Как создать новый отдел в организации

Содержание

Как создать новый отдел в организации?

Как создать новый отдел в организации

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 апреля 2011 г.

журнала № 8 за 2011 г.

Нередко, чтобы повысить эффективность работы компании, ее руководство объединяет разные отделы.

Укрупнить отделы можно двумя способами:

  • объединить два отдела и создать на их базе новый, например объединить транспортный и хозяйственный отделы в транспортно-хозяйственный;
  • присоединить один отдел к другому, например транспортный отдел к хозяйственному. В этом случае новый отдел не создается: сохраняется хозяйственный, но его компетенция расширяется за счет вливания в него транспортного отдела.

Причем цель, которая обычно преследуется при такой реорганизации, — не сокращение части персонала, а улучшение взаимодействия между работниками объединяемых отделов. Именно для этого два ранее независимых друг от друга структурных подразделения объединяются под единым централизованным руководством начальника укрупненного отдела.

При таком объединении отделов их работники, как правило, продолжают выполнять в укрупненном подразделении прежние обязанности. А потому возникают вопросы: достаточно ли для оформления укрупнения отделов внести изменения в штатное расписание или же без оформления целой кучи кадровых бумаг не обойтись?

Чтобы ответить на них, рассмотрим особенности каждого из двух вариантов укрупнения отделов.

ВАРИАНТ 1. Создаем новый отдел из двух старых

ШАГ 1.Меняем штатное расписание. Для этого издаем приказ о структурной реорганизации, которым:

Фактически укрупненный отдел заработает не ранее чем спустя 2 месяца после издания приказа о внесении изменений в штатное расписание. Ведь работников, у которых что-то меняется, нужно предупредить об этом не позже чем за 2 месяца.

Второй способ менее громоздкий, поскольку к приказу в этом случае прилагается только текст самих изменений, а не вся «штатка» компании целиком.

Также изменения в штатном расписании можно изложить в тексте самого приказа, а не оформлять отдельным приложением к нему.

Учитывайте важный нюанс: ввести в действие изменения в оргструктуре компании можно будет не ранее чем через 2 месяца после издания упомянутого приказа. Хотя бы потому, что при укрупнении отделов, возможно, придется переводить на другую работу или сокращать некоторых работников.

К таковым относятся начальники отделов, ведь в новом отделе не будет должностей начальника транспортного отдела и начальника хозяйственного отдела, а будет новая должность начальника транспортно-хозяйственного отдела.

Также, если в каждом из прежних отделов были должности секретарей, работодатель может сократить одну секретарскую должность и оставить в новом укрупненном отделе только одного секретаря.

И даже если таких работников в итоге переведут на другую работу, все равно придется запустить процедуру сокращения их нынешних должностей. А раз так, их придется за 2 месяца письменно уведомлять о сокращениист. 180 ТК РФ. Такого же мнения придерживаются и в Роструде.

АНОХИН Алексей Васильевич Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости

“При объединении отделов работников, занимающих должности начальников этих отделов, следует предупредить о сокращении их должностей за 2 месяца.
Основанием для проведения мероприятий по сокращению является приказ работодателя о внесении изменений в штатное расписание организации (либо об утверждении нового штатного расписания)”.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание можно оформить следующим образом.

О внесении изменений в штатное расписание

В целях совершенствования организационной структуры ООО «Зета» объединить транспортный и хозяйственный отделы в транспортно-хозяйственный отдел, в связи с чем:

1. Вывести из штатного расписания организации: — транспортный отдел;

— хозяйственный отдел.

2. Сократить следующие должности: — начальник транспортного отдела;

— начальник хозяйственного отдела.

3. Ввести в штатное расписание организации транспортно-хозяйственный отдел (штатное расписание транспортно-хозяйственного отдела прилагается).

