Под грифом секретно что это означает

Содержание

Грифы секретности, классификация секретной информации

Под грифом секретно что это означает

Гриф секретности — реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и/или в сопроводительной документации на него.

 Всем документам, содержащим государственную тайну и подлежащим охране в соответствии с существующим законодательством или по распоряжению органов государственного управления, в зависимости от степени их секретности устанавливаются следующие грифы: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

1.Гриф «Особой важности».

Гриф «Особой важности» означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов. Раскрытие содержания информации с таким грифом секретности таит в себе чрезвычайную опасность для страны и может нанести значительный ущерб интересам государства. По этой причине документы, имеющие гриф «Особой важности», подлежат особой защите от разглашения.

2. Гриф «Совершенно секретно».

Гриф «Совершенно секретно» распространяется на группу документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован.

3. Гриф «Секретно».

Гриф «Для служебного пользования» не устанавливает статус секретности, но ограничивает доступ к служебной информации с целью исключить бесконтрольное пользование ими и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах.

Порядок засекречивания и обращения с грифами определяется перечнями сведений подлежащих засекречиванию и нормативными актами в области секретного делопроизводства, а также обоснованностью и своевременностью.

Утверждение и внесение сведений в перечень в соответствии с законодательством возложено на соответствующих должностных лиц.

При составлении данного перечня необходимо учитывать все области производства на основании Закона РФ «О государственной тайне».

Не допускается использование грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесённых к государственной тайне.

Государственную тайну составляют:сведения в военной области;сведения в области экономики, науки и техники;сведения в области внешней политики и экономики;

сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области противодействия терроризму.

4. Заключение.

В Российской Федерации (как и в СССР до этого) также существует гриф конфиденциальности «для служебного пользования», который ставится на несекретные документы органов государственной власти, ограничение на распространение которых диктуется служебной необходимостью.

Источник: http://xn--80ahjnkfcebc.xn--p1ai/stati/faktyi/chto-takoe-grif-sekretnosti/

Уровни секретности шредеров, классы уничтожителей документов

Независимо от модели и производителя задача любого офисного шредера – разрезать и измельчать бумагу.

Большинство компаний стремятся сделать так, чтобы их сведения, содержащиеся на бумаге, не попали в чужие руки, а информацию, которая может принести ущерб организации или сотрудникам, нельзя было восстановить.

Поэтому необходимо знать об особенностях уничтожения секретных документов, а также, что такое уровни секретности шредеров.

Классификация уровней секретности

Классификация шредеров включает в себя специальные уровни или как их еще называют степени секретности. Принадлежность устройства к конкретному классу безопасности зависит от конечного результата уничтожения макулатуры. Точнее от того, на какие фрагменты бумага режется и возможно ли восстановить исходную информацию.

Уровни секретности для шредеров были выделены в связи с общепринятым в Европе немецким стандартом DIN 32757-1. Официально их пять. Однако существует и условный шестой уровень секретности, не включенный в стандарт.

В 2014 году анонсировали новый DIN 66399, в который вошли уже 7 классов секретности. Однако обновлённый стандарт рассматривает не только уничтожители документов, но и шредеры, предназначенные для банковских карт, чипов, дисков, флеш-карт и пр.

Поэтому подробно остановимся на уровнях безопасности, подтвержденных DIN 32757-1, и относящихся лишь к устройствам для документов.

