Кто должен подписывать счет на оплату

Содержание

Оформление счета на оплату: порядок, требования и образец

Кто должен подписывать счет на оплату

  • 23 Октября, 2021
  • Бухгалтерия
  • Гарфутдинова Светлана

Договор купли-продажи товара (оказания услуг, выполнения работ) обязательно содержит условие оплаты.

Есть два основных варианта – предоплата, оплата после получения товара, подписания акта выполненных услуг или приемки выполненных работ. Остальные варианты – производные из вышеупомянутых, например, поэтапно, частями и так далее.

Но для всех вариантов желательно оформление счета на оплату.

Вообще, выставление счета на оплату не является обязательным действием. Многие фирмы его пропускают, предъявляя в этих целях отгрузочные документы.

Это допустимо, если между организациями действует долгосрочный договор на основе постоянных поставок и предусмотрен расчет после получения товара (работ, услуг). Тогда оформление счета на оплату может считаться необязательным действием.

Но, какие бы ни были условия по договору, в любом случае будет правильным выставить счет. Как оформить счет на оплату – расскажем подробно в нашей статье.

Предназначение и состав

Изначально счет не имел такой смысловой нагрузки, как другой документ. Главное его предназначение было:

  • предъявить плательщику реквизиты для перечисления денежных средств;
  • подтвердить, что реквизиты принадлежат организации-поставщику;
  • указать предмет оплаты (товары, работы, услуги), количество, цену, сумму;
  • заверить всю информацию подписями ответственных лиц и печатью организации.

В дальнейшем коммерческие отношения стали более развитыми, и счет на оплату в некоторых случаях (при разовых сделках) стал служить договором и содержать все договорные условия.

Какие же обязательные реквизиты должен содержать счет на оплату, как заполнить его – рассмотрим подробнее.

Прежде всего, унифицированной формы не существует. Организации вправе разработать и утвердить приказом по документообороту свою индивидуальную форму, содержащую нужные сведения. Но есть реквизиты, которые вписываются в счет обязательно, и к ним предъявляются определенные требования.

Оформление счета на оплату обычно автоматизировано в бухгалтерской программе и состоит из пяти частей:

  1. Общие сведения.
  2. Продавец.
  3. Покупатель.
  4. Товарная часть.
  5. Ответственные лица, исполнитель, ФИО, телефон.

Первая часть – общие сведения

Эта часть содержит регистрационные данные:

  • название;
  • номер;
  • дата;
  • срок оплаты счета.

Обратите внимание на последнюю строку.

В условиях плавающего курса российского рубля по отношению к другим валютам меняются и условия поставки. Поэтому продавец имеет право указать количество дней, в течение которых счет действителен к оплате.

Вторая часть – данные о поставщике

Вторая часть состоит из следующего:

  • Наименование поставщика по уставным документам. Именно это наименование должно быть указано в платежном поручении. Если будет неверное – банк отклонит перевод.
  • Банковские платежные реквизиты организации-поставщика (подробные).
  • Наименование грузоотправителя (исполнителя услуг, работ). Этот реквизит указывается в случае, если оплата производится головной организации, а грузоотправителем является ее структурное подразделение.

Третья часть – данные о покупателе

В нее вписана информация:

  • Наименование плательщика, его регистрационные данные по учредительным документам.
  • Наименование грузополучателя. Как и в случае с продавцом, плательщиком может быть головная организация, а получателем – ее обособленное подразделение.

Указание банковских реквизитов покупателя в данном случае необязательно.

Но если в договоре указан конкретный банк и это важно для продавца, то следует вписать банковские реквизиты покупателя в соответствии с договором.

Четвертая часть – товарная

В этой части следует отразить подробно все характеристики товара (работы, услуги):

  • наименование;
  • производитель товара или его происхождение;
  • маркировка, артикул, классификация и прочее описание товара;
  • количество;
  • цена без НДС;
  • ставка и сумма НДС;
  • общая сумма.

Подытоживает товарную часть общая сумма к оплате по счету цифрами, прописью в рублях и копейках.

Если продавец использует специальный налоговый режим, то следует указать ставку “0 %”, либо “без НДС”. А итоговую сумму к оплате завершить словами “НДС не облагается”.

Пятая часть – ответственные лица и исполнитель

Несмотря на кажущуюся простоту, к этой части следует отнестись со всей серьезностью. Именно лица, подписавшие счет на оплату, будут нести ответственность за достоверность информации и ее соответствие условиям договора.