4. Ввести в действие изменения, предусмотренные в пунктах 1—3 настоящего приказа, с 05.05.2011.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера организации Синицыну Л.В.
Генеральный директор ООО «Зета»

Одновременно с внесением изменений в штатное расписание желательно разработать и утвердить положение о новом отделе. Ведь работникам этого отдела надо заранее знать о структуре, основных задачах, функциях нового отдела, а также о порядке его взаимодействия с другими структурными подразделениями. С новым положением работников отдела нужно ознакомить под росписьст. 22 ТК РФ.

ШАГ 2.Разбираемся с работниками, в отношении которых запускается процедура сокращения и которых придется либо перевести на другую работу, либо уволить по сокращению. Всем таким работникам необходимо за 2 месяца до сокращения вручить под роспись уведомление о сокращениист. 180 ТК РФ.

Не забудьте за 2 месяца уведомить о предстоящем сокращении профсоюз (при его наличии) и территориальный орган занятостист. 82 ТК РФ; п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».

В уведомление нужно включить предложение о переводе на другую вакантную должность, если есть вакансия, которую можно предложить работникуст. 81 ТК РФ, ст. 180 ТК РФ. К примеру, руководителям обоих отделов предлагаем перевод. Одному из них — на должность начальника в новом отделе, а второму — на какую-нибудь иную должность (возможно, даже в другом подразделении компании).

Ведь уволить работника по сокращению можно только при условии, что его невозможно перевести с его согласия в этой же организациист. 81 ТК РФ:

  • на вакантную должность либо работу, соответствующую квалификации работника (в том числе на вышестоящую, если он обладает требуемой для нее квалификацией);
  • на вакантную нижестоящую должность (нижеоплачиваемую работу), которую он может выполнять с учетом квалификации и состояния здоровья.

Подробнее о том, как правильно провести сокращение, см.: 2009, № 1, с. 51

А если вы сокращаете две совпадающие должности и в компании только одна вакансия, перевод на которую можно предложить обоим работникам, то нужно проверить, нет ли у кого-то из них преимущественного права на оставление на работест. 179 ТК РФ.

Такое преимущество имеет тот работник, у которого более высокая производительность труда и квалификацияст. 179 ТК РФ. При сравнении производительности труда учитываются, в частности, данные о выполнении порученных заданий, о наличии дисциплинарных взысканий и т. п.

А квалификация подтверждается:

  • наличием у работника профессионального образования;
  • уровнем его теоретических знаний и практических навыков, степень освоения которых может выражаться в установленных работнику классе, категории и т. п.

Если же у сравниваемых работников производительность труда и квалификация равны, то предпочтение в оставлении на работе отдается, в частностист. 179 ТК РФ:

  • семейным — при наличии у них двух или более иждивенцев (то есть нетрудоспособных членов семьи (супруги(а), родителей, детейст. 2 Семейного кодекса РФ), находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая для них является основным и постоянным источником средств к существованию);
  • не имеющим в семье других работников с самостоятельным заработком;
  • получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
  • повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Уведомление о сокращении можно оформить так.

Начальнику транспортного отдела
Талалайкину А.С.

Уважаемый Алексей Сергеевич!

Источник: https://glaniga.ru/elver/2011/8/137-objedinjaem_otdeli_oformiti.html

Как создать тендерный отдел: пошаговый алгоритм

Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.

На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. Однако, в сфере тендерных продаж может быть несколько способов воплощения данного приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.

Отложить создание отдела

Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать.

Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление.

С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. Поэтому после поверхностной аналитики руководитель может принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.

Как рассчитать затраты на новый отдел финансовой службы

Чтобы рассчитать затраты на создание нового отдела финансовой службы, нужно:

1) продумать, какие функции (операции) потребуется выполнять дополнительно, какие результаты нужно обеспечить (формирование отчетов, обработку определенного объема документов и др.);

2) определить количество сотрудников, которые смогут своевременно и качественно справляться с работой. Подход к расчету зависит от того, выполняются ли аналогичные операции в компании или речь о совершенно новых для нее задачах. В первом случае количество новых сотрудников можно определить исходя из общей трудоемкости дополнительных работ.

