Копии документов при приеме на работу

Содержание

Полный перечень документов, необходимых при приеме на работу

Копии документов при приеме на работу

Собираясь устроиться на новое место работы, соискателю должности потребуется подготовить определенный перечень документов. Причем часть из них нужны всегда, независимо от предприятия. Некоторые, наоборот, актуальны только в определенной организации. Однако лучше знать заранее, какие документы нужны соискателю для устройства на работу.

Требуемые бумаги

Пакет документов, который может потребоваться при трудоустройстве, регламентируется ст. 65 ТК РФ. В него входят:

  • Документ, удостоверяющий личность (например, паспорт).
  • Трудовая книжка.
  • СНИЛС. При первичном трудоустройстве оформление страхового свидетельства новоиспеченного сотрудника берет на себя работодатель.
  • Военный билет (можно использовать приписное свидетельство). Его обязаны предоставить все лица, которых могут призвать для прохождения службы.
  • Диплом или иное свидетельство об образовании (может пригодиться вложение с указанием оценок). Используется в качестве доказательства наличия у соискателя требуемого образования и нужной для должности квалификации. Помимо диплома, может потребоваться специальное удостоверение (например, для профессии машиниста экскаватора) или водительские права с необходимой категорией (если устраиваться водителем).
  • Бумага, подтверждающая или опровергающая наличие судимости. Некоторые предприятия по закону не могут принять на работу кандидата, имеющего проблемы с законом.
  • Медицинская справка (форма 086/у). В данном документе должны быть четко прописаны противопоказания к выполнению тех или иных видов работ (если таковые имеются у соискателя). По аналогичным причинам данная справка обязательна, если кандидату еще не исполнилось 18-ти лет.
  • Санитарная книжка потребуется при трудоустройстве в сферу пищевой промышленности, реализации продуктов питания и прочей подобной деятельности. Получить книжку можно в отделении Санэпиднадзора по месту нахождения кандидата на должность.

Важно: единственный документ, необходимый при приеме на работу – паспорт. Прочие данные предоставляются в зависимости от требований работодателя.

Трудовая книжка не всегда обязательна при приеме на работу. Ее отсутствие допустимо в следующих ситуациях:

  • Соискатель должности впервые трудоустраивается. Документ будет открывать работодатель.
  • В случае утери или порчи. При приеме на работу следует уведомить об этом нанимателя, чтобы последний открыл новую трудовую.
  • При трудоустройстве по совместительству.

После прекращения рабочих взаимоотношений трудовая книжка возвращается владельцу.

Дополнительные сведения

Согласно законодательству, указанный список – это максимально возможный пакет документов, который вправе требовать наниматель. Однако иногда он просит предоставить дополнительные данные.

К таковым можно отнести:

  • Заявление о зачислении в штат компании. Следует заполнить бланк непосредственно в процессе оформления в качестве сотрудника. Бумага будет подшита в личное дело.
  • Фото размером ¾ в количестве 3 шт. Используются для вклейки в личное дело, пропуск, личную карточку (форма Т-2).
  • ИНН (налоговое свидетельство).
  • Когда соискатель меняет место трудоустройства, наниматель может попросить его предоставить справку по форме 2-НДФЛ. Если потребуется оплатить больничный, во внимание берется доход на предыдущем месте работы. Для нового работника это только на пользу, особенно когда стаж на текущей работе минимальный.
  • Характеристика, полученная от прошлого работодателя. Позволяет рассчитывать на лучшую должность и более выгодные условия.
  • Для получения каких-либо льгот может потребоваться справка о заключении брака, о составе семьи. Если у кого-то из близких имеется инвалидность, об этом стоит упомянуть и предоставить копию соответствующего заключения.
  • Иногородним кандидатам стоит подготовить справку о наличии временной регистрации.

Согласно закону, эти данные необязательны. Однако их наличие существенно увеличивает вероятность одобрения кандидатуры.

Когда соискатель пытается устроиться на государственную или муниципальную службу, от него потребуется следующая информация:

  • Сведения об уровне дохода за предшествующий текущему год.
  • Данные о расходах, наличии имущества и обязательств по нему. Если у соискателя есть семья и несовершеннолетние дети, по ним так же следует подать указанные сведения.

Данный перечень является вполне правомерным, если судить по законодательству нашей страны.

Трудоустройство иностранных граждан

Приезжему из другой страны соискателю, в первую очередь, требуется патент или разрешение на работу. Этот документ можно получить в ФМС (Федеральная Миграционная Служба) по месту пребывания.

При этом при переезде из одного субъекта РФ в другой разрешение на работу придется получать заново.

