Как сдавать отчеты в электронном виде

Содержание

Электронная трудовая книжка и новая отчетность в ПФР

Как сдавать отчеты в электронном виде

16 декабря 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал:

  • Федеральный закон № 436-ФЗ от 16.12.2021 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
  • Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2021 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Переход на электронный формат обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.

Федеральный закон № 439-ФЗ дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 66.1. Она вводит понятие «сведения о трудовой деятельности работника», которое включает в себя всю информацию о трудовом пути человека: прием на работу, увольнение, перевод, повышение квалификации и пр. — то есть все, что сейчас фиксируется в трудовых книжках.

С 1 января 2021 года работодатели больше не смогут оформлять привычный бумажный формуляр для новых сотрудников. Те, у кого трудовая книжка уже ведется, могут сохранить ее. По всем работникам без исключения кадровая служба должна будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые

Всем, кто выбрал электронный формат хранения сведений согласно ст. 66.1 ТК РФ, кадровая служба организации выдаст бумажные трудовые книжки на руки.

Как сотруднику получить информацию о трудовом пути?

Необходимые сведения сотрудники могут получить:

  1. В организации по последнему месту работы. Работодатель в течение трех дней с момента подачи заявления об увольнении или в день расторжения трудовых отношений должен выдать сведения о трудовой деятельности в форме справки СТД-Р в бумажном или электронном виде, заверенные должным образом. Справка будет содержать только те сведения, которые относятся к работе в этой организации.
  2. Заказать в личном кабинете Пенсионного фонда России. Отделение ПФР может выдать распечатанный бланк или отправит файл, подписанный усиленной электронной подписью.
  3. Через портал Госуслуги (только в электронном виде) или в МФЦ (только в бумажном формате).

Форма справки о трудовой деятельности, которую сотрудник сможет получить из информационных систем — СТД-ПФР, разработана Минтрудом и будет утверждена после публичного обсуждения.

При приеме на работу нового сотрудника работодатель будет принимать эту информацию в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба должна будет вносить данные в установленную в организации систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений.

Когда сдавать новую отчетность в ПФP?

Федеральный закон № 436-ФЗ вводит новую форму отчетности — СЗВ-ТД, которую работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2021 года. Порядок сдачи как у СЗВ-М — до 15-го числа каждого месяца.

Это значит, что с учетом выходных дней первый отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2021 года. Он должен содержать сведения о мероприятиях, произошедших в январе 2021 года.

Также отчет нужно составить по тем сотрудникам, которые в отчетном периоде подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки или электронного способа учета данных о работе.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности на 1 января 2021 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года при приеме на работу или увольнении такие сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Организации с численностью в 25 человек и более должны сдавать отчет СЗВ-ТД в xml-формате, небольшие организации со штатом менее 25 человек могут сдавать его и в печатной форме.

Форма отчета СЗВ-ТД

Скачать форму отчета СЗВ-ТД

Обратите внимание, как заполнять отчет СЗВ-ТД. Информация о работнике должна совпадать с указанной в страховом свидетельстве. В графе 4 должность вносится в соответствии со штатным расписанием.

В поле 7 проставляется код кадрового события, которое произошло с сотрудником в отчетный период:

1 — Прием

2 — Перевод на другую работу

3 — Переименование работодателя

4 — Установление (присвоение) сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации

5 — Увольнение

6 — Запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности

Госдума приняла в первом чтении законопроект, который дополнит ст. 5.27 КоАП частью 11.

В соответствии с ней за неоднократное нарушение сроков представления указанных сведений либо за представление неполных или недостоверных сведений должностные лица будут привлечены к административной ответственности в виде предупреждения.

Какую меру ответственности законодатели утвердят в окончательном чтении, пока неясно. Но уже понятно, что этому участку учета уделяется пристальное внимание.

Что такое справка СТД-Р?

Начиная с 1 января 2021 года у работодателей появится обязанность выдавать справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» по запросу сотрудника и всем увольняющимся. Проект новой формы Минтруд разместил у себя на портале для общественного обсуждения.

По форме справка будет похожа на отчет СЗВ-ТД с той разницей, что работодатель вносит в нее данные за все время, когда сотрудник у него работал, а не только за отчетный период.

Всё ли вы знаете про электронные трудовые?

Проверить себя

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо предпринять несколько несложных действий:

  1. Обновить программное обеспечение для сбора и передачи сведений в ПФР.
  2. Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек и дополнить их формулировкой «… или сведения о трудовой деятельности».
  3. Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
  4. Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда на лицевом счете застрахованного.

Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет.

Конечно, при условии что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал в ближайшее время появится сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности, отчетом СЗВ-ТД и формой СТД-Р. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версиях 1.25 и 1.26.

Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — отслеживать изменения законодательства и подготовиться к изменениям.