Чтобы оценить ее, нужно установить, сколько времени тратят сотрудники действующей финансовой службы на выполнение таких же задач (подробнее о том, как разработать нормативы временных затрат для сотрудников финансовой службы, см.  Как проанализировать эффективность использования рабочего времени, об анализе производительности их труда см.

  Как проанализировать производительность труда административного персонала). Может оказаться, что трудоемкость дополнительных работ не слишком высока и есть возможность поручить их выполнение действующим сотрудникам.

Разумеется, если они не перегружены своими текущими обязанностями и им не приходится регулярно задерживаться на работе для их своевременного исполнения (к примеру, если соотношение загрузки и свободного времени составляет 80% к 20%).

Для расчета количества дополнительных сотрудников можно также использовать упрощенный подход, основанный на экспертной оценке и применении какого-либо важного для предприятия критерия, например, выручки.

Предположим, если выручка в филиале составляет 100 тыс. руб. – для бухгалтерского (управленческого) учета потребуется один сотрудник, если от 200 тыс. до 250 тыс. руб. – два сотрудника и т. д.

(рост документооборота пропорционален увеличению выручки).

Во втором случае, если необходимо выполнять новые для компании задачи (например, формировать отчетность по МСФО), а в действующей финансовой службе нет специалистов требуемой специализации и (или) квалификации, количество дополнительных сотрудников можно установить, опять же используя экспертную оценку, основанную на личном опыте или опыте коллег;

3) вычислить затраты на новый отдел (зарплату сотрудников, организацию рабочих мест) исходя из предложений по оплате труда на рынке.

При необходимости эти предварительные расчеты можно будет представить руководству, чтобы обосновать необходимость создания нового подразделения.

Что включить в пояснительную записку о необходимости создания нового отдела в финансовой службе

Если анализ содержания и трудоемкости дополнительных задач показал, что в финансовой службе необходимо создать новый отдел, финансовому директору стоит выступить с такой инициативой, подготовив пояснительную записку с обоснованием для руководства и собственников.

Ее содержание может быть, например, таким.

1. Текущая структура финансовой службы – действующие подразделения, состав отделов с указанием должностей сотрудников, фонд оплаты труда.

2. Список задач (укрупненно), решаемых финансовой службой в ее действующем составе на текущий момент.

3. Перечень новых (предстоящих) и недавно возникших задач, требующих выполнения финансовой службой. Причины их возникновения: например, увеличение объема работы за счет количества поступающих документов, из-за роста числа юридических лиц в группе компаний, открытия новых филиалов, по которым потребуется анализировать финансовые данные, и другие причины, указанные выше.

4. Описание мероприятий по использованию внутренних ресурсов для решения вновь возникших задач – выполненных и планируемых к выполнению. В этом пункте стоит кратко перечислить, какие вопросы и как уже были решены, что было предпринято для минимизации трудозатрат.

Например, автоматизировали выгрузку информации из бухгалтерской программы в программу для ведения управленческого учета и формирования управленческой отчетности; доработали программу для ведения управленческого учета, что позволило делать в ней часть расчетов без использования Excel; оптимизировали работу с банками – вместо шести банков продолжили сотрудничество лишь с тремя, предоставляющими оптимальный для компании набор услуг, как результат – уменьшился документооборот и трудозатраты сотрудников; перераспределили обязанности между отделами и т. п. Иными словами, в этом пункте рекомендуется сформулировать ответ на вопрос о том, что было сделано, чтобы не создавать еще один отдел.

5. Оценка будущих выгод от создания нового отдела и негативных последствий при отказе от этого. В зависимости от ситуации в этот пункт может быть целесообразно включить расчеты по сравнению альтернативы: например, покупка (доработка) новой программы (дополнительных блоков учета) и создание дополнительного отдела.