Подробнее о каждом уровне секретности

  • 1 уровень. Использует продольный способ нарезки, а ширина полосок не должна превышать 12 мм. Правда, на деле этот показатель зачастую оказывается меньше и составляет порядка 7-8 мм. Что касается длины, то жестких требований нет, и она бывает даже в несколько десятков раз больше ширины. Общая площадь фрагмента – до 2000 мм².Восстановить документ, естественно, можно, но потребуется некоторое время. Шредеры с этим уровнем безопасности подходят только для уничтожения документов общей переписки, в которой не будет отражено ничего важного.
  • 2 уровень. Это устройства с продольным методом нарезки, но получившиеся фрагменты уже меньше, чем у шредеров первого класса.Ширина полосок не может быть более 6 мм, а их площадь – до 800 мм². Восстановить документ уже затруднительно, но все-таки реально. Назначение устройств этого уровня – уничтожение внутренней документации, содержащей общую информацию, которая находится в свободном доступе.
  • 3 уровень. Начиная с этого уровня, шредеры применяют не только продольный, но и перекрестный способ измельчения.Теперь имеются жесткие требования к фрагменту не только относительно ширины, но и его длины: не более 4 мм и 80 мм соответственно. Площадь частицы, после того как лист пройдет через шредер, не может превышать 320 мм². Один лист измельчается примерно на 300 частей. Узнать о том, какую информацию содержал документ, собрав фрагменты вручную, невозможно.Шредеры с 3 классом секретности рекомендуются для уничтожения коммерческих предложений, товарных накладных, презентаций, прайсов и т. п. Такое устройство часто встречается в кабинетах руководителей и бухгалтерии небольших организаций.
  • 4 уровень. Шредеры 4 класса (и всех последующих) ограничены только перекрестным методом нарезки бумаги.Этот уровень секретности считается наиболее популярным и универсальным. Максимально допустимая площадь фрагмента – всего 30 мм². Подобные устройства служат для уничтожения конфиденциальных документов, наподобие, зарплатных ведомостей, бухгалтерских и налоговых отчетов, выписки из банка и мн. др. Восстановить сведения после устройства с 4 классом секретности вручную, по сути, невозможно.На это способны только профессионалы, которые могут сфотографировать каждый фрагмент с разных сторон и с помощью специальной программы запустить его «реставрацию». Правда, в нашей стране подобным методом пользуются только спецслужбы, а в Европе популярны и организации, оказывающие такую услугу в коммерческих целях.
  • 5 уровень.В этом случае шредер рубит лист минимум на 2 тысячи частей. Ширина фрагмента – не более 0,8 мм. Максимальная длина – 12 мм. Площадь ограничена 10 мм².Такие показатели позволяют использовать шредеры 5 класса в государственных структурах и банковских учреждениях, где необходимо уничтожать документы с грифом «особо секретно», стратегические планы и исследования, содержащие информацию для первых лиц. Возможность восстановления сведена к сотым долям процента.
  • 6 уровень.Не включен в DIN 32757-1, но существует, так сказать, неофициально в силу того, что во многих странах Европы действуют даже более жесткие требования к размеру уничтожаемых фрагментов, чем это может обеспечить 5 класс. Шредер 6 класса предназначен для уничтожения документации особой важности, так как восстановить ее уже невозможно (причем даже частично).Только представьте, длина частицы не может быть больше 6 мм, а ее площадь – 5 мм². Используя перекрестный тип резки, шредер способен разрезать лист A4 на 10000 частей. Восстановить не получится даже с помощью современных электронных микроскопов. Измельченные кусочки по размеру можно сравнить только с пеплом после сжигания бумаги.

Обязательно учитывайте данную классификацию шредеров при выборе и покупке устройства. От этого зависит безопасность вас, организации и сотрудников. Правда, помните, что чем выше уровень секретности, тем устройство дороже и менее производительно.

Не забывайте о целесообразности и соответствии устройства своим целям и задачам. Зачем приобретать шредер высокого уровня секретности, например, в пресс-службу, где в основном уничтожению подлежат черновики новостей и пресс-релизов. Большинству организаций достаточно устройств 3-4 класса секретности.

Однако если вы хотите быть уверенными, что конфиденциальная информация не попадет в чужие руки, то обратите внимание на шредеры 5-6 уровня. Пусть высокая цена на них вас не смущает – когда речь идёт о безопасности персональных данных, денежный вопрос уходит на второй план.

Источник: http://www.OrgTech.info/urovni-sekretnosti-shrederov-dlya-dokumentov-osnovnoj-parametr-pri-vybore-ustrojstva/

Гриф секретности – это что, определение, виды, степени, дсп

Под грифом секретно что это означает

Гриф секретности — это специальная отметка на информационном носителе или сопровождающих его бумагах, которая указывает на содержание в нем данных, представляющих государственную тайну.

Законодательством РФ определен список сведений, разглашение которых может создать угрозу интересам и безопасности страны.

Вся документация, представляющая государственную тайну, подлежит охране, доступ к ней имеет строго ограниченный круг лиц.  Подробнее об этом читайте в нашей статье.

Гриф секретности — это что такое и когда снимают?

