Подпись главного бухгалтера на счете

Содержание

Электронная подпись для главного бухгалтера

Подпись главного бухгалтера на счете

Многие компании практикуют систему, когда бухгалтер по доверенности, а то и просто с разрешения начальника, пользуется его ЭЦП. Зачастую лица, совершающие такие операции, не осознают, что действуют вне закона.

ЭЦП как способ идентификации эквивалентна собственноручной подписи человека, из чего вытекает, что она не может принадлежать организации — только конкретному физическому лицу. Использование секретного ключа, принадлежащего руководителю, главным бухгалтером расценивается как подделка личной подписи.

Любые приказы, дающие зеленый свет таким манипуляциям, не имеют юридической силы, так как противоречат самому понятию электронной подписи.

На главном бухгалтере лежит множество обязательств по подписи электронных документов.

Если он подписывает файлы от чужого лица, ответственность за этот акт несет тот, кому принадлежит ЭЦП. Даже в случае недобросовестных действий со стороны сотрудника руководителю придется немало потрудиться, чтобы доказать свою непричастность к конкретным документам.

Доверять свою электронную подпись кому бы то ни было запрещено — поступающие так действуют на свой страх и риск. По этой причине главному бухгалтеру необходимо иметь личную, законно оформленную электронную подпись. Это обезопасит компанию от претензий со стороны ФНС и других неприятных инцидентов.

Какой должна быть электронная подпись главного бухгалтера?

Среди ЭЦП нет иерархии: каждый вид имеет свою сферу полномочий и выполняет определенные задачи. Доказательством этому служит факт, что универсальной ЭП, актуальной во всех случаях и сделках, не существует.

Поскольку главбух имеет дело с юридически значимыми документами, для него актуальны лишь виды усиленной ЭП: квалифицированная либо неквалифицированная.

Оба типа предоставляют главному бухгалтеру возможность свободно реализовывать свои функции. В числе его полномочий:

По сути, главный бухгалтер, обладающий ЭЦП, получает те же полномочия, что и руководитель, и их подписи равны по силе.

Как неквалифицированная, так и квалифицированная ЭП позволяют получить не только данные об отправителе, но и информацию о том, был ли изменен файл после подписания.

Поставленная ЭЦП не может быть отменена или переадресована другому автору. С момента подписания документа лицо, поставившее подпись, несет ответственность за содержащиеся в нем сведения.

Как получить электронную подпись?

Усиленная ЭЦП создается при помощи криптографических методов шифрования. При создании документа используется особый алгоритм, который и позволяет гарантировать неизменность файла. Это требует определенных навыков, а также задействование технологического оборудования, на котором будет храниться код.

По этой причине самостоятельное изготовление ЭЦП нежелательно, а зачастую и невозможно. Для того чтобы получить ЭП для главного бухгалтера, сертификат и ключ проверки, требуется обратиться в удостоверяющий центр. При этом для получения неквалифицированной подписи центр не обязательно должен обладать особыми лицензиями.

Сертификат проверки выдается сроком на год, в дальнейшем он теряет свою силу, поэтому необходимо вовремя продлить действие во избежание аннуляции.

В нашем удостоверяющем центре вы можете заказать ЭЦП для главного бухгалтера с соблюдением всех законодательных норм и на выгодных условиях.

Процедура получения сертификата максимально проста, а ожидание не займет много времени.

Какие документы требуются для получения бухгалтерской ЭЦП?

Схема получения в этом случае не сильно отличается от той, которая используется руководителем фирмы. Единственное отличие — документ, на основании которого устанавливается право пользования ЭП.

Если в случае с директором достаточно приказа о назначении, главному бухгалтеру необходимо подтвердить, что у него есть такие полномочия.

Если руководством компании было принято решение о необходимости использования бухгалтерией отдельной ЭЦП, это подтверждается соответствующим документом. Его и необходимо представить в удостоверяющий центр.