Желательно оценивать не только финансовые показатели, но и, например, риски, связанные с несвоевременным предоставлением информации, отражением в отчетах недостоверных данных (чем больше нагрузка на сотрудников и интенсивнее их работа, тем выше вероятность ошибок, просрочки выполнения задач) и т. д.

Такой всесторонний анализ не только устроит руководство и собственников компании, но и в конечном итоге будет полезен самому финансовому директору, так как позволит оценить эффективность деятельности его службы.

6. Предлагаемая структура – новый отдел (подразделение), его место в структуре финансовой службы, функции, возлагаемые задачи, численность сотрудников, фонд оплаты труда (подробнее о порядке создания финансовой службы см.  Как создать финансовую службу с нуля).

Информацию в пояснительной записке стоит представить в наглядной, удобной для восприятия форме – например, в виде таблиц.

Дмитрий Антонов , руководитель финансового отдела компании «МИЭЛЬ Новостройки»

1. Действующий состав финансовой службы представлен в таблице 1.

На текущий момент финансовая служба успешно выполняет свои функции, потребность в дополнительных сотрудниках отсутствует.

2. План развития компании.

В течение следующего года планируется открыть не менее 14 филиалов (см. таблицу 2. План развития филиальной сети).

В финансовой службе предлагается создать новый отдел по работе с региональными подразделениями, состоящий из трех сотрудников, включая руководителя отдела (из расчета один сотрудник на пять–шесть филиалов), а также увеличить штат бухгалтерии на двух человек.

3. Задачи нового отдела:

Для контроля над финансовой работой и внутреннего аудита на местах необходимы будут командировки в филиалы.

4. Предварительная работа.

К моменту открытия первого филиала действующая финансовая служба доработает бухгалтерскую и управленческую учетную политику, создаст дополнительные формы отчетности, дополнит бизнес-процессы, проведет переговоры с банками, организует другие необходимые мероприятия, позволяющие выполнять перечисленные задачи. Дополнительных затрат не потребуется. Ответственный – финансовый директор.

5. Создание отдела (нагрузка на каждого сотрудника рассчитана исходя из трудозатрат на выполнение подобных операций в действующей финансовой службе, а также с учетом планируемого объема доходов и расходов филиалов, т. е. планируемого документооборота).

Первоначально (до того как будут открыты пять новых филиалов) задачи нового отдела будет решать финансовая служба в действующем составе.

Дополнительные обязанности будут возложены на двух наиболее компетентных сотрудников (старших финансовых менеджеров А.А. Кузнецова и И.Н. Малышева).

На участках, которые они курируют, работа отлажена, поэтому у них есть возможность взять на себя решение новых задач, что будет занимать у каждого из них примерно один час в день.

В связи с этим предлагается установить им временную надбавку к оплате труда – в размере 15 процентов от оклада (66,7 тыс. руб.), что составляет 10 тыс. руб. на каждого. Итого дополнительный фонд оплаты труда в месяц будет равен 20 тыс. руб., дополнительные отчисления во внебюджетные фонды – 6 тыс. руб.

Набор сотрудников планируется к моменту открытия пяти новых филиалов – во II–III кварталах следующего года в зависимости от исполнения плана развития филиальной сети.

Сначала на работу будет принят один сотрудник – на должность руководителя. Он начнет формировать бизнес-процессы, разработает (усовершенствует) методологию учета и впоследствии подберет сотрудников, то есть наладит работу будущего отдела.

В III квартале планируется принять второго финансового менеджера, в IV квартале – третьего. Параллельно будет идти набор сотрудников в бухгалтерию.

6. Затраты на оплату труда новых сотрудников:

Затраты за год (с учетом плана найма персонала) представлены в таблице 3. Они на 227,5 тыс. руб. (730 тыс. руб. + 219 тыс. руб. – 721,5 тыс. руб.) меньше, чем ежемесячные расходы на содержание действующей финансовой службы.