В противном случае действия иностранного гражданина незаконны и наказуемы, согласно ФЗ № 115 «О правовом положении иностранных граждан».

В остальном сведения, подаваемые иностранцем, аналогичны перечню документов для граждан нашей страны.

Принятие на работу несовершеннолетнего

Гражданин, которому не исполнилось 18 лет, так же может быть трудоустроен. Для этого потребуется соблюсти ряд требований:

  1. Для оформления на работу кандидату младше 16-ти лет необходимо предоставить письменное разрешение родителей (опекунов и иных, заменяющих родителей лиц). Согласие следует приобщить к остальному пакету бумаг.
  2. Обязательным мероприятием является прохождение медицинского осмотра. Процедуру оплачивает работодатель, а результаты прикладываются ко всем остальным документам.

Невыполнение какого-либо из перечисленных пунктов свидетельствует о неправомерном трудоустройстве подростка. Работодателя ввиду незаконных деяний могут привлечь к ответственности. Обязательной для него станет выплата денежной компенсации несовершеннолетнему. Это актуально в том случае, если здоровью последнего был нанесен вред в результате исполнения им рабочих обязанностей.

Обратившись в организацию соискателю следует уточнить, какие документы нужны при приеме на работу. Наличие всех необходимых сведений сократит длительность процедуры и повысит шансы на получение желаемой должности.

Перечень обязательных и дополнительных документов при приеме на работу

Копии документов при приеме на работу

По правилам приема на работу работников соискателю необходимо собрать определенный пакет документов. Некоторые из них являются обязательными и будут требоваться в любой компании. Другие предоставлять в целом не обязательно, но в конкретной организации могут потребовать их предоставить, в зависимости от рода деятельности.

Собираем документы для оформления на работу

Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу.

1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.

2. Трудовая книжка. Не требуется предъявлять в следующих случаях:

  • соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;
  • трудовая книжка утеряна или повреждена — претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;
  • в случае, если работник поступает на работу по совместительству.

После расторжения трудовых отношений осуществляется выдача трудовой книжки работнику.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.

4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Учитесь и желаете устроиться на работу? Узнайте, как оплачивается учебный отпуск.

Особенности внесения записей в трудовую книжку сотрудника.

5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.

Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.

Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.

6. Справка о наличии либо отсутствии судимости. Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.

7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности.

Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером).

При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях

Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.

В списке не значится, но работодателю требуется

Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:

1. Заявление о приеме на работу. Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.

2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.

Как осуществляется прием на работу на испытательный срок?

Способы расчета отпуска в различных ситуациях.

Узнать о деятельности компании по ИНН: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/dokumentatsiya/kak-proverit-ip-po-inn.html

5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.

6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.).

По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию.

Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.

7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.

8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:

  • о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;
  • о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.

Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.

Прием на работу иностранного работника

Для трудоустройства иностранного гражданина необходимо, чтобы у него было разрешение на работу, выдаваемое Федеральной Миграционной Службой по месту пребывания. При этом иностранцу прямо запрещено законом (№ 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан») работать за пределами субъекта РФ, в котором у него имеется разрешение на временное проживание.

В остальном, перечень документов, предусмотренный регламентом приема на работу сотрудника из другого государства, совпадает с перечнем для граждан Российской Федерации.

Собирать ли все эти документы?

Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.

Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).

Если работодатель заинтересован в привлечении и удержании высококвалифицированных работников, то, на основании некоторых документов, может предоставить сотруднику определенные льготы или выплачивать ему компенсации.

Какие документы нужны для устройства на работу – перечень документов по тк рф

Копии документов при приеме на работу

Трудоустройство – это система организационных, экономических и правовых мер, направленных на обеспечение трудовой занятости населения, включая содействие в поиске и получении работы.

Каждому гражданину хотя бы раз в жизни приходилось устраиваться на работу. По правилам приема на работу работников соискателю необходимо собрать определенный пакет документов.

Некоторые из них являются обязательными и будут требоваться в любой компании. Другие предоставлять в целом не обязательно, но в конкретной организации могут потребовать их предоставить, в зависимости от рода деятельности. О том какие документы потребуются при трудоустройстве пойдёт речь в нашей статье.

Документы для официального трудоустройства

Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу:

  • Паспорт.
  • Трудовая книжка.
  • Документ об образовании.
  • Документ воинского учета для военнообязанных и тех, кто по возрасту подлежит призыву на воинскую службу.
  • ИНН — Идентификационный номер налогоплательщика.
  • Пенсионное страховое свидетельство.
  • Медицинская книжка.

Процедура приёма на работу

  1. Сначала происходит предъявление будущим работником документов, которые были рассмотрены выше, работодателю, и заполнение заявления о приёме на работу.
  2. Работодатель какое-то время рассматривает заявление, чаще всего вызывает будущего работника на собеседование.