Нормативное регулирование

Принципы и правила причисления сведений к секретным отражены в ФЗ № 5485-1 от 21.07.1993 года. Законодательство обозначает список данных, представляющих государственную тайну, алгоритм их засекречивания и рассекречивания, методы охраны и так далее.

 Используемые грифы указывают на степень секретности материалов и величину возможного урона безопасности РФ при распространении сведений. Определение уровня ущерба при огласке государственной тайны производится Правительством страны. Перечень грифов секретности приведен в ст. 8 ФЗ № 5485-1.

Информация, подлежащая отметке ими, обозначена в постановлении Правительства № 870 от 04.09.1995 года, ст. 5 ФЗ № 5485-1 . К секретным относятся данные в сфере:

  • внешней политики — об экономической, финансовой и политической деятельности вне РФ, досрочное распространение которых может стать причиной нанесения урона безопасности страны;
  • экономики — о подготовке к войне, резервах, производственных мощностях для создания и ремонта боевой техники, запасах сырья, драгоценностей, использовании инфраструктуры для поддержания безопасности РФ, гражданской обороне;
  • науки и техники — об изобретениях и достижениях, прогрессивных технологиях, проектах, предназначенных для обороны или экономики;
  • военной деятельности — о стратегии, подготовке и осуществлении операций, мобилизации ВС, совершенствовании вооружения, техники, ядерных боеприпасах, местонахождении особо важных пунктов, численности войск;
  • разведки и контрразведки, оперативно-розыскных мероприятий — об их финансовом обеспечении, о противодействии терроризму, госзащите установленных лиц, гражданах, конфиденциально сотрудничающих с указанными органами, об охране отдельных объектов, границ государства, исключительной экономической зоны, континентального шельфа РФ, о системе связи правительства и президента, шифрах и кодах, средствах их создания и анализа, иных методах защиты материалов, информационной инфраструктуре России, охране ее от компьютерных атак.

Порядок засекречивания, применения грифов определяется действующими в органах госвласти, учреждениях, организациях, на предприятиях перечнями и регламентирован ст. 11 ФЗ № 5485-1. Органы охраны гостайны обозначены в ст. 20 ФЗ № 5485-1. К ним причисляются межведомственная комиссия, уполномоченные федеральные органы исполнительной власти, специализированные учреждения.

Статья 20. Органы защиты государственной тайны (ФЗ № 5485-1)

Классификация грифов секретности

Разделение информации, представляющей государственную тайну, на группы совершается путем оценки степени возможного урона безопасности страны при разглашении. Выделяют данные, причисляемые к материалам:

  • особой важности;
  • совершенно секретным;
  • секретным.

Такие грифы секретности обозначены в ст. 8 ФЗ № 5485-1, подробное описание с указанием возможного уровня ущерба при разглашении приведено в постановлении Правительства № 870 от 04.09.1995 года.

Статья 8. Степени секретности сведений и грифы секретности носителей этих сведений (ФЗ № 5485-1)

Таблица. Грифы секретности

ГрифВеличина возможного урона безопасности страны при разглашении сведенийХарактеристика
Особой важностиУщерб РФ в одной или нескольких сферах деятельности: военной, экономической, внешней политике, научной и технической, разведке, контрразведке, оперативно-розыскной работеВысший уровень секретности. Отметка применяется для ограниченного перечня документации, подлежащего особым мерам защиты. Распространение сведений представляет чрезвычайный риск негативных последствий для государства
Совершенно секретноУрон безопасности министерства (ведомства), экономической отрасли страны в одной или нескольких сферах деятельности, обозначенных вышеДопуск к документации разрешен узкому кругу лиц, процедура обращения с ней строго регламентирована. Преимущественно сюда относятся материалы о работе по охране безопасности страны
СекретноУщерб предприятию, организации, учреждению в вышеописанных сферах деятельностиСюда относятся любые материалы, представляющие гостайну, которым не присваиваются иные грифы

ВНИМАНИЕ! Возможно отнесение документации к группе, обозначаемой отметкой «Для служебного использования». В отличие от секретных грифов, она указывает на ограничение доступа к бумагам во избежание утечки внутренних сведений учреждений.

Постановление Правительства № 870 от 04.09.1995 года

Порядок засекречивания информации

При получении материалов в результате различных видов деятельности и пребывании их в списке секретных сведений носителю присваивается подходящий гриф (ст. 5 ФЗ № 5485-1).