Источник: https://www.fd.ru/recommend/2653-kak-obosnovat-neobhodimost-v-sozdanii-novogo-otdela-v-finansovoy-slujbe

Объединяем отделы: как оформить

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 апреля 2011 г.

журнала № 8 за 2011 г.

Нередко, чтобы повысить эффективность работы компании, ее руководство объединяет разные отделы.

Укрупнить отделы можно двумя способами:

  • объединить два отдела и создать на их базе новый, например объединить транспортный и хозяйственный отделы в транспортно-хозяйственный;
  • присоединить один отдел к другому, например транспортный отдел к хозяйственному. В этом случае новый отдел не создается: сохраняется хозяйственный, но его компетенция расширяется за счет вливания в него транспортного отдела.

Возложить дополнительные обязанности

Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок.

Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Поэтому на практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава.

В данном случае уместной будет поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Создать полноценный отдел

Альтернативным решением может являться решение о создании солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок.

После этого набирается целый штат тендерных специалистов.

Однако, зачастую содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.

Таким образом, для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.

Строим отдел

Как мы уже определились, тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:

  • планирование;
  • организация;
  • координация;
  • мотивация;
  • контроль.

Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть свои показатели и измеримые результаты. Ведь то, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела также могут меняться.

В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.

Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом также приходится решать совместные задачи, и с другими

Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она может исходить как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые можно записать в портфолио.

Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим, например по факту закрытия контракта, так и периодическим: месячный, квартальный, годовой.

Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Поэтому целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:

  1. Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела, а также контроль и составление отчетности.
  2. Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
  3. Юрист по торгам. Главный исполнитель, который должен отвечать за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
  4. Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
  5. Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.

При небольших оборотах функции юриста и тендерного специалиста можно возложить на одного человека.

Распределяем обязанности

После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.

  1. Составление комплекта документов и получение ЭП.
  2. Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
  3. Настройка рабочего места для участия в торгах.
  4. Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
  5. Изучение и анализ документации, технического задания.
  6. Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
  7. Подготовка и подача заявок.
  8. Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение.
  9. Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
  10. Получение займов и банковских гарантий.
  11. Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
  12. Участие в закупках (личное или дистанционное).
  13. Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
  14. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок.
  15. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
  16. Подписание контрактов.

Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

Скачать

Источник: https://goscontract.info/tender/kak-sozdat-tendernyy-otdel-poshagovyy-algoritm

Реорганизация отдела в организации — образец приказа, цели

Как опытный руководитель, так и начинающий, перед тем, как произвести слияние двух отделов или формирование одного из нескольких, руководствуется нормами законодательства.

Этот процесс производится в соответствии с трудовым кодексом, оформляется отдельным приказом.

Обычно происходит это пятью способами (ст. 57, 58 ГК РФ):

  • объединяются два отдела, на их базе создается один новый;
  • к одному отделу присоединяется другой;
  • один отдел разделяется на несколько;
  • из одной организации формируются два юридических лица, путем отделения друг от друга;
  • в форме преобразования выступает смена статуса фирмы, организационно – правовой формы.

Что это

Организационные изменения оформляются с целью:

  • улучшения взаимодействия между специалистами;
  • совершенствования рабочего процесса;
  • улучшения качественных показателей по сравнению с другими фирмами;
  • повышения производительности труда.

Под реорганизацией отдела понимаются структурные и штатные изменения, происходящие в фирме с изданием соответствующего приказа, которые основываются на переводе сотрудников из одного отдела в другой, возможной сменой должностных обязанностей некоторых работников.

Законодательство

Реорганизационные изменения, их особенности и нюансы регламентируются:

  • гражданским кодексом (статьей 57);
  • трудовым кодексом (статьей 75).

Они могут быть добровольными, когда работодатель оповещает сотрудника за 2 месяца, он имеет право отказаться или согласиться.