  3. Далее работодатель ознакомляет работника с актами работы и коллективным договором, если таковой имеется.
  4. Работник подписывает трудовой договор, подтверждая его прочтение и принимая ответственность за свою работу.
  5. Работнику обязательно вручается его экземпляр трудового договора.

  6. После заключения договора издаётся и регистрируется приказ о приёме на работу.
  7. Работник читает приказ и ставит под ним свою подпись.
  8. Приём на работу записывается в трудовую книжку.
  9. Далее оформляется личная карточка работника и его включение в таблицу учёта.

Большей частью документов занимается начальство и уполномоченные работники «под рукой» будущего начальника.

Получение документов

  1. Книжку о трудовой деятельности получают у работодателя после официального принятия на работу и подписи (заключения) трудового договора. Она будет заполнена со всеми требованиями и стандартами, но не вами самостоятельно.
  2. Документы об образовании — это аттестат и диплом.

  3. Для получения документа воинского учёта — военного билета — понадобятся:
    • 2 экземпляра заранее составленных заявлений.
    • 2 фотографии на матовой бумаге, размер — 2.5х3.5.
    • Оригинал паспорта.
    • Копия страниц паспорта 2,3 и 5 на одном листе.
    • Оригинал и копия свидетельства об образовании.
    • Оригинал и копия прав на вождение, если имеются.
    • Лист медицинской комиссии с заключением об общем состоянии человека.

При получении билета обязательно полностью читайте всё, что подписываете, задавайте вопросы, если вам что-то неясно.

Ни в коем случае не соглашайтесь на дополнительное обследование якобы в обязательном порядке и не сообщайте какие-либо дополнительные данные о себе, кроме тех, что требует заявление! Также рекомендуется тщательно изучить статью 51 Конституции РФ!

ИНН можно получить в налоговой службе по вашему месту жительства, лучше заранее найти нужный адрес в интернете.

Далее, следуйте простым правилам:

  • Возьмите с собой оригинал и копию 1,2,3 и 5 страниц паспорта на отдельных листах;
  • Стандартный бланк можете заполнить на месте или принести уже готовый;

Сдайте заявление и подождите 5 рабочих дней. По истечении времени, ИНН будет вам выдан.

  1. Пенсионное удостоверение можно получить даже в интернете, заполнив на сайте гос. услуг соответствующее заявление. Через несколько дней вам придёт уведомление о готовности удостоверения, а получить его можно в ближайшем Пенсионном фонде. Однако не забудьте захватить с собой паспорт!
  2. Приобрести медицинскую книжку можно в любом отделении госэпидемнадзора — «СЭС». Возьмите с собой цветную или чёрно-белую фотографию 3х4, паспорт и деньги. В кассе оплатите бланк медкнижки и заполните его, получите квитанцию, далее, следуйте этому плану:
    • Предъявите сотруднику СЭС оплаченную квитанцию, фото и паспорт.
    • Укажите номер паспорта и день, когда вам удобно забрать санкнижку.
    • В назначенный день заберите готовую книжку и получите направление в медкомиссию.
    • Пройти медкомиссию можно в любом мед. учреждении.
    • Обязательно сохраняйте все квитанции и чеки, чтобы после получить деньги назад от своего работодателя!
    • Обычно комиссия требует сдать санитарный минимум — он проходит в виде теста на знание санитарных норм.

Какие документы нужны для трудоустройства несовершеннолетним

Заранее отметим, что несовершеннолетним считается любой человек в возрасте до 18 лет включительно!

  • Согласие хотя бы одного родителя или лица его заменяющего: опекуна, мачехи, отчима.
  • Согласие из местного органа опеки и попечительства.
  • Лица, которым исполнилось 15 лет, предъявляют аттестат об общем образовании (выдаётся по окончании 9 класса, после сдачи всех необходимых экзаменов).
  • Документ, в котором обозначен план занятий или их расписание.
  • Медицинская справка о прохождении осмотра. Получить можно у педиатра.

Основные документы для трудоустройства граждан СНГ

  • Паспорт или иной документ, подтверждающий личность.
  • Миграционная карта.
  • Чек об уплате госпошлины.

Получить миграционную карту можно: 

  • при пересечении границы РФ авиатранспортом — у сотрудников экипажа;
  • водным (морские и речные пути) — у членов экипажа судна;
  • на поезде — у сотрудников экипажа поезда;
  • на автобусе — у водителя;
  • своим ходом (автомобиль, велосипед, хоть пешком) — у сотрудников таможенной службы;

Если вы не успели или забыли заполнить карту «по дороге», то сделайте это в зале прибытия на вокзал или станцию перед прохождением миграционного контроля. Карта выдаётся бесплатно!

