порядок проведения ревизии бухучета

В крупных компаниях ревизия, как правило, проводится собственными силами. Для этого предназначены специальные подразделения — службы внутреннего аудита.

Компании, относящиеся к среднему и малому бизнесу, обычно поручают проверку бухслужбы сторонним организациям: аудиторским или консалтинговым фирмам.

Как выбрать аудиторскую компанию и почему рейтинг крупнейших не единственный критерий?

Важно!

Независимо от исполнителей и цели проверки, она включает в себя следующие этапы:

  1. Документирование решения.
    Руководитель компании издает соответствующий приказ. В нем отражаются состав ревизионной комиссии, сроки проверки ревизии и ее объект. Это может быть как весь бухучет, так и его отдельные разделы, например, касса, расчеты с контрагентами или начисление зарплаты. Если проверка поручается внешней организации, то это также отражается в приказе. Компании, имеющие штатную службу внутреннего аудита, обычно разрабатывают подробное положение, регламентирующее проведение проверок, а в приказе просто ссылаются на него. Сторонние же проверяющие работают по собственным регламентам, согласовав применяемые методики с заказчиком.
  2. Подготовка.
    На этом этапе проверяющие составляют план ревизии, исходя из установленного срока, и запрашивают у ответственных лиц необходимые документы.
  3. Проведение проверки.
    Методы, применяемые на этом этапе, зависят от того, какие разделы подлежат ревизии. Например, если речь идет об учете денежных средств или иных ценностей, то, кроме анализа документов, необходимо провести инвентаризацию. А при проверке расчетов может потребоваться сверка с контрагентами.
  4. Оформление результатов.
    Документально бухгалтерская ревизия оформляется в виде акта. Он включает в себя все выявленные нарушения и рекомендации проверяющих по устранению недостатков.

Использование результатов ревизии

По итогам проверки владельцы и руководство компании могут принять решение об изменении системы организации учета. Глубина реорганизации зависит от серьезности выявленных нарушений:

  1. Внесение изменений в учетную политику и регламент документооборота.
  2. Реорганизация бухгалтерской службы, полная или частичная смена кадрового состава. 
  3. Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг.

Ведение бухгалтерского учета сторонней организацией

Все перечисленные меры могут применяться как по отдельности, так и совместно. Пример — аутсорсеру отдается не весь бухучет, а только проблемные участки. Оставшаяся же часть финансовой службы проходит реорганизацию, осваивает новые регламенты и т.д.

Наш опыт

Штатные бухгалтеры чаще всего допускают ошибки при расчете зарплаты. В ходе проведения аудита мы выявляли недочеты в 85% случаев.

А ведь нарушения, связанные с оплатой труда, являются самыми тяжелыми с точки зрения возможных последствий.

Предприятием, допустившим их, могут заинтересоваться не только налоговики, но и трудовая инспекция, а также правоохранительные органы. Подробнее о ревизии начисления зарплаты мы рассказали здесь.

Вывод

  • Если у владельцев бизнеса возникли сомнения в достоверности учетных данных — подтвердить или развеять их поможет ревизия бухучета.
  • Проводить такую проверку можно как собственными силами, так и с привлечением внешних консультантов.
  • Итоги ревизии могут стать причиной серьезных оргвыводов, вплоть до полного изменения подходов к организации учета.

Исправить ошибки в ходе ревизии

Ревизия выявила в работе бухгалтерии

Руководитель или главбух могут быть освобождены от административной ответственности, если исправить ошибки в ходе ревизии. О том, как это сделать и каким документом оформить, рассмотрим в статье.

Любую корректировку оформляйте документально. Используйте для этого бухгалтерскую справку (ф. 0504833). Отразите в ней:

  • причину исправления;
  • наименование исправляемого регистра бухучета, его номер, период, за который регистр составлен.
  • Важная статья:
  • Грубые ошибки в бухучете подорожают

Основанием будут документы, которые не провели или провели с ошибками.

Когда сделаете исправительные проводки, отметьте это в соответствующем разделе «Отметка о принятии бухгалтерской справки к учету» справки (ф. 0504833).

По каким правилам исправить ошибки в ходе ревизии

Если ревизоры выявили ошибку, то порядок исправления будет зависеть от того, когда ее обнаружили: до момента представления отчетности или после. Рассмотрим все варианты.

Нарушение выявили до представления отчетности

Если ошибку нашли до того, как учреждение сдало отчетность за проверяемый период, исправьте данные журнала операций, который не закрыт. Для этого в бумажном варианте зачеркните ошибку тонкой чертой.

Сделайте это так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху напишите правильный текст или сумму. На полях напротив соответствующей строки укажите «Исправлено» за подписью главного бухгалтера.

Исправления оформите последним днем отчетного периода: 30 июня, 30 сентября или 31 декабря.

Исправления внесите дополнительной бухгалтерской записью или способом «красное сторно».

Пример 1:

В ФКУ «Альфа» с 1 по 30 июня проходила ревизия. Во время проверки контролеры обнаружили счетную ошибку: бухгалтер начислил сотруднику учреждения больничное пособие за апрель за счет ФСС на 500 руб. меньше положенной суммы.

30 июня на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) бухгалтер составил исправительные проводки. Он сделал дополнительную бухгалтерскую запись:

ДЕБЕТ 1 303 02 830
КРЕДИТ 1 302 13 730

– 500 руб. – доначислено пособие по временной нетрудоспособности.

В акте проверки от 30 июня ревизоры указали: «В ходе контрольного мероприятия нарушение устранено».

Рассмотрим, как оформить исправительную запись способом «красное сторно».

Пример 2:

Предположим, что ревизоры из примера 1 обнаружили, что бухгалтер начислил сотруднику учреждения больничное пособие за апрель за счет ФСС на 5000 руб. больше положенной суммы.