 Если полученные данные, разглашение которых представляет угрозу безопасности РФ, невозможно идентифицировать с присутствующими в перечне, необходимо в течение месяца отправить предложение о его дополнении уполномоченному лицу, утвердившему список, при этом материалы предварительно засекречиваются, применяется предполагаемый гриф.

 Уполномоченные лица, ответственные за утверждение перечня, на протяжении 3 месяцев осуществляют оценку направленной им просьбы и выносят решение о возможном изменении списка. Также они вправе отменить присвоение данным грифа секретности.

Статья 11. Порядок засекречивания сведений и их носителей (ФЗ № 5485-1)

Зачастую со временем сведения утрачивают статус гостайны. В этом случае после пересмотра информации его официально снимают.

ВНИМАНИЕ! Недопустимо применение секретных грифов для защиты данных, не причисляемых к гостайне.

В ст. 7 ФЗ № 5485-1 приведен список материалов, не подлежащих охране от разглашения. К ним относится информация:

  • о чрезвычайных ситуациях, катаклизмах, стихийных бедствиях, событиях, представляющих угрозу безопасности людей, и их последствиях;
  • об экологической, демографической обстановке, уровне преступности, санитарных условиях, развитии здравоохранения, образования, культуры;
  • о соцгарантиях, поощрениях, привилегиях, которые предоставляются государством населению и учреждениям;
  • о нарушении прав человека, преступлении закона органами госвласти и их представителями;
  • о величине золотого запаса и валютных госрезервов РФ;
  • о самочувствии высших лиц государства.

Уполномоченные на засекречивание материалов лица несут ответственность за разглашение: уголовную, административную или дисциплинарную. Мера определяется, исходя из степени нанесенного вреда государству, его структурам и населению.

Принципы присвоения информации статуса государственной тайны

Для надежной охраны сведений действующий порядок засекречивания регулярно совершенствуется. Научно-технический прогресс требует модернизации информационно-технической базы для обращения с данными, представляющими государственную тайну.

Процесс причисления сведений к секретным строго регламентирован и обусловлен принципами (ст. 6 ФЗ № 5485-1):

  • законности — соответствие данных положениям нормативной документации (ст. 5, 7 ФЗ № 5485-1);
  • обоснованности — определение необходимости и целесообразности отнесения материалов к секретным, риска негативных последствий при распространении информации на основании экспертной оценки;
  • своевременности — заключается в отсутствии промедления при засекречивании сведений, применение грифов заранее или с момента получения данных.

Статья 6. Принципы отнесения сведений к государственной тайне и засекречивания этих сведений (ФЗ № 5485-1)

При отнесении информации к секретной важно придерживаться системного подхода и объективности. Недопустимы применение субъективных мнений, сокрытие данных без ссылки на действующий перечень, установленный законодательством РФ. Это становится причиной необоснованного занижения или завышения грифа секретности.

Первое создает опасность утечки важной информации. Чрезмерное сокрытие вызывает сложности взаимодействия и взаимообмена данными между ведомствами, нецелесообразный рост засекреченной нормативной документации.  секретной информации должно быть емким и кратким, бумаги подвержены регулярной ревизии (не менее 1 раза в 5 лет).

При утрате ими прежней важности статус гостайны снимается или снижается гриф.

Маркировка информационных носителей

На носитель материалов, причисленных к гостайне, помимо грифа секретности, наносятся и иные данные:

  • пункт списка секретных сведений, утвержденного в госоргане, организации;
  • реквизиты учреждения, проводившего засекречивание данных;
  • номер регистрации;
  • дата или условия снятия статуса или описание события, при наступлении которого возможно рассекречивание данных.

Если маркировка носителя невозможна, реквизиты вносятся в сопроводительные к нему бумаги.

ВНИМАНИЕ! Возможно использование дополнительных пометок и уточнений, например, обозначающих полномочия лиц, имеющих доступ к сведениям.

При содержании на одном носителе информации, частям которой присвоены различные грифы секретности, маркировка содержит наивысший из них.

Допуск лиц к секретным сведениям

Ознакомление и использование материалов, причисленных к гостайне, возможно только узкому кругу лиц. При этом предоставление доступа к закрытым сведениям происходит исключительно на добровольном основании. Это возлагает на гражданина дополнительные права и обязательства.