Соответственно, от главного бухгалтера для подачи заявления потребуются следующие документы:

  • выписка из ЕГРЮЛ, содержащая информацию об организации;
  • гражданский паспорт (копия страниц с фотографией и пропиской);
  • СНИЛС (копия);
  • документ, подписанный руководителем, в котором отображен факт наделения сотрудника полномочиями на использование отдельной ЭП.

Список может несколько отличаться, в зависимости от конкретного удостоверяющего центра. В частности, могут потребоваться дополнительные сведения об организации.

Алгоритм получения ЭЦП главного бухгалтера

Сам порядок действий также аналогичен тому, которым пользуется директор компании, — с оговоркой, что многие вопросы прояснены заранее. Решение о том, какая подпись требуется организации, принимается директором, соответственно, этап подготовки значительно сокращается.

В дальнейшем алгоритм получения таков:

К выбору удостоверяющего центра стоит подходить с особым вниманием. Организации, требующие минимум документов или устанавливающие слишком низкую цену, вероятно, являются неблагонадежными.

Лучшее решение — выбрать зарекомендовавшую себя организацию с солидным опытом работы в данной сфере. Обратившись в наш удостоверяющий центр «Калуга Астрал», вы можете быть уверены в качестве услуги.

Мы сотрудничали с сотнями предпринимателей и гарантируем надежный и быстрый результат.

Звоните нам прямо сейчас!

Базис

Подпись для ИП и ЮЛ

Подробнее о тарифе

Ставится ли печать на счете на оплату, как заполнить счет, является ли счет на оплату договором?

Подпись главного бухгалтера на счете

Счет на оплату – это документ с реквизитами получателя, по которым производится перевод денежных средств за поименованные товарно-материальные ценности (услуги, работы) плательщиком (заказчиком, покупателем), и собственно, размер этих денежных средств.

Он важен как для стороны, его выписывающей, так и для получателя, поскольку содержит всю информацию, которая нужна для совершения сделки. Посредством него подтверждается обоснованность полученного (произведенного) платежа, то есть это оправдательный документ при проведении списания у собственника для бухгалтеров и финансистов.

Как заполнить счет на оплату?

В основном, оформляется два экземпляра такого документа:

  • один адресуется покупателю для проведения платежа;
  • второй адресуется финансистам (бухгалтерам) фирмы.

Правила оформления счета на оплату. В счете нельзя обойтись без указания:

  • номера и даты его оформления;
  • банковских реквизитов фирмы, ее названия (ФИО индивидуального предпринимателя);
  • Сведений, идентифицирующих договор, во исполнение которого он выписывается (при наличии такого договора);
  • корректного и точного названия товарно-материальных ценностей (работ, услуг), цены за одну штуку, суммарной стоимости всех поименованных товаров (услуг);
  • суммы налогов, которые заложены в стоимость;

Это все обязательные реквизиты, который необходимо использовать выставление счета на оплату.

По желанию также можно включить:

  • условия продажи (оказания услуг);
  • возможность осуществить самовывоз;
  • контактные телефоны;
  • рекламные предложения и т.д.

Бланки и образцы счетов на оплату

Если счет оформлен неправильно?

При указании в бланке неверных сведений платеж или вернется обратно, или будет числиться в банке как невыясненный. Соответственно, компания потеряет время и силы на возвращение денег и новое перечисление.

Вполне вероятно, будут иметь место срыв поставки (иных обязательств контрагента) и последствия дисциплинарного характера применительно к допустившим неточности работникам.

Нормативная база

В применяемых в текущий момент альбомах форм первичной учетной документации отсутствует унифицированная форма счета, напрямую этот вопрос не урегулирован и в законодательстве.

Большинство компаний самостоятельно разрабатывают соответствующие бланки в качестве одного из приложений к приказу, издаваемому по бухгалтерской учетной политике и графику документооборота, и утверждают его на основании п. 4 ст.

9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации .

Таким образом, как правильно заполнить счет на оплату, решает сама организация.

Номер и дата счета

Всегда должны находить отражение в бланке номер и дата. Номер присваивается уникальный, а дата же соответствует дате его оформления (дню, когда счет был выписан).

Порядок движения и хранения счета по соответствующим подразделениям компании определяется утвержденным графиком документооборота.