Нередко искажение именно информации в счете на оплату приводит к ошибочным перечислениям денежных средств.

Данные исполнителя-сотрудника, который сформировал и выписал документ, его прямой телефон также необходимы. Будет возможность связаться с ним в случае возникновения вопросов, уточнить имеющуюся информацию или получить дополнительные сведения.

После подписания можно сказать, что оформление счета на оплату закончено.

Образец

Ниже представлен образец, как выписать счет на оплату.

Порядок выписки

Если по условиям договора покупатель обязан произвести предоплату, первым будет выставлен счет. На основании его бухгалтер сформирует весь пакет документов на поставку. А именно, выпишет товарную накладную, накладную на отпуск со склада, счет-фактуру.

Если же оплата идет по факту поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), то счет на оплату формируется на основании отгрузочных документов (тот же пакет документов, что и выше).

Все эти бумаги взаимосвязаны и обычно имеют один порядковый номер, что очень упрощает отслеживание и контроль товарных операций.

Некоторые организации номер счета используют как внутреннюю кодировку для операций поставки. Цифры и буквы в нем не беспорядочные, как кажется на первый взгляд, а несут информацию о партии товара, материально-ответственном лице, складе и тому подобное.

Дополнительная информация

На усмотрение организации счет на оплату может содержать следующую дополнительную информацию:

Основание для выставления. Это могут быть:

  • договор поставки товара (работ, услуг);
  • заявка покупателя о резервировании партии товара;
  • товарная накладная на поставку товара;
  • и другие.

Условия получения товара. Например:

  • самовывоз;
  • получение с транзитного склада;
  • доставка товара поставщиком по конкретному адресу;
  • и другие.

Если по условиям договора счет выписан в иностранной валюте, а оплату требуется произвести в российских рублях, то можно и нужно указать, какой курс будет действительным при оплате.

Можно указать, в течение какого отрезка времени поставщик гарантирует наличие товара, указанного в документе.

Если завершается отчетный период, то можно указать конкретную конечную дату получения товара покупателем. Тем самым предотвратить наличие аванса от покупателя на отчетную дату, который в обязательном порядке отражается в декларации по НДС.

Область применения

Счета на оплату в основном в ходу между юридическими лицами. Выставляться они могут хоть в электронном виде, хоть по мобильной или факсимильной связи – главное, чтобы документ читался отчетливо.

Но как быть, если продавцом выступает индивидуальный предприниматель? Не стоит теряться – все реквизиты в таком случае будут те же самые. Требования к оформлению счета на оплату – такие же. А подписывать его будет сам ИП в трех лицах – за себя, за бухгалтера и за исполнителя.

https://www.youtube.com/watch?v=oHSehbh7c0M

Может быть и такой вариант – покупателем выступает физическое лицо. Как быть в этом случае? Что указать? Какой будет порядок оформления счета на оплату? В таком случае вписываются данные о физическом лице – его ФИО, паспортные данные, место постоянной регистрации, фактическое место проживания, телефон и другая необходимая информация.

Как выставить счет на оплату

Кто должен подписывать счет на оплату

25.07.2021

Счета на оплату не относятся к первичной бухгалтерии, и не отображаются в финансовой отчётности. При этом документ играет первостепенную роль в правовых отношениях между контрагентами. В частности, такие счета уведомляют о необходимости внесения стоимости товара и фиксируют цену покупки. Попробуем разобраться, как и при каких обстоятельствах оформляется этот документ.

Назначение и содержание документа

Счет на оплату — документ рекомендательный, а не обязательный. Его главная цель — зафиксировать обязанность возмещения средств за взятый товар, и величину требующегося платежа.

Установленного регламента написания не существует. При оформлении показывается информация о товаре и участниках договоренности. В частных случаях дополнительно отмечается временной отрезок, в течение которого обязательство нужно исполнить.

Независимо от ситуации, документ должен отображать следующую информацию:

  • Сведения о продавце: полное наименование, юридический адрес, КПП и ИНН;
  • Сведения о покупателе: аналогично предыдущему пункту;
  • Список товаров или оказанных услуг, с указанием их окончательной стоимости;
  • Итоговая сумма к оплате;
  • Реквизиты для зачисления денежных средств;
  • Дата составления документа.

Как оформляется счет на оплату

Он выставляется продавцом. Оплачивать — обязанность покупателя, или его представителя.

Оформляется как до, так и после покупки товара или услуги — все будет зависеть от договоренностей между участниками. Заполненный образец передается заказчику.