Принудительная реорганизация регулируется другими нормативно-правовыми актами, например федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Если в фирме работает более 50 человек, то она обязана получить статус ОАО и произвести реорганизацию отделов.

Такой процесс происходит только по решению суда или под руководством надзорных органов, имеющих право на проведение таких манипуляций (антимонопольная служба).

Причины

Причины проведения изменений руководителем учреждения могут быть разными, как внутренними, так и внешними.

К внутренним относятся:

  • низкая производительность труда и работоспособность;
  • большая нагрузка, приходящаяся на одного сотрудника;
  • конфликтные отношения между работниками;
  • выпуск товаров меньше нормы.

Внешними причинами являются:

  • укрупнение организации, вследствие чего требуется реорганизация;
  • занятие предпринимательской деятельностью некоммерческой организации, её выход на лидирующие позиции среди других фирм такого же статуса.

Исходя из этих причин, могут проводиться изменения в учреждении, согласно которым, сотрудники могут быть переведены в другой отдел или другое юридическое лицо.

Действия работодателя

Работодатель при осуществлении данного процесса обязан учесть все нормы законодательства, так как при недовольстве сотрудников, дело может дойти до судебного разбирательства, где откроются все недочеты по оформлению документации.

Перед руководителем устанавливается большое количество задач, которые необходимо выполнить правильно, возникают вопросы:

  • как оформить основные правоустанавливающие документы;
  • как уведомить работников о планируемых изменениях (ст. 74 ТК РФ);
  • как осуществить работу с трудовыми книжками специалистов.

Можно определить следующую последовательность действий по проведению реорганизации в учреждении:

  • составить и подписать приказ о реорганизации отдела и создании нового;
  • осуществить регистрацию данного приказа в соответствующем номенклатурном журнале;
  • в более крупных организациях начальники отделов подчинены вышестоящему начальству;Для того, чтобы руководителю отдела официально разрешили произвести реорганизацию, ему следует написать служебку о реорганизации отдела. Она будет являться основанием для делегирования таких полномочий конкретному начальнику отдела. Пример записки скачайте тут.
  • оповестить сотрудников о реорганизации отдела (необходимо составить уведомления в печатном виде из расчета двух экземпляров, в одном из них работник должен расписаться о факте получения);Если он не согласен с переводом в другой отдел или работать в одном отделе с другими специалистами, то он может быть уволен (п. 6, ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
  • провести регистрацию выдачи уведомлений в специальном номенклатурном журнале;
  • оформить дополнительные соглашения и подписать их со специалистами;
  • отразить момент реорганизации в трудовых книжках работников.

Как провести организационно-штатные мероприятия при объединении отделов в организации? – Советы юриста – АНГАРД.РФ

Как создать новый отдел в организации

Объединить отделы в организации можно путем создания нового отдела или путем присоединения одного отдела к другому.

По общему правилу работодатели свободны в определении организационной структуры в организации (названий подразделений, их состава и иерархии), штатного состава по должностям и профессиям и численности работников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.

Для улучшения взаимодействия между работниками организация может принять решение по объединению отделов. Сделать это можно следующими способами.

Объединение отделов путем создания нового отдела

Если из нескольких отделов создается новый отдел, то должности некоторых работников будут сокращаться (например, должность руководителя отдела), а должности остальных могут остаться прежними (у них поменяется только наименование отдела). В таком случае для объединения отделов путем создания нового необходимо:

  1. внести изменения в организационную структуру и штатное расписание путем издания приказа об утверждении новой структуры и нового штатного расписания или о внесении изменений в уже действующие. Ввести в действие указанные изменения можно будет не ранее чем через два месяца после издания упомянутого приказа, так как при укрупнении отделов работников придется переводить на другую работу или сокращать (ст. ст. 74, 180 ТК РФ);
  2. разработать и утвердить положение о новом отделе и должностные инструкции по вновь создаваемым должностям;
  3. уведомить работников обоих отделов, чьи должности не сокращаются, о предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, в письменной форме не позднее чем за два месяца. Данный порядок применяется в том случае, если изменения не касаются изменения трудовой функции работника, а также если у работника в трудовом договоре указано структурное подразделение (отдел) (ст. ст. 72.1, 74 ТК РФ).