Важно: В случаях когда продавец должен уплачивать налог на добавленную стоимость, то размер налога приводится отдельно выделенной строкой, ставка налога также указывается

Если же продавец налог на добавленную стоимость не обязан платить, то непременно под таблицей нужно напечатать фразу «без НДС».

Важно: Кроме того, что итоговая сумма указывается цифрами, она должна дублироваться прописью, для предотвращения потенциальных разночтений и неточностей

Ставится ли печать на счете на оплату?

«Нужна ли печать на счете на оплату?» – один из самых популярных вопросов касающейся оформления документа.

Из-за отсутствия печати, счет не станет недействительным. В нем обязательно должны находиться лишь те реквизиты, которые фигурируют в ФЗ №402 от 06.12.2011г. “О бухгалтерском учете” – печать же там не поименована, соответственно ее наличие не обязательно. Таким образом, печать на счете на оплату обязательна, лишь по обычаям делового документооборота

Кто подписывает счет на оплату?

Согласно законодательству по состоянию на 2021 год личные подписи работников, которые несут ответственность за совершение хозяйственной операции и правильное ее оформления должны присутствовать в таком документе.

Обычно его подписывает глава компании и главный бухгалтер (или иные лица, которым делегированы полномочия соответствующей доверенностью). Таким образом обычный менеджер может подписывать счет, при наличии доверенности, позволяющей ему данное действие.

Как правильно выставить счет на оплату. Нужен ли оригинал?

Контактируя с контрагентом необходимо помнить, что счет может быть копией, если у сторон есть оригиналы других документов – договора, счет-фактуры, акта выполненных работ и т.д. Решение о списании денежных средств (или затребовании оригинала) принимает сама организация исходя из принципов безопасности и осмотрительности.

Является ли счет на оплату договором?

Не секрет, что учитывая особенности работы в сфере продаж выписка счета равноценна оферте, а перечисление денег является акцептом такой оферты. Но для идентичности с договором в нем необходимо отразить все условия, являющиеся существенными для договоров определенного типа.

Применительно к купле – продаже это – условие о продаваемых товарно-материальных ценностях (количество и название), сроки для передачи таких ценностей (как вариант, в течение календарного месяца с момента зачисления денег на счет продавца), таким образом срок оплаты по счету ,так же очень важен.

Если существенные условия в счете не отражены, его выписка и проведение платежа не равноценны заключению договора.

Распространенные ошибки и их решение

При разработке своего бланка важно так его скомпоновать, чтобы не допустить вероятности ошибки при заполнении покупателем платежного поручения, и исключить разночтения в понимании содержания. Ниже приведен образец счета от ИП, где правила заполнения счета на оплату, нарушены:

Тут мы можем увидеть следующие ошибки:

Первое, – в форме образца для заполнения поля расположены аналогично полям в реквизитах «Плательщик» формы 0401060. При отсутствии концентрации внимания работники покупателя скорее всего запутаются, и поручение на оплату будет неверно заполнено, соответственно платеж не пройдет.

Второе – табличная часть формы содержит указание на цена без НДС. Поэтому конечная сумма так же не содержит в себе данный налог. НДС выражен в следующей строке. Под ней, строчкой ниже, указана общая сумма.

Однако исполнители в основном обращают внимание лишь на первые цифры в строке со слово «Итого», и уверены, что эта сумма уже с учетом налога. Денежные средства в таком размере и видит при поступлении поставщик.

Что бы так не получилось, стоит проставлять и цены товаров с НДС, и в итоговую сумму так же его включать. В строке, где указывается сама сумма налога, необходимо отмечать «в том числе НДС».

В таком случае вероятность неразберихи при оплате будет минимизирована.

Третье – отсутствует столбец с обозначением единицы измерения товарно-материальных ценностей. Иногда это и не актуально, но предпочтительнее такой столбец предусмотреть.