Кто выписывает счёта на оплату

Подготовкой занимается бухгалтер. Затем формуляр передается директору компании для визирования.

Делается в двух копиях: по одной на каждого участника. Отпечатывается на обычной бумаге, или на фирменном бланке предприятия (такой вариант лучше, поскольку избавляет от необходимости каждый раз писать данные фирмы). Исправления не допускаются.

Когда нужно выставлять

Если между участниками существует соглашение о сотрудничестве, то в тексте обычно прописываются условия поставок и оплаты.

Когда стороны работают совместно только периодически, а размеры и стоимость поставок отличаются, то каждая операция отображается отдельно. Контракт заключается позже, в его тексте прописываются только общие положения. Такое случается, если доставка требуется срочно.

В той ситуации, когда покупателю требуется только разовое приобретение товара, то договор между компаниями не заключается — в нем просто нет надобности. Счет за оказание услуги выставляется в обычном порядке.

Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП

Образец, полученный от «частника» имеет одну подпись. ООО выдаст бумагу, содержащую два «автографа» — главного бухгалтера и директора. Кроме того:

  • ИП указывают только Ф.И.О., фирмы — название, зафиксированное в уставе;
  • бланк ИП содержит только ИНН, организации — ИНН и КПП.

Читать так же:  Привлечение к ответственности при банкротстве

Прочих принципиальных различий нет.

Отличия при выставлении с НДС и без НДС

Плательщики НДС показывают размер налога отдельно.

Если поставщик освобожден от взноса из-за использования особого налогового режима (упрощенная система, единый налог, патент), то при написании документа сумма НДС не выносится. Однако соответствующая пометка все равно проставляется. И обязательно называется причина. К примеру, при УСН пишется:

Перечень форм для выставления счета на оплату

Известно несколько вариантов, из-за чего иногда возможна путаница.

В чем особенности каждого вида:

  • Счет-договор — идентичен «привычному», но добавочно содержит реквизиты контракта. Этот вид фиксирует условия доставки и оплаты (предоплата или постоплата, наличный или безналичный расчет), процедуру рекламаций, обмена, и прочие моменты. Обычно он заменяет стандартное соглашение (если сумма сделки небольшая).
  • Счет-фактура — свидетельствует о факте покупки товара (услуги), фиксирует наличие НДС. Используется ИП и фирмами, осуществляющими деятельность с применением общего режима налогообложения.

Образцы заполнения счетов

Пример 1 — заполнение с учетом налога.

Пример 2 — без учета.

Инструкция по оформлению счёта на оплату

Четкого регламента по написанию не предусмотрено. Однако обычно применяется определенный порядок заполнения.

Вверху проставляются данные покупателя и продавца. Ниже фиксируются:

  • банковские данные;
  • номер бланка (нумерация ведется с 1 января текущего года);
  • дата выставления;
  • список товаров (работ, услуг), с фиксированием их количества, цены и конечной стоимости с учетом или без учета НДС;
  • по желанию — другие условия.

Внизу ставится подпись уполномоченного лица.

Реквизиты

При заполнении этот раздел обязателен. Что указывается:

  • наименование участников (например, ИП Минина Светлана Игоревна, ООО «Стройсервис»);
  • ИНН для ИП, для компаний — ИНН и КПП;
  • данные банков (например, Сбербанк России ОАО г. Анапа, БИК 1234567, счет № 454773777, р/с № 57585998696);
  • адреса участников (ИП указывают фактический). Например: 353440, г. Анапа, ул. Астраханская, дом 12, тел.;
  • подписи (должность, Ф.И.О., расшифровка).

Регистрация выставленного счета

Разрешается не регистрировать, так как все расходы учитываются по накладным, а доходы — по фактическому зачислению денежных средств.

Регистрации подлежат только счета-фактуры — они вносятся в «книгу продаж» или «книгу покупок». Делать это обязаны только те фирмы, что работают по ОСН.

Фирмы, работающие УСН, не платят НДС, но и претендовать на его возмещение из бюджетных средств они не могут.

Необходимость заверения печатью

С 2021 года наличие печати не является обязательным атрибутом. Это правило распространяется на индивидуальных предпринимателей и организации. Чтобы заверить счёт, достаточно подписи ответственного лица.

Нужен ли оригинал счета плательщику

Сейчас в основном используется электронная форма документации. Скан-копии бумаг отправляются контрагенту факсом или почтой.