Как сдавать электронную бухгалтерскую отчетность

Как сдавать отчеты в электронном виде

Все мы должны платить налоги. Согласно российскому законодательству, отчет о результатах деятельности организации, Вы можете сдать одним из следующих способов:

  • Принести лично или передать уполномоченным представителем;
  • Отправить пакет документов заказным письмом с описью вложения;
  • Передать посредством телекоммуникационных каналов связи (ТКС)в электронной форме, другими словами через интернет.

Буквально десять лет назад, наиболее актуальными способами взаимодействия с налоговой службой были визит или отправка пакета документов почтой.

Но с 1 января 2014 года контролирующие органы обязали каждого налогоплательщика отправлять декларации по НДС, НДФЛ, расчет по страховым взносам и ряд других видов отчетности исключительно в электронной форме (п3.

Ст. 80 и п5. Ст. 174 НК РФ). Сделать это можно тремя способами:

  1. Воспользоваться услугами оператора электронного документооборота (ЭДО). После заключения договора он предоставит программное обеспечение и выпущенную на уполномоченное Вами лицо электронно-цифровую подпись (ЭЦП).

    ПреимуществаНедостатки
    • Абсолютный контроль над сдачей бухгалтерской отчетности в электронной форме;
    • Обратная связь с государственными органами (Вы лично получаете сообщения от ФНС и других структур);
    • Возможность сдавать все виды отчетов, а не только обязательные;
    • Некоторые операторы ЭДО заранее напоминают о сроках сдачи отчетности и предоставляют ряд дополнительных услуг.
    • Услуги оператора ЭДО – платные;
    • Если у сотрудников нет опыта работы в выбранной Вами программе, их придется обучить;
    • Сложность установки программы и регистрации нового пользователя.

  2. Воспользоваться услугами уполномоченного представителя (Ст. 23 и 80 НК РФ). При данном способе ведения бухгалтерского учета, отсутствует необходимость в собственном ЭЦП организации. Сдача отчетности проводится через посредника, подключенного к базе на основе доверенности.

    ПреимуществаНедостатки
    • Доступная цена сдачи бухгалтерской отчетности;
    • Сотрудники бухгалтерии не обязаны иметь навыки работы в электронных программах для сдачи отчетности.
    • Отсутствие контроля над сдачей отчетов, зависимость от надежности представителя;
    • Связь с государственными органами через посредника;
    • Сложность в выборе подходящего представителя, разовые сделки нивелируют выгоду от стоимости услуг.

  3. Сдавать отчеты онлайн, через порталы контролирующих органов.Для этого необходима ЭЦП, доступ к сети интернет и навыки работы с сайтами соответствующих структур.

    ПреимуществаНедостатки
    • Минимальные расходы на ведение бухучета (оплачивается только ЭЦП);
    • Нет необходимости в программном обеспечении и зависимости от посредников.
    • Необходима регистрация на каждом портале;
    • Структура личного кабинета и схема отправки отчетов на каждом портале разная;
    • Отсутствует техническая поддержка при сбоях в работе серверов налоговой службы и других государственных структур.

Наиболее распространена электронная сдача бухгалтерской отчетности – с помощью ЭЦП и предоставленного оператором ЭДО программного обеспечения.

Так Вы напрямую взаимодействуете с государственными органами, а также всегда и полностью контролируете ведение бухгалтерского учета.

Самое сложное при таком способе ведения учета – установка и правильная настройка ПО. Рассмотрим эти процедуры по шагам.

Подключение и начало работы с программой сдачи бухгалтерской отчетности

  1. Выберите из официального списка компанию-оператора ЭДО. О том, как это правильно сделать, читайте в этой статье;

    Важно!Список официально зарегистрированных операторов размещен на сайте ФНС РФ.

  2. Ознакомьтесь с перечнем услуг оператора и подключитесь к подходящему тарифу;
  3. Подготовьте пакет необходимых документов и заключите договор с оператором ЭДО;

Стандартный набор документов для оформления ЭЦП включает:

  • ИНН;
  • ОГРН;
  • Паспорт руководителя;
  • СНИЛС руководителя;
  • Копия документа о назначении руководителя.

Стандартный набор документов для подключения ПО включает:

  • Реквизиты компании для выставления счета;
  • Заявление на подключение программного обеспечения;
  • Договор об оказания услуг компанией-оператором;
  • Соглашение об обмене информацией в системе ЭДО.

Важно!Всегда уточняйте у поставщика услуг список необходимых документов. В некоторых случаях необходимо нотариальное заверение о подлинности предоставленных копий.

  1. Внесите согласно договору абонентскую плату и подготовьте компьютер к установке программы;
  2. Свяжитесь со службой техподдержки поставщика услуг и сообщите о готовности к установке программного обеспечения;
  3. Получите необходимый софт и пакет документов (доступно несколько вариантов):
    • Нанесите визит в офис компании-оператора;
    • Закажите курьерскую доставку;
    • Вызовите мастера-установщика (если такая возможность предусмотрена поставщиком).