Оплатить госпошлину можно в государственном банке («Сбербанк», например), через интернет или через почту. Чек, подтверждающий оплату госпошлины, нужен именно в оригинале!

Когда трудовая книжка не нужна

Конечно же, есть ряд ситуаций, когда вы можете не подавать трудовую книжку:

  1. Если сотрудник был принят на работу впервые.
  2. Наличие повреждений трудовой книжки, или её потеря.
  3. Трудоустройство осуществляется по совместительству (неполный рабочий день).
  4. Сотрудник не хочет, чтобы работа была занесена в трудовую книжку (да, такое тоже возможно).

Какие дополнительные документы лучше подготовить

Иногда работодатель может потребовать от сотрудника ряд второстепенных документов.

Лучше быть заранее готовым к таким заявлениям.

  1. Заявление о приеме на работу (внимательно заполняйте его, читайте полностью).
  2. Фотография. Конечно, это будет паспортное фото, лучше запастись парочкой лишних экземпляров.
  3. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка выдаётся только самим работодателем работнику, она содержит сведения о доходе, налогах, информацию о начальнике и работнике.
  4. Характеристика с предыдущего места работы. Подобное заявление пишет предыдущий начальник и ставит под ним свою подпись и печать, указывает адрес компании.
  5. Документы о семейном положении: свидетельство о браке, свидетельство о рождении ребёнка, справка об отсутствии акта гражданского состояния (о безбрачии). Получить её можно у любого юриста.
  6. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.
  7. Оригинал или копия водительского удостоверения.
  8. Документация, которая подтверждает наличие у человека права на получение определенных компенсаций и гарантий.

Документы для работы в муниципальной службе

  1. О расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Конечно же, имеются в виду крупные расходы, а не поход за продуктами. Если у работника есть, к примеру, собственный бизнес, то запросто могут потребовать документы на его ведение.

  2. Сведения о супруге работника и его несовершеннолетних детях: свидетельство о браке, о рождении детей, паспорт супруги/супруга, информация о месте работы мужа/жены.

  3. О доходах за год, предшествующий поступлению на работу: справка о доходах за прошедший год выдаётся работодателем или уполномоченным отделом кадров до 1 апреля нового года.

Нюансы при приёме на работу иностранного работника

Существенных нюансов работы в РФ иностранного гражданина всего два. Естественно, плохое знание языка или культуры новой страны не считается за проблему.

  1. Трудовая книжка — это проблема №1. Она оформлена по стандартам Конституции родной страны иностранца, и не подходит для использования в РФ. Кадровый работник может изучить трудовую деятельность нового работника, но не может забирать чужестранную трудовую книжку на хранение, наряду с российскими. В течение 5 рабочих дней работодатель должен позаботиться о заведение на иностранного работника трудовой книжки образца РФ.
  2. Налоги. Если гражданин находится в России менее 183 дней, то НДФЛ с его з/п составляет 30%. Если более, то стандартные 13%. Иногда по этой причине работодатели спрашивают, как долго иностранец пребывает в стране. Иногда, могут отказать в работе.
  1. Автобиографию. Нельзя сказать, что этот пункт крайне важен, но во время собеседования он поможет и вам, как заранее подготовленный конспект, и работодателю, как некий более или менее подробный рассказ о новом сотруднике.
  2. Копию трудовой книжки. Если вы впервые устраиваетесь на работу, и ваша трудовая книжка пуста, то смело скажите об этом работодателю заранее, а не ждите удивления на его лице, когда этого документа он не найдёт.
  3. Документы об образовании. Аттестат и диплом, если имеется.
  4. Портфолио, если оно предусмотрено для заявленной вакансии. Как правило, портфолио используется для приёма на работу креативного плана (дизайнер, аниматор, художник и т.д.) или в модельном бизнесе.

Поскольку автобиографию писать нужно обязательно самому, придерживайтесь нижеуказанного плана и старайтесь не слишком вдаваться в ностальгию и не переливать из пустого в порожнее.