Важно: Некоторые ошибочно полагают, что счет и счет-фактура – это два названия одного бухгалтерского документа. Хотя их создание связано с осуществлением одной сделки, но смысл оформления совершенно разный. Первый создан для оплаты, второй же – для отражения перемещаемых товаров или выполняемых работ. Надо помнить и то, что счет-фактура относится к бланкам строгой отчетности.

Обязательна ли печать на счете на оплату для ИП? Бланк на оплату для ИП и ООО не имеет принципиальных различий. Следует только учитывать, что для компании необходима подпись не только руководителя, но и главного бухгалтера (лица, которому делегировано право совершать такие действия). Таким образом печать для ИП так же не обязательна.

Использование печати при работе с контрагентами:

Кто подписывает счет на оплату

Подпись главного бухгалтера на счете

Любая организация-поставщик, исполняя свою часть сделки по продаже товаров, оказанию услуг или проведению работ, стремится получать предусмотренную договором оплату в оптимально короткие сроки. Устоявшейся деловой практикой со стороны поставщика для того, чтобы проинформировать контрагента об ожидании от него платежа, является оформление счета на оплату.

Когда выставляется счет на оплату

Счета на оплату выставляются контрагентам организации по факту оказания услуг, реализации товаров, проведения работ, предусмотренных соглашением сторон.

Для достижения цели убыстрить расчеты счет должен быть составлен так, чтобы клиент акцептовал и оплатил его без дальнейших уточнений и сверок.

Поэтому выставляемый счет должен содержать все необходимые данные, по которым покупатель (как организация, так и физическое лицо) может однозначно идентифицировать поставщика и товары, работы и услуги, по которым необходимо произвести оплату, а также сверить сумму, предполагаемую к оплате.

Счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов, удостоверяющих факт выполнения договора организацией-поставщиком:

  • счетов-фактур;
  • товарных накладных;
  • транспортных накладных;
  • актов выполненных работ.

Как правильно оформить счет на оплату

Унифицированной формы для счета на оплату не существует, и каждая организация сама разрабатывает приемлемую для ее нужд форму документа, которая зависит, в том числе, от специфики предмета договора. Чтобы сделать счет на оплату, не вызывая нареканий к его форме от контрагентов, в него нужно включить исчерпывающие данные для оплаты по счету.

Информация о самом счете должна упрощать контроль взаимных расчетов, поэтому следует предусмотреть обязательную нумерацию счетов на оплату, включив порядок нумерации счетов во внутренние правила оформления счета. Кроме номера счет как документ должен иметь дату выставления и подписи ответственных лиц, а также печать в случае ее применения организацией.

Данные поставщика

В счете на оплату указываются регистрационные данные организации, выставляющей счет, и ее платежные реквизиты, по которым клиент должен будет произвести оплату по счету. Создать счет на оплату можно с использованием достаточных для однозначной идентификации и оплаты по счету данных поставщика:

  • полное юридическое наименование;
  • адрес поставщика;
  • ИНН поставщика;
  • КПП поставщика;
  • банковские реквизиты:
  • БИК;
  • корреспондентский счет, наименование банка;
  • номер расчетного счета.

На бланке счета необходимо предусмотреть места для подписей и расшифровки данных уполномоченных сотрудников управленческого аппарата и бухгалтерии, заверяющих правильность выставления счета на оплату.

Данные покупателя

От того, как оформить счет на оплату в части данных клиента, зависит, сможет ли клиент однозначно определить, что счет адресован от поставщика именно ему. Поэтому счет на оплату должен включать данные клиента, позволяющие точно его идентифицировать:

  • для юридических лиц: наименование, адрес регистрации, ИНН, могут быть включены КПП и банковские реквизиты;
  • для индивидуальных предпринимателей: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП;
  • для клиентов физических лиц: фамилия, имя, отчество, адрес регистрации.

Предмет составления счета

В счете на оплату необходимо указать перечень наименований товаров, работ, услуг, за которые поставщик предполагает получить оплату, с указанием их количества и стоимости, что позволит клиенту сверить выставленный счет с первичными документами по сделке: договором, актами, накладными, счетами-фактурами. Оформление счета без детализации задерживает процесс оплаты и может потребовать от поставщика оформления дополнительных документов — актов сверки.