Доступ к секретным материалам предполагает:

  • согласие с невозможностью разглашать доверенную информацию;
  • принятие ограничений возможностей и прав на некоторый период времени (на выезд за рубеж, использование секретных изобретений, неприкосновенность личной жизни при осуществлении проверок);
  • получение социальных гарантий (надбавок к зарплате);
  • письменное одобрение человека на осуществление проверок для подтверждения сохранности данных (частота и объем зависят от уровня секретности сведений);
  • ознакомление с мерой ответственности при распространении информации.

ВНИМАНИЕ! Варианты допуска лиц к данным соответствуют грифам секретности. Граждане, которым разрешено обращение с материалами особой важности, также вправе воспользоваться сведениями более низкого уровня засекречивания.

При возникновении чрезвычайной ситуации допуск к гостайне может изменяться главой государства. Причинами для отказа лицу в доступе к засекреченным материалам выступают:

  • объявление суда о его недееспособности или ограниченной дееспособности;
  • обвинение в умышленном правонарушении или против госвласти;
  • непогашенная (неснятая) судимость за вышеназванные правонарушения;
  • закрытие уголовного дела по нереабилитирующим обстоятельствам (если не завершен период давности);
  • медпоказания, запрещающие работать с секретной информацией;
  • постоянное проживание лица и его близких за рубежом или оформление бумаг на ПМЖ в другом государстве;
  • определение при проверке обстоятельств, формирующих риск безопасности РФ;
  • отказ от проверочных мер;
  • предоставление ложной информации.

Вердикт об отказе выносится уполномоченным лицом индивидуально с учетом данных проверки. Человек вправе опротестовать такое решение в вышестоящей инстанции или суде.

Снятие статуса государственной тайны

Рассекречивание материалов производится при строгом следовании положениям законодательства (раздел IV ФЗ № 5485-1).

Основаниями для этого выступают:

  • принятие в РФ международных обязательств по открытому предоставлению информации, признанной в стране секретной;
  • изменение условий или события, по причине которых дальнейшая охрана материалов не требуется.

Госорганы обязаны не менее 1 раза в 5 лет пересматривать засекреченные данные для определения целесообразности их охраны и соответствия присвоенному грифу.

ВНИМАНИЕ! Период засекречивания материалов не назначается дольше 30 лет. Только в редких случаях он пролонгируется на основании вердикта межведомственной комиссии по защите данных.

Снять статус вправе только уполномоченное лицо, принявшее перечень секретной информации. Оно лично отвечает за обоснованность своего решения. При этом межведомственная комиссия может остановить или опротестовать процедуру рассекречивания.

Лица или учреждения вправе направить обоснованный запрос в госорганы, на предприятия, в архивы о снятии с информации статуса гостайны. Последние рассматривают его в течение 3 месяцев и выносят вердикт. При отсутствии необходимых полномочий для вынесения решения запрос передается в межведомственную комиссию по защите гостайны или иное уполномоченное ведомство.

 Причисление материалов к секретным возможно оспорить в суде. При признании правоты истца назначенный статус снимается.

Всей информации, представляющей гостайну и нуждающейся в охране от распространения, присваивается гриф секретности.

Исходя из степени необходимой защиты и уровня возможного урона безопасности страны при разглашении данных, им присваивается отметка «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

Правила обращения с такими материалами и получения доступа к ним регламентированы законодательством РФ, при этом уполномоченные органы контролируют сохранение в секрете важной государственной информации.

Секретное делопроизводство. Степени секретности документов

Под грифом секретно что это означает

Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.

Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.

Что есть тайна

Тайна – понятие, имеющее несколько смысловых значений. В общем понимании тайна трактуется как нечто неразгаданное, еще непознанное. Применительно к функциям государственных и коммерческих органов под тайной понимается то, что скрывается от других и что известно строго определенному кругу лиц.

Иначе говоря, тайну составляют те сведения, которые не подлежат разглашению. Они содержатся в секрете, как правило, определенное время, обусловленное их государственной значимостью, необходимостью, вытекающей из интересов страны в целом или отдельного ведомства.

По разным причинам часть информации утрачивает свою секретность, поэтому со временем отпадает необходимость сохранять ее в тайне. Впоследствии эти данные могут быть оглашены или опубликованы.