Пишите кратко и ясно от первого лица, не забывайте указывать хронологические даты, возраст родителей, место проживания. Придерживайтесь следующего плана:

  • ФИО
  • Место и дата рождения.
  • Краткие сведения об отце и матери: когда родились, где живут, кем работают.
  • Паспортные данные.
  • Настоящий домашний адрес.
  • Образование. Обязательно напишите, сколько классов вы окончили 9 или 11, куда поступили после школы.
  • Пару слов о трудовой деятельности. Не стоит конкретно расписывать бывшие места работы. Названия компании и её адреса будет вполне достаточно.
  • Семейное положение. Несколько слов о супруге (ФИО, возраст, место работы, образование), о детях, сожителях. Если проживаете в одиночестве, то так и пишите.
  • Для мужчин — период воинской службы. Для женщин — сведения о декретных отпусках.
  • Собственные увлечения.
  • Несколько слов о личных наградах, достижениях, успехах. Желательно, тех, которые вы можете подтвердить грамотами, медалями или дипломами.
  • Контакты: домашний и мобильный номера телефонов, адрес электронной почты.
  • Дата написания текста.
  • Личная подпись.

Желательно приклеить или прикрепить к автобиографии своё фото. Необязательно в строгом виде, как на паспорте. Главное — это ваши эмоции на фото. Излучайте оптимизм!

Некоторые люди считают, что первые несколько лет после университета нужно не искать работу и нарабатывать опыт, а составлять портфолио.

Портфолио — это некий список ваших достижений, которые могут пригодиться походу работы, на которую вы хотите устроиться.

Например, вы хотите работать адвокатом и за несколько месяцев до собеседования посещали мастер-класс на эту тему и получили удостоверение об этом. Его как раз обязательно нужно вложить в портфолио!

Если вы хотите быть дизайнером или модельером, то покажите будущему шефу лучшие примеры своих работ. Если моделью — свои самые удачные фотографии.

0,00, (оценок: 0) Загрузка…

Какие копии документов при приеме на работу должны заверяться печатью

Копии документов при приеме на работу

Прямая обязанность кадровой службы заниматься ведением документации, связанной с учетом и движением персонала на предприятии. Оформлять документацию и при необходимости делать с них копии и должным образом заверять.  Но далеко не все копии делает отдел кадров. Давайте разберемся, какие копии документов заверяют печатью при приеме на работу.

Трудовой кодекс о копировании документов

Копия документа – это также документ, который воспроизводит информацию, занесенную в подлинник в полном объеме или частично.

Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации говорит, что работодатель в лице кадровой службы обязан выдать сотруднику копии тех документов, которые он запросит в письменной форме, и которые будут соответствовать перечню, установленному законодательно. Выдача копий происходит не позднее трех дней с момента подачи данного заявления работником. На каких документах в соответствии с нормативными актами ставится подпись «копия верна» при приеме на работу отражено в следующем перечне:

  1. приказ о приеме на работу;
  2. приказ о переводе на другую должность или работу;
  3. приказ об аннулировании трудового договора;
  4. выписки из трудовых книжек;
  5. справка о заработной плате;
  6. справка о начисленных и уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование и социальное страхование;
  7. справка о времени работы у конкретного работодателя.

С современным техническим оснащением процесса работы не составит труда воспроизвести необходимый документ в нужном количестве экземпляров. Однако, разные ситуации требуют различного оформления копий для сохранения их юридической силы. Поэтому вопросу правильности копирования отводится немаловажная часть делопроизводства.

Как правильно снять копию

Копия должна содержать в точности ту информацию, которая имеется на подлиннике, исключая росписи должностных лиц. Ее оформляют на стандартном листе, переписывая или перепечатывая содержание, включая дату, индекс при регистрации, место издания подлинника.

Эти данные должны соответствовать оригиналу не смотря на то, что копии могут быть сняты гораздо позже. Как было сказано, подписи не воспроизводятся, а лишь расшифровываются в подробностях, с указанием должности и фамилии с инициалами. В связи с этим снятую копию необходимо заверить. Отметку о заверении скопированного документа ставят ниже фактической подписи.

Записывают словами «верно» и указывается лицо, заверившее второй экземпляр (должность, ФИО, дата).

Печать предприятия или организации ставится на копии в том случае,  если ее надлежит выдать на руки или переслать в другую организацию или третьим лицам.

Предприятие или организация могут заверять только те документы, которые изданы внутри этого предприятия. Снимать копии с документации других организаций можно только после предварительного получения их разрешения.

Исключением могут стать выписки из документов, изданных сторонними организациями при приеме на работу:

  • диплом об образовании;
  • свидетельства об окончании учебного заведения или курсов повышения квалификации;
  • трудовая книжка, с которой обычно снимают выписки или дубликаты.

Существует разделение понятия «копия» на отпуски и выписки. Выписка – это скопированная часть документа. Часто готовят выписки из приказов при приеме на работу для внесения их в личные дела. Оформляются они на бланке предприятия, и воспроизводят чаще всего следующие документы:

  • протоколы различных событий, заседаний, мероприятий, прочего;
  • приказы о приеме на работу или увольнении с работы;
  • приказы о переводе с одной должности на другую;
  • распоряжения внутри предприятия;
  • другие локальные документы.