Работникам, которые не согласны продолжать работу в новых условиях, необходимо письменно предложить другую работу, соответствующую их квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы нужно предложить вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу.

Если работник отказывается от предложенной работы или если отсутствуют вакансии, работник увольняется в связи с отказом от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (ст. 74, п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

При этом ему необходимо выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 178 ТК РФ).

В отношении работников, которые согласны работать в новом отделе, оформляется перевод путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору и издания соответствующего приказа, например, по форме N Т-5 (ст. 72 ТК РФ).

Запись о переводе необходимо сделать в трудовой книжке и личной карточке работника (ст. 66 ТК РФ, п. п.

4, 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила)).

Если у работника в трудовом договоре не было указано структурное подразделение, то в этом случае заключать дополнительное соглашение к трудовому договору или получать письменное согласие работника при объединении двух подразделений и переименовании структурного подразделения не требуется (ст. 72.1 ТК РФ).

Также в этом случае не потребуется вносить записи в трудовую книжку работника и его личную карточку. Работодателю достаточно издать приказ об объединении подразделений и о переименовании структурного подразделения и ознакомить с ним работника под роспись (ст. 22 ТК РФ);

  1. уведомить работников, чьи должности сокращаются, о сокращении численности или штата персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. При этом работнику необходимо предложить другую работу, соответствующую его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы необходимо предложить вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если работник отказывается от предложенной работы или при отсутствии вакансий, работника увольняют в связи с сокращением численности или штата работников (ст. ст. 81, 180 ТК РФ).

Для увольнения работника необходимо издать приказ, например по форме N Т-8.

При этом увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка и сохраняется средний заработок за второй месяц трудоустройства.

В исключительных случаях, если работник не был трудоустроен и в двухнедельный срок после увольнения обратился в органы занятости в целях поиска работы, по решению указанного органа ему выплачивается работодателем средний месячный заработок за третий месяц трудоустройства (ст. 178 ТК РФ).

При увольнении из организации, расположенной на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях, кроме выплаты выходного пособия, за работником сохраняется средний месячный заработок за второй и третий месяцы трудоустройства, и в исключительных случаях по решению органа занятости, если работник в течение месяца обратился по вопросу поиска работы и не был трудоустроен, — за четвертый, пятый и шестой месяцы после увольнения.

Если работник согласен на перевод на другую работу, то необходимо заключить соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора в письменной форме, издать приказ, внести запись в трудовую книжку и личную карточку работника (ст. ст. 66, 72, 72.1 ТК РФ, п. п. 4, 12 Правил).

При переводе работников необходимо учитывать преимущественное право на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ);

  1. уведомить профсоюз (при его наличии) и территориальный орган занятости в письменной форме не позднее чем за два месяца до начала проведения мероприятий по сокращению численности или штата работников, а в случае, если решение о сокращении может привести к массовому увольнению работников, — не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (п. 2 ч. 1 ст. 81, ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

Объединение отделов путем присоединения одного отдела к другому

В ситуации, когда образование нового структурного подразделения проводится путем присоединения к одному отделу другого отдела или части этого отдела, порядок, изложенный выше, применяется к работникам, которые переводятся в другой отдел. У работников отдела, к которому осуществляется присоединение, условия трудового договора не изменяются, в связи с чем изменения в трудовой договор не вносятся, за исключением случаев, если изменяются условия оплаты труда и иные условия.

Д.Н. Конькова Министерство труда и социальной защиты

Российской Федерации

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.