Читать так же:  Выплаты и компенсации при увольнении по сокращению штатов

Если возникает необходимость передать подлинники, то пользуются курьерской службой или почтой. Оригинальный экземпляр счета-фактуры передается плательщику НДС (требуется для налогового вычета). Поэтому подготавливается два экземпляра, один из которых остается у продавца, второй — направляется покупателю.

Как выставить счет на оплату по безналу

В ФЗ № 161 «О национальной платежной системе» сказано, что все расчеты, проводимые по безналичной форме, могут осуществляться только с согласия клиента.

Регламент заполнения документа идентичен тому, что используется при других видах оплаты.

Как отражать НДС в счете на оплату

Если бизнесмен — плательщик НДС, то сумма взноса обязательно отображается в платежных документах. Сделать это можно так:

  1. Налог включается в итоговую стоимость, но для наглядности выделяется отдельной строкой.
  2. Показывается стоимость услуги (товара) без учета налога, затем вычисляется его размер. Итоговая цена формируется как сумма этих двух величин.

Когда нужно указывать в счете срок его оплаты

Деньги должны поступить продавцу в срок, предусмотренный договоренностями. Он указывается в тексте контракта, либо же на самом платежном документе. Изменять период внесения средств не допускается.

Выставляем счет на английском языке

Речь идет о счетах-фактурах, используемых при работе с зарубежными контрагентами. Инвойсы (invoice) должны содержать информацию:

  • исходящий и входящий номер документа;
  • данные контрагентов, их контакты;
  • дата выписки;
  • система налогообложения в компаниях-участниках сделки;
  • дату отправки товара, его получения;
  • сведения, позволяющие отслеживать сторонам договора состояние заказа;
  • общая сумма сделки;
  • платежные условия;
  • другая необходимая информация — например, условия возврата, описание штрафных санкций за нарушение договора и прочее.

Учитывать нужно все, даже мельчайшие, детали, так как законодательство, по которому работают зарубежные партнеры, отличается от российского.

Как выставить счет физическому лицу?

Иногда платежи могут выписываться на физическое лицо. В этом случае указывается Ф.И.О. этого человека, адрес и контакты.

Оплачиваются они в банке наличным переводом на реквизиты, указанные контрагентом.

Как выставить счет с НДС

Налог оплачивают только те дельцы, которые осуществляют свою деятельность по ОСН. Те, что работают на УСН или патенте платят единый взнос.

Для того чтобы бизнесмены могли сделать выводы о компенсации или вычете суммы этого взноса, рекомендуется подготавливать счета-фактуры. Они заполняются по стандартному образцу.

Читать так же:  Выплаты по соглашению сторон при увольнении

Основные ошибки при выставлении счета

Самые частые ошибки, встречающиеся в этой бумаге:

  • несоблюдение сроков счета-фактуры — на основании статьи 168, пункт 3 Налогового кодекса РФ установлено, что оплата должна быть произведена не позднее 5 дней после получения товара (услуги);
  • «шапка» содержит неточности или устаревшие сведения;
  • отличаются даты на копиях документа;
  • нарушение сроков предоставления документа для оформления налогового вычета по НДС — рекомендуется заявлять вычет в том же отчетном периоде, когда был получен счет;
  • при написании использовались факсимильные подписи уполномоченных лиц — в этом случае в вычете может быть отказано;
  • нет расшифровки подписей.

Если в документе выявляется ошибка, то ее нужно исправить: неверные данные зачеркнуть, внести действительные сведения, указать дату внесения изменений, поставить печать предприятия и завизировать у руководителя.

Ставится ли печать на счете на оплату, как заполнить счет, является ли счет на оплату договором?

Кто должен подписывать счет на оплату

Счет на оплату – это документ с реквизитами получателя, по которым производится перевод денежных средств за поименованные товарно-материальные ценности (услуги, работы) плательщиком (заказчиком, покупателем), и собственно, размер этих денежных средств.

Он важен как для стороны, его выписывающей, так и для получателя, поскольку содержит всю информацию, которая нужна для совершения сделки. Посредством него подтверждается обоснованность полученного (произведенного) платежа, то есть это оправдательный документ при проведении списания у собственника для бухгалтеров и финансистов.

Как заполнить счет на оплату?

В основном, оформляется два экземпляра такого документа:

  • один адресуется покупателю для проведения платежа;
  • второй адресуется финансистам (бухгалтерам) фирмы.