Ставиться ли печать на выписках? Заверение происходит согласно установленным нормативам по общим правилам, т.е. пишется «верно», указываются реквизиты заверившего лица, и ставится печать поверх подписи. Отпуски – это копии оригинальных документов, остающихся на предприятии. Если текст документа написан на бланке, то текст и форма бланка не воспроизводится, а в остальном заверение такое же.

С развитием компьютерной  и оргтехники снять копию можно соблюдая абсолютную идентичность. Такие автоматические копии называются факсимильными и особого заверения не требуют. Однако, в ряде случаев, а именно при приеме на работу требуется заверить подлинность документов – дипломов, свидетельств. При тиражировании документов на гербовых бланках, каждый экземпляр заверяется печатью.

Запретные документы, без которых кадровой службе не обойтись

Копии документов при приеме на работу

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас.

Договор о полной материальной ответственности с любым сотрудником

Когда компания планирует передать новому сотруднику ноутбук, планшет или телефон, с ним заключают договор о полной материальной ответственности за корпоративные ценности. Компания полагает, что этого достаточно, чтобы взыскать ущерб, если он повредит или потеряет вещи, но это ошибка.

Закон разрешает заключать договоры о полной материальной ответственности только с работниками старше 18 лет, которые непосредственно обслуживают или используют деньги или ценности компании (ст. 244 ТК). При этом сотрудник должен либо занимать должность, либо выполнять работы из Перечня, утвержденного постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85.

С работника нельзя взыскать весь ущерб за порчу имущества компании по незаконному договору о полной материальной ответственности. Суд признает такой документ недействительным и взыщет с работника только средний заработок.

Кроме того, есть риск получить штраф ГИТ до 50 000 руб. за незаконный договор (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Поэтому проверьте все ваши договоры о полной материальной ответственности.

Расторгните договоры, которые заключили не по правилам.

Чем заменить.

Передавайте ноутбуки, телефоны и другие ценности по разовому документу – акту приема-передачи имущества (образец ниже). Такой документ составляйте с работниками, с которыми нельзя заключать договор о полной материальной ответственности. Документ составляйте каждый раз, когда нужно передать имущество.

Когда формируют личное дело работника, снимают копии страниц его паспорта.

Делают это, чтобы без ошибок оформить трудовую книжку новичка или проверить, верно ли перенесли в личную карточку данные из паспорта.

Также копия паспорта позволяет узнать семейное положение сотрудника и наличие у него детей. Но такая копия в личном деле может привести к негативным последствиям для компании и директора.

При приеме на работу работник обязан представить паспорт или иной документ, который удостоверяет его личность (ст. 65 ТК). Трудовой кодекс не содержит нормы, которая разрешает снимать копию с паспорта работника и хранить ее в личном деле. Работник предъявляет паспорт, чтобы кадровик удостоверился в его личности. Затем паспорт нужно вернуть владельцу.

Если в личном деле работника обнаружат копию паспорта, Роскомнадзор выпишет штраф до 50 000 руб. (ст. 13.11 КоАП). Суд поддерживает такую практику Роскомнадзора. Ведь законных оснований для хранения копии паспорта нет, а хранить лишние данные запрещено (ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Если хотите сверить с паспортом данные в личной карточке, делайте это сразу после ее заполнения работником и просите внести исправления, если заметите неточности. Заполняйте данные о фамилии, имени и отчестве в трудовой книжке из сверенной личной карточки формы № Т-2.

Обязательство не устраиваться на работу к конкурентам

Когда увольняется ценный сотрудник, то уносит с собой не только опыт, но и секреты компании. Например, базу клиентов, контакты с поставщиками и пр.

Аналогичная ситуация происходит, когда такой сотрудник устраивается в конкурирующую компанию по совместительству.

Чтобы защитить свои секреты, компании берут у сотрудников специальный документ – обязательство не устраиваться к конкурентам. Но на самом деле такой документ не защищает корпоративные тайны.

Компания не вправе запретить сотруднику работать в других организациях. Работник сам решает, где трудиться (ст. 37 Конституции, ст. 2 ТК). Поэтому даже письменное обязательство не помешает ему уволиться и пойти работать в конкурирующую фирму, где он сможет передать закрытую информацию прежнего работодателя. Суд поддержит работника, если попытаетесь взыскать с него ущерб.

Чем заменить.

Заключите с сотрудником договор о неразглашении коммерческой тайны (образец ниже).

В договоре пропишите критерии коммерческой тайны или секрета производства, порядок работы с такими сведениями, ее охраны и условия ответственности за нарушение.