Грифы секретности

В повседневной деятельности министерств и ведомств Российской Федерации образуется огромное количество документов. Вполне закономерно, что любая управленческая деятельность невозможна без документооборота.

Характерной особенностью состояния управления является разнообразие документальных материалов. На основании Закона РФ от 21 июля 1993 г.

N 5485-I «О государственной тайне» немалую долю в этом документообороте составляют документы с грифом «Секретно».

Всем документам, содержащим государственную тайну и подлежащим охране в соответствии с существующим законодательством или по распоряжению органов государственного управления, в зависимости от степени их секретности устанавливаются следующие грифы: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

Гриф «Особой важности» означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов.

Раскрытие содержания информации с таким грифом секретности таит в себе чрезвычайную опасность для страны и может нанести значительный ущерб интересам государства.

По этой причине документы, имеющие гриф «Особой важности», подлежат особой защите от разглашения.

Гриф «Совершенно секретно» распространяется на группу документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован.

Гриф «Для служебного пользования» не устанавливает статус секретности, но ограничивает доступ к служебной информации с целью исключить бесконтрольное пользование ими и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах.

Порядок засекречивания и обращения с грифами определяется перечнями сведений подлежащих засекречиванию и нормативными актами в области секретного делопроизводства, а также обоснованностью и своевременностью.

Утверждение и внесение сведений в перечень в соответствии с законодательством возложено на соответствующих должностных лиц.

При составлении данного перечня необходимо учитывать все области производства на основании Закона РФ «О государственной тайне».

Государственную тайну составляют:

  • сведения в военной области;
  • сведения в области экономики, науки и техники;
  • сведения в области внешней политики и экономики;
  • сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области противодействия терроризму.

Весь комплекс мероприятий по засекречиванию носителя сведения содержащего государственную тайну возложен на эксперта. От его квалификации и знаний нормативных актов зависит правильность выполнения мероприятий по обеспечению сохранности тайны.

Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы.

Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности.

Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений.

Принципы определения секретности

С целью сохранения государственной тайны необходимо непрерывное совершенствование порядка определения грифа секретности документов. Практика показывает, что для успешного решения этой задачи важен системный подход и научно обоснованные методы.

Правильное, строго аргументированное установление грифа секретности документов имеет большое государственное значение, так как от этого в решающей степени зависит эффективность защиты секретов. Разумеется, что грамотное определение степени секретности невозможно без знания основных принципов, которые должны быть положены в основу решения этой задачи.

К таким принципам можно отнести:

1. Принцип системного подхода к решению проблемы по строго обоснованному установлению грифа секретности документов. Основной чертой системного подхода является подход к проблеме засекречивания в целом.

Этот процесс должен учитывать противоречивость и в то же время взаимообусловленность двух тенденций.

С одной стороны, существует стремление обеспечить надежное сохранение государственной тайны, а с другой – не допустить необоснованного, массового засекречивания сведений с вытекающими из этого отрицательными последствиями.

Завышение грифа секретности документов резко сужает возможности обмена ценной информацией между ведомствами.

Кроме того, завышение грифа секретности ведет к постоянному росту объема секретной документации, что усложняет сохранение действительно важных сведений.

Другая крайность в этой работе – занижение грифа секретности, которая таит в себе серьезную опасность, так как создает явные предпосылки для утечки секретных сведений.

2. Принцип объективности определения степени секретности документов основывается на безусловном руководстве требованиями Перечня сведений подлежащих засекречиванию. Степень секретности документов нельзя устанавливать исходя из субъективных, единоличных решений исполнителей, так как это не исключает ошибок, приводящих к завышению или занижению грифа секретности.

3. Принцип оптимизации объема секретных сведений в документах играет большую роль в сохранении секретов. Любой документ должен содержать в себе минимум секретной информации, которая действительно необходима для работы и решения того или иного вопроса. Излишняя информация приводит к бесконтрольному разглашению данных.

4. Принцип периодического пересмотра степени секретности документации, изделий и работ на предмет определения полной утраты ими секретности либо снижения ее степени должен неукоснительно соблюдаться, чтобы своевременно и систематически разгружать секретные делопроизводства.

 Гриф секретности документов устанавливается в зависимости от объема и важности содержащихся в них сведений и должен соответствовать фактической степени их секретности. 