Итоговая сумма счета

Целью выставления счета является получение полной оплаты по нему, сумма к оплате должна быть указана отдельно как итог суммирования цены всех указанных в счете товаров или работ и услуг. Отдельно указывается сумма НДС при ее наличии.

Включать ли указание суммы прописью во внутренние правила оформления счета на оплату, организация решает самостоятельно. Указание суммы прописью дополнительно сумму, подлежащую уплате, не удостоверяет, но зачастую применяется в деловой практике по аналогии с официальными формами платежных документов.

Счет на оплату: назначение, содержание и правила заполнения документа

Люди постоянно совершают покупки. Иногда для этого достаточно просто внести деньги в кассу. Но бывают случаи, когда нужно выписать счет на оплату. Что это за документ и когда возникает необходимость его оформления?

Расчеты между сторонами

Чаще всего счет на оплату используют юридические лица. Для них он является документом, по которому плательщик переводит получателю денежные средства для расчета за приобретенные у него товары или оказанные услуги.

В нем может содержаться итоговая стоимость получаемой продукции или частичная сумма, вносимая в качестве аванса. Обычно «счет на оплату» составляет бухгалтер, но это может и любое другое лицо, у которого есть на то соответствующие полномочия. Этот документ является фактом совершения сделки между сторонами, предметом которой является указанный товар (услуга).

Как правило, он предусмотрен заключенным ранее договором. Стороны подписывают соглашение, по которому берут на себя определенные обязательства. В соответствии с ними выставленный счет будет свидетельствовать о том, что каждая из них выполнила свою часть договоренности.

Юридическими лицами этот документ оплачивается по безналичному расчету либо внесением денежных средств через банк.

Расчеты с физическими лицами

Иногда предприятие выписывает счет на оплату физическому лицу. Это бывает в тех случаях, когда выставленная сумма включает в себя обязательные налоги, которые обязательно должны быть учтены бухгалтерией продавца. Чаще всего речь идет об оказанной услуге.

В этом случае физическое лицо вынуждено производить расчет в отделении банка, а это может быть связано с дополнительными расходами. Имеется в виду комиссионное вознаграждение, взымаемое при внесении денежных средств. Иногда такой счет может сам выполнять функции договора.

Составленный соответствующим образом бланк подчас воспринимается как оферта, а внесенные денежные средства являются акцептом, подтверждающим согласие двух сторон на совершение данной сделки. Получается, что одна сторона предложила свой товар, указав в документе его цену, а вторая, внеся оплату, согласилась с ее условиями.

В этом случае денежные средства будут являться тем самым фактором, который сможет повлиять на финансовое состояние как плательщика, так и продавца.

Вид документа

Чтобы выставить плательщику счет на оплату, образец надо всегда иметь под рукой. Как известно, закон не предусматривает для этого какой-либо определенной унифицированной формы. Внешне документ может быть таким, чтобы предприятию было удобно вести учет.

Главное, чтобы в нем присутствовала следующая обязательная информация:

  1. Наименование документа, а также номер и дата его составления. Эти данные должны быть расположены одной строкой и удобны для прочтения.
  2. Реквизиты получателя и продавца. Помимо адреса, нужно указать банные обслуживающего банка, необходимые для перечисления оплаты.
  3. Данные о приобретаемом товаре или услуге.
  4. Отдельная строка должна быть выделена для НДС. В случае ее отсутствия здесь будет стоять «ноль» или прочерк.

:  Какие анализы нужны для военкомата

Такой счет, как правило, должен быть подписан руководителем предприятия-продавца и его главным бухгалтером. В случае с ИП этот может быть одно и то же лицо. Подпись непременно надо заверить круглой печатью.