Укажите срок, в течение которого действует режим коммерческой тайны, в том числе после увольнения. Также опишите действия работника по сохранению тайны после увольнения (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ).

Договор о неразглашении коммерческой тайны – законный документ, который защитит секреты компании. Если работник нарушит обязательство, прежний работодатель будет вправе потребовать компенсацию.

Согласие на передачу персональных данных без ограничений

После того как сотрудника принимают на работу, его персональные данные может потребоваться передать другой организации. Например, охранному предприятию, компании, с которой заключили договор на перевозку работников, организации, в которую собираются командировать работника, и в других случаях.

Чтобы каждый раз не брать у сотрудника письменное согласие, готовят универсальный документ. В него включают условие, что сотрудник предоставляет компании право передавать его персональные данные любым организациям без исключения. Но такой документ незаконен.

Согласие на передачу персональных данных необходимо, чтобы соблюсти режим конфиденциальности сведений о работнике. Работник должен знать и понимать, какие персональные данные о нем, для каких целей и какая организация получает (ч. 1 ст.

 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Это требование невозможно соблюсти, если оформить универсальное согласие на передачу данных любой организации.

Получайте от работника письменное согласие каждый раз, когда хотите передать его данные третьим лицам.

Если инспектор Роскомнадзора обнаружит согласие, которое позволяет передавать данные о работнике любым организациям, то оштрафует на сумму до 75 000 руб. (ст. 13.11 КоАП). Поэтому проверьте личные дела работников. Уничтожьте все универсальные согласия, если найдете такие документы. Так избежите штрафа.

Чем заменить.

Разработайте шаблон формы согласия на передачу персональных данных работников другим организациям (образец ниже). Включите в шаблон общие условия, чтобы каждый раз не заполнять.

Оставьте незаполненными строки о перечне персональных данных, целях передачи данных, наименовании организации, куда передаете данные, Ф. И. О. работника и пр.

Это позволит каждый раз получать от работника конкретное согласие.

Заявление на выплату зарплаты один раз в месяц

Когда в компании хотят сэкономить на бухгалтерских услугах, берут со всех работников заявление на получение зарплаты один раз в месяц. В таком случае на подсчет заработка надо тратить вдвое меньше времени. Позиция работодателя – согласия работника достаточно, чтобы платить зарплату только раз в месяц, но это неверно.

Закон запрещает выплачивать зарплату меньше чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Конкретные даты выплаты зарплаты должны быть указаны в ПВТР, коллективном договоре или в трудовом договоре.

Заработную плату нужно выплачивать строго в эти даты. Исключение – день выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день.

В таком случае работник должен получить деньги накануне выходного или праздника (ч. 8 ст. 136 ТК).

Если вы взяли такое согласие, то ссылаться на него нельзя, оно ничтожно. Даже если это просьба самого работника, а не инициатива работодателя. В любом случае это нарушение закона (ч. 6 ст. 136 ТК). Такое нарушение влечет материальную ответственность в размере 1/150 ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки выплаты зарплаты и штраф ГИТ до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

Чем заменить.

Вместо согласия на выплату зарплаты раз в месяц вы можете принимать сотрудников по гражданско-правовым договорам. Тогда будете платить им по факту выполненной работы. Заключайте такие договоры только в том случае, если оформить гражданские отношения позволяет ситуация.

Например, сотрудник нужен эпизодически и каждый раз будет выполнять новое задание или новую работу. Получите штраф, если заключите гражданский договор вместо трудового. Основные различия гражданского и трудового договора – в таблице ниже.

Также допустимо заключить с сотрудником гражданский договор, если он зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя. Другой вариант – привлечь самозанятого гражданина.