Правила оформления счета на оплату. В счете нельзя обойтись без указания:

  • номера и даты его оформления;
  • банковских реквизитов фирмы, ее названия (ФИО индивидуального предпринимателя);
  • Сведений, идентифицирующих договор, во исполнение которого он выписывается (при наличии такого договора);
  • корректного и точного названия товарно-материальных ценностей (работ, услуг), цены за одну штуку, суммарной стоимости всех поименованных товаров (услуг);
  • суммы налогов, которые заложены в стоимость;

Это все обязательные реквизиты, который необходимо использовать выставление счета на оплату.

По желанию также можно включить:

  • условия продажи (оказания услуг);
  • возможность осуществить самовывоз;
  • контактные телефоны;
  • рекламные предложения и т.д.

Бланки и образцы счетов на оплату

Если счет оформлен неправильно?

При указании в бланке неверных сведений платеж или вернется обратно, или будет числиться в банке как невыясненный. Соответственно, компания потеряет время и силы на возвращение денег и новое перечисление.

Вполне вероятно, будут иметь место срыв поставки (иных обязательств контрагента) и последствия дисциплинарного характера применительно к допустившим неточности работникам.

Нормативная база

В применяемых в текущий момент альбомах форм первичной учетной документации отсутствует унифицированная форма счета, напрямую этот вопрос не урегулирован и в законодательстве.

Большинство компаний самостоятельно разрабатывают соответствующие бланки в качестве одного из приложений к приказу, издаваемому по бухгалтерской учетной политике и графику документооборота, и утверждают его на основании п. 4 ст.

9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации .

Таким образом, как правильно заполнить счет на оплату, решает сама организация.

Номер и дата счета

Всегда должны находить отражение в бланке номер и дата. Номер присваивается уникальный, а дата же соответствует дате его оформления (дню, когда счет был выписан).

Порядок движения и хранения счета по соответствующим подразделениям компании определяется утвержденным графиком документооборота.

Важно: В случаях когда продавец должен уплачивать налог на добавленную стоимость, то размер налога приводится отдельно выделенной строкой, ставка налога также указывается

Если же продавец налог на добавленную стоимость не обязан платить, то непременно под таблицей нужно напечатать фразу «без НДС».

Важно: Кроме того, что итоговая сумма указывается цифрами, она должна дублироваться прописью, для предотвращения потенциальных разночтений и неточностей

Ставится ли печать на счете на оплату?

«Нужна ли печать на счете на оплату?» – один из самых популярных вопросов касающейся оформления документа.

Из-за отсутствия печати, счет не станет недействительным. В нем обязательно должны находиться лишь те реквизиты, которые фигурируют в ФЗ №402 от 06.12.2011г. “О бухгалтерском учете” – печать же там не поименована, соответственно ее наличие не обязательно. Таким образом, печать на счете на оплату обязательна, лишь по обычаям делового документооборота

Кто подписывает счет на оплату?

Согласно законодательству по состоянию на 2021 год личные подписи работников, которые несут ответственность за совершение хозяйственной операции и правильное ее оформления должны присутствовать в таком документе.

Обычно его подписывает глава компании и главный бухгалтер (или иные лица, которым делегированы полномочия соответствующей доверенностью). Таким образом обычный менеджер может подписывать счет, при наличии доверенности, позволяющей ему данное действие.

Как правильно выставить счет на оплату. Нужен ли оригинал?

Контактируя с контрагентом необходимо помнить, что счет может быть копией, если у сторон есть оригиналы других документов – договора, счет-фактуры, акта выполненных работ и т.д. Решение о списании денежных средств (или затребовании оригинала) принимает сама организация исходя из принципов безопасности и осмотрительности.

Является ли счет на оплату договором?

Не секрет, что учитывая особенности работы в сфере продаж выписка счета равноценна оферте, а перечисление денег является акцептом такой оферты. Но для идентичности с договором в нем необходимо отразить все условия, являющиеся существенными для договоров определенного типа.

Применительно к купле – продаже это – условие о продаваемых товарно-материальных ценностях (количество и название), сроки для передачи таких ценностей (как вариант, в течение календарного месяца с момента зачисления денег на счет продавца), таким образом срок оплаты по счету ,так же очень важен.

Если существенные условия в счете не отражены, его выписка и проведение платежа не равноценны заключению договора.