Изменение секретности документов

Степень секретности документов определяется на основании Перечня сведений подлежащих засекречиванию. В них содержатся сведения, классифицированные по направлениям деятельности.

Доступ к данному комплексу документов осуществляется в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами в этой области.

На основании Закона изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной, производится их рассекречивание, но не должен превышать 30 лет. Исключение составляют документы, которые по решению межведомственной комиссии по защите государственной тайны продлевают время засекречивания этих сведений.

Работа по снижению грифа секретности или рассекречиванию изделий осуществляется специальными комиссиями из компетентных лиц, назначенными соответствующими руководителями. Комиссии составляют акты, в которых подробно излагают мотивы рассекречивания или снижения грифа секретности.

Руководители имеют право изменять гриф секретности, засекречивать или рассекречивать документы, составленные или разработанные в данной организации.

Уничтожение секретных документов производится в строгом соответствии нормативно-правовых актов секретного делопроизводства, а также перечня документов со сроками их хранения.

Секретное делопроизводство: организация и правила ведения

Под грифом секретно что это означает

Отныне секретное делопроизводство – прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.

Понятие тайны в делопроизводстве

Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.

Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений.

Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете.

Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.

Грифы секретности

На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет про секретное делопроизводство, так или иначе связанное с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа:

  • особая важность;
  • совершенно секретно;
  • служебное пользование.

Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года “О гос. тайне”. Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?

Гриф “особой важности” представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.

Гриф “совершенно секретно” также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.

Гриф “служебное пользование” не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.

Порядок засекречивания

Порядок засекречивания все также устанавливает ФЗ о гос. тайне, названный выше. Согласно этому документу, в тайну, подлежащую государству, могут входить:

  • информация о военной сфере;
  • сведения об экономике, технике или науке;
  • информация о внешнеполитической или экономической сферах;
  • сведения о контрразведках, оперативной или розыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.

Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов.

Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа.

По сути, секретное делопроизводство – это громадная сфера со своими работниками и руководителями.

Системный принцип определения секретности

Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве – о принципе системности. Что он собой представляет?

Основная черта системного подхода – особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с другой – избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.

Как происходит ведение секретного делопроизводства? Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс.

Другие принципы

Какие еще принципы и правила секретного делопроизводства можно выделить? Помимо системности, стоит отметить также объективность.

В чем здесь смысл? Если давать краткую характеристику, то звучит она следующим образом: при работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями.

Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры.

Принцип оптимизации – еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах – это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.

Принцип периодического осмотра заключается в постоянном контроле за тайной документацией.

О внесении изменений в секретные документы

Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После классификации документы засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы?

Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит ФЗ о гос. тайне, закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым, документы могут в разной степени подлежать пересмотру.

Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение – решение специальной межведомственной комиссии.

Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.

Уничтожение секретных документов

Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия.

Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Она будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение.

Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин – бумагоперерабатывающих аппаратов. Должны быть проставлены отметки в регистрационных формах, определяющих учет документации. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.

Правила ведения секретного делопроизводства

Далее речь пойдет о секретной документации фирм или прочих коммерческих структур. При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты:

  • необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности.
  • Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями.
  • Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней.
  • С сотрудников должно быть взято соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны.
  • Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.

Это все основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с секретными или тайными документами.

Обязанности сотрудников, допущенных к работе с тайным делопроизводством, на каждом предприятии разные. Во всяком случае не существует какой-то единой инструкции по работе с секретной документацией. Однако все же можно выделить наиболее общие и распространенные моменты, о которых должен помнить каждый сотрудник, имеющий дело с тайными бумагами. В частности, речь идет о том, что:

  • Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов.
  • Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться.
  • Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами.

Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся:

  • сообщения любым посторонним лицам секретных сведений;
  • вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства;
  • ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника;
  • уничтожение документов без ведома руководства.

Внешний вид секретной документации

Стоит привести наиболее общие сведения о том, как должна выглядеть обложка тайных документов. Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы:

  • правый верхний угол – гриф секретности;
  • под грифом – инвентарный номер;
  • у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла;
  • листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.

Естественно, существует и множество других требований к подобного рода бумагам. Однако названные выше моменты относятся практически к любым формам секретных документов.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.