Чем трудовой договор отличается от гражданского

ПризнакТрудовой договорГражданский договор
Предмет договораСотрудник выполняет трудовую функцию и получает за это от работодателя заработную платуИсполнитель выполняет разовую работу, услугу и получает за это вознаграждение
Оборудование, инструменты и другие средства, необходимые для работыРаботодатель предоставляет инструменты и оборудование работникуОбычно исполнитель выполняет работу с помощью своих инструментов. Заказчик может их предоставлять, если это предусмотрено в договоре
Обязанность работника соблюдать ПВТР и локальные актыРаботник подчиняется установленному в компании режиму труда, соблюдает локальные актыИсполнитель самостоятельно организует свою работу, локальные акты на него не распространяются
Оформление приказа о приеме, запись в трудовую книжку, заполнение личной карточки, присвоение табельного номераНа работника оформляют кадровые документы и присваивают табельный номерИсполнитель не входит в штат организации, кадровую документацию на него не ведут, в табеле учета рабочего времени его не указывают
Личное выполнение работыРаботник обязан лично выполнять возложенные на него обязанностиИсполнитель может выполнять работу как лично, так и с помощью третьих лиц
Оплата работыРаботник получает зарплату не реже двух раз в месяц. Размер зарплаты не может быть меньше МРОТ, если работник отработал норму времени и выполнил трудовые обязанностиИсполнитель получает вознаграждение в размере, который стороны согласовали в договоре. Периодичность выплат стороны определяют по своему усмотрению
Оплата отпусков, больничных и других гарантийРаботодатель оплачивает работнику отпуска, больничные, иные гарантии, предусмотренные трудовым законодательствомНа исполнителя не распространяются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством
Срок договораПо общему правилу, договор бессрочный. Срок можно установить в случаях, предусмотренных закономПо общему правилу, договор срочный. Если срок не определили, он действует до момента, когда исполнитель исполнит взятые на себя обязательства, а заказчик примет и оплатит работу

Заявление об увольнении с открытой датой

Когда работодатель сомневается в лояльности новичка, с него берут заявление об увольнении с открытой датой. Это позволяет в случае конфликта уволить несговорчивого сотрудника по нейтральному основанию. Также не будет испорчена трудовая книжка записью об увольнении за прогул, непрохождении испытания или по другому негативному основанию.

Закон разрешает увольнять сотрудника за нарушение трудовой дисциплины. Главное – соблюсти порядок вынесения взыскания (ст. 192–194 ТК). И суды поддерживают работодателей в этом. То же касается увольнения в связи с непрохождением испытания. Для этой цели и существует испытательный срок. В это время обе стороны трудового договора решают, будут ли продолжать трудовые отношения (ст. 70 ТК).

Если в личном деле сотрудника инспектор ГИТ обнаружит заявление с открытой датой, штрафа до 50 000 руб. не избежать (ст. 5.27 КоАП).

Суды при рассмотрении дел об увольнении по собственному желанию устанавливают, было ли действительно желание работника прекратить трудовые отношения.

Если выяснится, что работник написал заявление об увольнении в день трудоустройства, суд будет вправе восстановить его на работе. Компанию обяжут выплатить сотруднику зарплату за время вынужденного прогула, а также придется снова искать способ уволить его.

Чем заменить.

Во время испытательного срока нагружайте работника всеми видами работ, которые ему предстоит выполнять, смотрите, как он выполняет поручения, фиксируйте недочеты, разбирайте причины неудовлетворительного исполнения обязанностей. Не стесняйтесь возбуждать процедуру увольнения в связи с непрохождением испытания – предъявите уведомление о непрохождении испытания с указанием причины (образец ниже).

Обязательство не брать больничные

Когда работник болеет, нужно искать ему замену, вносить изменения в рабочий процесс. Замена может быть как своим работником, так и специалистом со стороны.

В обоих случаях всегда есть риск, что работу выполнят не в срок или некачественно. Заменяющему сотруднику нужно время, чтобы втянуться в работу. Поэтому работникам предлагают подписать обязательство не брать больничные.

Есть неверная точка зрения, что такой документ позволит удержать больных работников в офисе.

Работник обязан заботиться о своем здоровье, а государство поддерживать его в этом. Риск болезни или травмы работника на производстве застрахован, работодатель уплачивает за него страховые взносы (ст. 183 ТК, ч. 2 ст. 1.3, п. 1 ч.

 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). В случае заболевания или травмы работник получит пособие. Поэтому больной обязан лечиться, чтобы не заражать окружающих и коллег (ст. 27 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).

Получите штраф ГИТ до 50 000 руб. по части 1 статьи 5.27 КоАП, если используете обязательство не брать больничные как основание не платить пособие или снизить зарплату. Также за задержку зарплаты и пособия заплатите денежную компенсацию. Размер выплаты – 1/150 ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки (ст. 236 ТК).

Чем заменить.

Заменить обязательство не брать больничные ничем нельзя. Это право работника, и даже письменный отказ от него не имеет силы (ст. 9 ГК). Есть другой выход. Установите повременно-премиальную систему оплаты труда или надбавку за непрерывный стаж работы, в который включайте фактические дни работы. Пропишите все условия выплаты надбавки в положении об оплате труда (образец ниже).

1. Не заключайте договоры о материальной ответственности с ненадлежащими лицами, передавайте ценности по разовому акту приема-передачи.

2. Берите у работников согласие каждый раз, когда нужно передать их персональные данные третьим лицам.

3. Не требуйте у работника обязательство не устраиваться к конкурентам, лучше заключите договор о неразглашении коммерческой тайны.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.