Распространенные ошибки и их решение

При разработке своего бланка важно так его скомпоновать, чтобы не допустить вероятности ошибки при заполнении покупателем платежного поручения, и исключить разночтения в понимании содержания. Ниже приведен образец счета от ИП, где правила заполнения счета на оплату, нарушены:

Тут мы можем увидеть следующие ошибки:

Первое, – в форме образца для заполнения поля расположены аналогично полям в реквизитах «Плательщик» формы 0401060. При отсутствии концентрации внимания работники покупателя скорее всего запутаются, и поручение на оплату будет неверно заполнено, соответственно платеж не пройдет.

Второе – табличная часть формы содержит указание на цена без НДС. Поэтому конечная сумма так же не содержит в себе данный налог. НДС выражен в следующей строке. Под ней, строчкой ниже, указана общая сумма.

Однако исполнители в основном обращают внимание лишь на первые цифры в строке со слово «Итого», и уверены, что эта сумма уже с учетом налога. Денежные средства в таком размере и видит при поступлении поставщик.

Что бы так не получилось, стоит проставлять и цены товаров с НДС, и в итоговую сумму так же его включать. В строке, где указывается сама сумма налога, необходимо отмечать «в том числе НДС».

В таком случае вероятность неразберихи при оплате будет минимизирована.

Третье – отсутствует столбец с обозначением единицы измерения товарно-материальных ценностей. Иногда это и не актуально, но предпочтительнее такой столбец предусмотреть.

Важно: Некоторые ошибочно полагают, что счет и счет-фактура – это два названия одного бухгалтерского документа. Хотя их создание связано с осуществлением одной сделки, но смысл оформления совершенно разный. Первый создан для оплаты, второй же – для отражения перемещаемых товаров или выполняемых работ. Надо помнить и то, что счет-фактура относится к бланкам строгой отчетности.

Обязательна ли печать на счете на оплату для ИП? Бланк на оплату для ИП и ООО не имеет принципиальных различий. Следует только учитывать, что для компании необходима подпись не только руководителя, но и главного бухгалтера (лица, которому делегировано право совершать такие действия). Таким образом печать для ИП так же не обязательна.

Использование печати при работе с контрагентами:

Кто подписывает счет на оплату

Кто должен подписывать счет на оплату

Любая организация-поставщик, исполняя свою часть сделки по продаже товаров, оказанию услуг или проведению работ, стремится получать предусмотренную договором оплату в оптимально короткие сроки. Устоявшейся деловой практикой со стороны поставщика для того, чтобы проинформировать контрагента об ожидании от него платежа, является оформление счета на оплату.

Когда выставляется счет на оплату

Счета на оплату выставляются контрагентам организации по факту оказания услуг, реализации товаров, проведения работ, предусмотренных соглашением сторон.

Для достижения цели убыстрить расчеты счет должен быть составлен так, чтобы клиент акцептовал и оплатил его без дальнейших уточнений и сверок.

Поэтому выставляемый счет должен содержать все необходимые данные, по которым покупатель (как организация, так и физическое лицо) может однозначно идентифицировать поставщика и товары, работы и услуги, по которым необходимо произвести оплату, а также сверить сумму, предполагаемую к оплате.

Счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов, удостоверяющих факт выполнения договора организацией-поставщиком:

  • счетов-фактур;
  • товарных накладных;
  • транспортных накладных;
  • актов выполненных работ.

Как правильно оформить счет на оплату

Унифицированной формы для счета на оплату не существует, и каждая организация сама разрабатывает приемлемую для ее нужд форму документа, которая зависит, в том числе, от специфики предмета договора. Чтобы сделать счет на оплату, не вызывая нареканий к его форме от контрагентов, в него нужно включить исчерпывающие данные для оплаты по счету.

Информация о самом счете должна упрощать контроль взаимных расчетов, поэтому следует предусмотреть обязательную нумерацию счетов на оплату, включив порядок нумерации счетов во внутренние правила оформления счета. Кроме номера счет как документ должен иметь дату выставления и подписи ответственных лиц, а также печать в случае ее применения организацией.

Данные поставщика

В счете на оплату указываются регистрационные данные организации, выставляющей счет, и ее платежные реквизиты, по которым клиент должен будет произвести оплату по счету. Создать счет на оплату можно с использованием достаточных для однозначной идентификации и оплаты по счету данных поставщика:

  • полное юридическое наименование;
  • адрес поставщика;
  • ИНН поставщика;
  • КПП поставщика;
  • банковские реквизиты:
  • БИК;
  • корреспондентский счет, наименование банка;
  • номер расчетного счета.

На бланке счета необходимо предусмотреть места для подписей и расшифровки данных уполномоченных сотрудников управленческого аппарата и бухгалтерии, заверяющих правильность выставления счета на оплату.