Формирование бланка

Есть компании, которым часто приходится выписывать счет на оплату. Бланк такого документа всегда должен быть под рукой. Это надо для того, чтобы сэкономить время и быть уверенным в правильности его составления. Обычно этот документ выполняется в виде двух таблиц, расположенных одна над другой.

https://www.youtube.com/watch?v=aL4UgVPAyvM

Бланк должен включать в себя следующие данные:

  1. Таблица с полными банковскими реквизитами получателя.
  2. Далее в одну строчку располагается название составляемого документа, его порядковый номер и дата, взятая на момент выписки.
  3. Чуть ниже идут наименования получателя и отправителя, а также тех, кто ответственен за перемещение груза.
  4. Далее располагается таблица, которая должна включать в себя как минимум семь столбцов (номер по порядку, наименование товара, количество, единица измерения, цена и сумма). После нее внизу обязательно должны быть три строки (итого, НДС, всего с НДС). Оплату нужно производить именно по последней сумме. Чуть ниже она отдельно указывается прописью.
  5. Заканчивают бланк подписи руководителя, бухгалтера (главного или старшего) и ответственного лица.

Составление такого документа не должно вызывать никаких трудностей.

Кто подписывает счет на оплату. Как правильно подписать счет на оплату

Нужна ли на документе печать?

В соответствии со сложившейся в нашей стране деловой практикой повсеместно принято считать, что документ без печати – категория сомнительная. Так же бытует мнение, что только печать на документе придает ему действительную юридическую силу.

Наличие на документе оттиска печати требуют все и партнер, и банк, и, должностные лица государственных органов, с которыми постоянно приходится сталкиваться любому предпринимателю. Печать — это одно из средств индивидуализации организации.

Но всегда ли при составлении документов их надо скреплять печатью? Давайте разберемся, на каких документах, и в каких случаях нужно ставить оттиск печати.

Весь документооборот предприятия можно условно разделить на два больших сектора — деловые бумаги и документы бухгалтерского и налогового учета.

Для каждой из этих категорий установлены свои правила использования печатей.

Для того, чтобы существовать автономия, которую нужно вызвать, необходимо, чтобы лицо, претендующее на право, делало это для кого-то, с кем он или она не находились в какой-либо причинно-следственной связи. Или, другими словами, тот, кто предъявляет обвинения, является третьей стороной, с которой у должника нет отношений, породивших обменную облигацию.

Проблема доброй или недобросовестности третьего владельца может вызвать трудности в его применении. Первое, что следует сказать, чтобы прояснить этот вопрос, состоит в том, что добро или недобросовестность должна относиться к юридическому делу, которое породило приобретение титула.

В этом смысле покупатель добросовестно, если на момент получения титула подписчика или индоссанта действует честно, с осознанием того, что он приобретает, кто может его перевести.

Всегда следует полагать, что человек действует добросовестно, поскольку колумбийское коммерческое право так заказывает в статье.

Деловые бумаги Приказы по кадрам.

Буквальное прочтение Трудового кодекса позволяет сделать вывод, что на кадровых приказах (распоряжениях) печать ставить не обязательно (например ст. 152 ТК).

Хотя «коварная статья 52 ТК говорит, что: «Правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом». Правительство специального документа по данному вопросу не принимало, однако в Примерной форме трудового договора, утв.

Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155 в конце стоят две непримечательные буквы «М.П.», что означает, что наличие печати на трудовом договоре вероятно НЕОБХОДИМО.

Доказательство недобросовестности подразумевает, что в сделке между подписчиком и бенефициаром последний действовал нечестно.

Но, учитывая автономность каждого обменного соглашения, эта недобросовестность будет иметь значение только в отношениях между подписчиком должника и его бенефициаром.

Ни один другой предыдущий заемщик не может претендовать на то, чтобы воспользоваться его последствиями.

Второй объяснительный вопрос связан с тем, что предусмотрено в статье 784, цифра. Эта цифра позволяет предлагать причинные исключения против любого, кто не является добросовестным держателем, освобожденным от вины.

Но, вновь подтвердившись в автономии, необходимо было бы сказать, что у него не будет какой-либо сферы, что указано в цифре, поскольку, хотя причинные исключения могут быть предложены третьей стороне, если эта третья сторона не является участником причинно-следственной деятельности, должник он не мог требовать исключений, которые являются исключительно личными или относительными.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.