30 июня на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) бухгалтер сторнировал запись:

ДЕБЕТ 1 303 02 830
КРЕДИТ 1 302 13 730 (СТОРНО)

– 5000 руб. – сторнировано излишне начисленное пособие по временной нетрудоспособности.

В акте проверки от 30 июня ревизоры сделали отметку: «В ходе контрольного мероприятия нарушение устранено».

Нарушение выявили после представления отчетности

Способ корректировки ошибки, которую обнаружили после сдачи отчетности, будет зависеть от того, утвердил ГРБС отчетность или нет. Если утвердил – исправьте ошибку текущим периодом. Если нет – сообщите ГРБС об установленных ревизорами нарушениях и действуйте по его указанию.

Отчетность не утверждена. Обратитесь к ГРБС за разрешением внести поправки в представленную отчетность. Далее действуйте, как он решил. Есть два варианта:

  • исправить ошибки в ходе ревизии в бухучете отчетного периода и внести изменения в отчетность;
  • исправить ошибки в ходе ревизии в учете текущего периода и отчетность уже не править.

В бухучете проведите исправительные проводки последним днем отчетного периода. Новые показатели бухучета внесите в отчетные формы. В текстовой части пояснительной записки укажите исправительные проводки и показатели отчетности, которые поменяли из-за них.

Отчетность утверждена. Если ГРБС утвердил отчетность, внесите изменения так:

  • если исправительная операция – это доначисление или снятие начисления доходов или расходов, исправьте ошибку за счет расходов и доходов текущего периода. Сделайте это способом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью;
  •  если нужно восстановить в учете остаток, например по результатам инвентаризации и указаний проверяющих, то корректировать расходы не надо. Для восстановления остатка используйте счет 1 401 10 180 «Прочие доходы».

Рассмотрим на примерах, как исправить ошибки после представления отчетности.

Пример 3:

В ходе проверки в мае 2021 года в ФКУ «Альфа» ревизоры установили, что бухгалтер неправильно отразил в учете основное средство, которое купили в 2021 году.

Холодильник бытовой числился на счете 101 34 «Машины и оборудование – иное движимое имущество учреждения», а должен был быть на счете 101 36 «Производственный и хозяйственный инвентарь – иное движимое имущество учреждения». На основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) 30 мая бухгалтер оформил исправления в бухучете:

ДЕБЕТ 1 401 10 172
КРЕДИТ 1 101 34 410 (СТОРНО)

– списана стоимость основного средства;

ДЕБЕТ 1 101 36 310
КРЕДИТ 1 401 10 172

– принято к учету основное средство;

ДЕБЕТ 1 104 34 410
КРЕДИТ 1 401 10 172 (СТОРНО)

– списана ранее начисленная сумма амортизации;

ДЕБЕТ 1 401 10 172
КРЕДИТ 1 104 36 410

– отражена сумма ранее начисленной амортизации.

Пример 4:

В 2021 году бухгалтер ошибочно отнес расходы на разработку проектно-сметной документации на текущие расходы.

В конце года показатели, собранные на счете 1 401 20 226, были закрыты на счет 1 401 30 000. В ходе ревизии в 2021 году контролеры указали, что расходы на разработку проектно-сметной документации нужно списывать на капитальные вложения (счет 1 106 31 000).

Бухгалтер учреждения не стал сторнировать корреспонденцию по закрытию счета 1 401 20 226 на счет 1 401 30 000. Так как эта проводка не отражает хозяйственной операции. А восстановил в учете капитальные вложения с помощью счета 1 401 10 180. В учете на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) он сделал такую запись:

ДЕБЕТ 1 106 11 310
КРЕДИТ 1 401 10 180

– отражены вложения в объект основных средств в сумме стоимости проектно-сметной документации на строительство.

Нарушение выявили после отчетного периода, но до сдачи отчетности

Возможен и такой вариант: ревизоры нашли ошибку в бухучете после окончания отчетного периода, но учреждение еще не отчиталось перед ГРБС. В этой ситуации вносите исправления по следующему алгоритму.

1. Если ошибка не приведет к искажению отчетности, в учете ее не правьте. Например, в 2021 году вы приняли к учету и списали на ремонт обои бумажные вместо флизелиновых. При этом цена списанных обоев верная и на отчетность не повлияла.

В данном случае достаточно составить справку о признании ошибки в произвольной форме.

2. Если же ошибочная операция изменит показатели:

  • финансового состояния учреждения (стоимость имущества, величину дебиторской и кредиторской задолженности);
  • движения денежных средств;
  • результатов деятельности (синтетический счет 401 00 «Финансовый результат экономического субъекта»),

то скорректируются и отчетные данные. Тогда считается, что произошло событие после отчетной даты. Его отразите как в бухучете, так и в отчетности.

Ошибку исправьте последним днем отчетного периода. Если не успеваете сделать корректировки из-за сроков отчетности, исправительные проводки не формируйте и отчеты не исправляйте. Но информацию об ошибке и ее денежной оценке приведите в текстовой части пояснительной записки. 

По материалам журнала «Казенные учреждения: учет, отчетность, налогообложение».

Инвентаризация кассы: порядок проведения

Ревизия выявила в работе бухгалтерии

Порядок проведения инвентаризации кассы на территории России установлен Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г.

№ 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.

1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
  • при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

  • для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
  • выявления причины возникшей ошибки в учете;
  • по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

  • представители администрации организации;
  • работники бухгалтерской службы;
  • представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
  • сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы.

Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме  № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины.

Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.

9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

  • Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
  • Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
  • Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
  • Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

Ольга Ульянова,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз).

Имеет два высших образования — экономическое и юридическое.

Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.