Данные покупателя

От того, как оформить счет на оплату в части данных клиента, зависит, сможет ли клиент однозначно определить, что счет адресован от поставщика именно ему. Поэтому счет на оплату должен включать данные клиента, позволяющие точно его идентифицировать:

  • для юридических лиц: наименование, адрес регистрации, ИНН, могут быть включены КПП и банковские реквизиты;
  • для индивидуальных предпринимателей: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП;
  • для клиентов физических лиц: фамилия, имя, отчество, адрес регистрации.

Предмет составления счета

В счете на оплату необходимо указать перечень наименований товаров, работ, услуг, за которые поставщик предполагает получить оплату, с указанием их количества и стоимости, что позволит клиенту сверить выставленный счет с первичными документами по сделке: договором, актами, накладными, счетами-фактурами. Оформление счета без детализации задерживает процесс оплаты и может потребовать от поставщика оформления дополнительных документов — актов сверки.

Итоговая сумма счета

Целью выставления счета является получение полной оплаты по нему, сумма к оплате должна быть указана отдельно как итог суммирования цены всех указанных в счете товаров или работ и услуг. Отдельно указывается сумма НДС при ее наличии.

Включать ли указание суммы прописью во внутренние правила оформления счета на оплату, организация решает самостоятельно. Указание суммы прописью дополнительно сумму, подлежащую уплате, не удостоверяет, но зачастую применяется в деловой практике по аналогии с официальными формами платежных документов.

Счет на оплату: назначение, содержание и правила заполнения документа

Люди постоянно совершают покупки. Иногда для этого достаточно просто внести деньги в кассу. Но бывают случаи, когда нужно выписать счет на оплату. Что это за документ и когда возникает необходимость его оформления?

Расчеты между сторонами

Чаще всего счет на оплату используют юридические лица. Для них он является документом, по которому плательщик переводит получателю денежные средства для расчета за приобретенные у него товары или оказанные услуги.

В нем может содержаться итоговая стоимость получаемой продукции или частичная сумма, вносимая в качестве аванса. Обычно «счет на оплату» составляет бухгалтер, но это может и любое другое лицо, у которого есть на то соответствующие полномочия. Этот документ является фактом совершения сделки между сторонами, предметом которой является указанный товар (услуга).

Как правило, он предусмотрен заключенным ранее договором. Стороны подписывают соглашение, по которому берут на себя определенные обязательства. В соответствии с ними выставленный счет будет свидетельствовать о том, что каждая из них выполнила свою часть договоренности.

Юридическими лицами этот документ оплачивается по безналичному расчету либо внесением денежных средств через банк.

Расчеты с физическими лицами

Иногда предприятие выписывает счет на оплату физическому лицу. Это бывает в тех случаях, когда выставленная сумма включает в себя обязательные налоги, которые обязательно должны быть учтены бухгалтерией продавца. Чаще всего речь идет об оказанной услуге.

В этом случае физическое лицо вынуждено производить расчет в отделении банка, а это может быть связано с дополнительными расходами. Имеется в виду комиссионное вознаграждение, взымаемое при внесении денежных средств. Иногда такой счет может сам выполнять функции договора.

Составленный соответствующим образом бланк подчас воспринимается как оферта, а внесенные денежные средства являются акцептом, подтверждающим согласие двух сторон на совершение данной сделки. Получается, что одна сторона предложила свой товар, указав в документе его цену, а вторая, внеся оплату, согласилась с ее условиями.

В этом случае денежные средства будут являться тем самым фактором, который сможет повлиять на финансовое состояние как плательщика, так и продавца.

Вид документа

Чтобы выставить плательщику счет на оплату, образец надо всегда иметь под рукой. Как известно, закон не предусматривает для этого какой-либо определенной унифицированной формы. Внешне документ может быть таким, чтобы предприятию было удобно вести учет.

Главное, чтобы в нем присутствовала следующая обязательная информация:

  1. Наименование документа, а также номер и дата его составления. Эти данные должны быть расположены одной строкой и удобны для прочтения.
  2. Реквизиты получателя и продавца. Помимо адреса, нужно указать банные обслуживающего банка, необходимые для перечисления оплаты.
  3. Данные о приобретаемом товаре или услуге.
  4. Отдельная строка должна быть выделена для НДС. В случае ее отсутствия здесь будет стоять «ноль» или прочерк.

:  Как в рсв отразить возмещение из фсс

Такой счет, как правило, должен быть подписан руководителем предприятия-продавца и его главным бухгалтером. В случае с ИП этот может быть одно и то же лицо. Подпись непременно надо заверить круглой печатью.

Формирование бланка

Есть компании, которым часто приходится выписывать счет на оплату. Бланк такого документа всегда должен быть под рукой. Это надо для того, чтобы сэкономить время и быть уверенным в правильности его составления. Обычно этот документ выполняется в виде двух таблиц, расположенных одна над другой.

Бланк должен включать в себя следующие данные:

  1. Таблица с полными банковскими реквизитами получателя.
  2. Далее в одну строчку располагается название составляемого документа, его порядковый номер и дата, взятая на момент выписки.
  3. Чуть ниже идут наименования получателя и отправителя, а также тех, кто ответственен за перемещение груза.
  4. Далее располагается таблица, которая должна включать в себя как минимум семь столбцов (номер по порядку, наименование товара, количество, единица измерения, цена и сумма). После нее внизу обязательно должны быть три строки (итого, НДС, всего с НДС). Оплату нужно производить именно по последней сумме. Чуть ниже она отдельно указывается прописью.
  5. Заканчивают бланк подписи руководителя, бухгалтера (главного или старшего) и ответственного лица.

Составление такого документа не должно вызывать никаких трудностей.

Кто подписывает счет на оплату. Как правильно подписать счет на оплату

Нужна ли на документе печать?

В соответствии со сложившейся в нашей стране деловой практикой повсеместно принято считать, что документ без печати – категория сомнительная. Так же бытует мнение, что только печать на документе придает ему действительную юридическую силу.

Наличие на документе оттиска печати требуют все и партнер, и банк, и, должностные лица государственных органов, с которыми постоянно приходится сталкиваться любому предпринимателю. Печать — это одно из средств индивидуализации организации.

Но всегда ли при составлении документов их надо скреплять печатью? Давайте разберемся, на каких документах, и в каких случаях нужно ставить оттиск печати.

Весь документооборот предприятия можно условно разделить на два больших сектора — деловые бумаги и документы бухгалтерского и налогового учета.
Для каждой из этих категорий установлены свои правила использования печатей.

Для того, чтобы существовать автономия, которую нужно вызвать, необходимо, чтобы лицо, претендующее на право, делало это для кого-то, с кем он или она не находились в какой-либо причинно-следственной связи. Или, другими словами, тот, кто предъявляет обвинения, является третьей стороной, с которой у должника нет отношений, породивших обменную облигацию.

Проблема доброй или недобросовестности третьего владельца может вызвать трудности в его применении. Первое, что следует сказать, чтобы прояснить этот вопрос, состоит в том, что добро или недобросовестность должна относиться к юридическому делу, которое породило приобретение титула.

В этом смысле покупатель добросовестно, если на момент получения титула подписчика или индоссанта действует честно, с осознанием того, что он приобретает, кто может его перевести.

Всегда следует полагать, что человек действует добросовестно, поскольку колумбийское коммерческое право так заказывает в статье.

Деловые бумаги Приказы по кадрам.

Буквальное прочтение Трудового кодекса позволяет сделать вывод, что на кадровых приказах (распоряжениях) печать ставить не обязательно (например ст. 152 ТК).

Хотя «коварная статья 52 ТК говорит, что: «Правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом». Правительство специального документа по данному вопросу не принимало, однако в Примерной форме трудового договора, утв.

Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155 в конце стоят две непримечательные буквы «М.П.», что означает, что наличие печати на трудовом договоре вероятно НЕОБХОДИМО.

Доказательство недобросовестности подразумевает, что в сделке между подписчиком и бенефициаром последний действовал нечестно.

Но, учитывая автономность каждого обменного соглашения, эта недобросовестность будет иметь значение только в отношениях между подписчиком должника и его бенефициаром.

Ни один другой предыдущий заемщик не может претендовать на то, чтобы воспользоваться его последствиями.

Второй объяснительный вопрос связан с тем, что предусмотрено в статье 784, цифра. Эта цифра позволяет предлагать причинные исключения против любого, кто не является добросовестным держателем, освобожденным от вины.

Но, вновь подтвердившись в автономии, необходимо было бы сказать, что у него не будет какой-либо сферы, что указано в цифре, поскольку, хотя причинные исключения могут быть предложены третьей стороне, если эта третья сторона не является участником причинно-следственной деятельности, должник он не мог требовать исключений, которые являются исключительно личными или относительными.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.