Важно!При самостоятельном получении ЭЦП при себе необходимо иметь документы удостоверяющие личность. Их список нужно уточнить у Вашего оператора электронного документооборота.

  1. Установите ПО на специально подготовленный для сдачи отчетов компьютер;

    Важно!Во избежание непредвиденных сложностей в работе с программой для отчетности, обязательно сообщите о ее установке Вашему системному администратору!

  2. Обучите сотрудников сдаче бухгалтерской отчетности через предоставленную оператором программу;
  3. Обязательно сделайте тестовую отправку отчета и убедитесь в успешном результате.

Популярные программы для сдачи отчетности

На рынке электронного документооборота представлен достаточно широкий выбор программ для сдачи бухгалтерской отчетности в электронном виде. Наиболее популярные из них это:

  • 1С Сдача отчетности;
  • Астрал отчет;
  • СБиС;
  • ViPNet ЭДО отчет;
  • ПО СКБ Контур;
  • ПО Такском.

Стоимость услуг зависит от объема опций, которыми Вы собираетесь пользоваться. К примеру, если самый бюджетный тариф включает в себя только подготовку и отправку отчетности в ФНС, то список опций премиального значительно расширен: он включает в себя практически полное ведение делопроизводства предприятия. Подробнее о выборе для сдачи бухгалтерской отчетности читайте в этой статье.

Важно!Выбирая программу для сдачи отчетности в электронном виде, исходите из навыков Вашего бухгалтера. Так Вы не только сэкономите время на обучении своих сотрудников, но и предоставите им возможность исполнять свои обязанности в комфортных условиях.

Иногда возникает необходимость в переходе с одной программы отчетности на другую. Независимо от причины мы категорически не рекомендуем начинать этот процесс раньше, чем за две недели до начала отчетного периода.

Подключение программного обеспечения с регистрацией на сервере федеральной налоговой службы занимает от 2 до 14 дней. Причем ускорить этот процесс не представляется возможным, даже наоборот, при возникновении непредвиденных обстоятельств регистрация может затянуться. Например, если на сервере налоговой службы возникли технические неполадки.

Преимущества электронной сдачи бухгалтерского учета

Ведение бухгалтерского учета с помощью специального ПО – это реальная возможность сделать рутинную работу максимально комфортной.

Современные программы для отчетности могут похвастаться понятным интерфейсом, и соответствует всем требованиям действующего законодательства.

Их легко освоить даже людям старшего поколения, это наиболее удобный инструмент для взаимодействия с государственными структурами.

Если у Вас остались вопросы, но нет времени на самостоятельный поиск правильных ответов, свяжитесь с нами по телефону (посмотреть) или закажите бесплатный звонок. Мы предоставим всю необходимую информацию и поможем в выборе наиболее подходящей для Вашего бизнеса программы.

Полезные статьи

Сдача отчетности в электронном виде: в ИФНС, ПФР, ФСС, ФСРАР, Росприроднадзор, Росстат

Как сдавать отчеты в электронном виде

Сдача отчетности в электронном виде в государственные органы — все более распространенная (и, более того, становящаяся нормой) процедура на российских предприятиях. Ознакомимся с её ключевыми признаками и способами осуществления подробнее.

Электронная отчетность: что это такое

Отчетности в традиционном понимании можно дать следующее определение: это установленная законом процедура предоставления физическими и юридическими лицами документации, сформированной в определенном перечне и составленной с помощью определенных бланков, в различные государственные органы.

Как правило, данная документация отражает финансовые и иные хозяйственные показатели (результаты) деятельности лица, составляющего отчетность, за определенный период — например, месяц, квартал, полугодие, год.

Можно выделить следующие основные разновидности отчетности, предоставляемой в государственные органы:

  1. Налоговую (предоставляется в ИФНС) — по результатам хозяйственной деятельности, направленной на извлечение прибыли.

Основной вид такой отчетности — декларация (по налогу на прибыль, по спецрежимам — УСН, ЕНВД, по НДС).

  1. Налоговая — по различными видам налогооблагаемого имущества.

Также представлена декларациями — по налогу на имущество, земельному налогу. Характеризуется тем, что налоговая база, показываемая в такой отчетности, не имеет прямого отношения к финансовым результатам хозяйственной деятельности, и потому данную документацию следует рассматривать обособленно от «прибыльных» налоговых отчетов.

Составляется, если ИП или организация нанимают на работу людей. Основной объект отчетности — их доходы и начисляемые на них в установленном порядке:

  • налоги (по сути, только один — НДФЛ, но в зависимости от различных обстоятельств, он может начисляться по разным ставкам);
  • взносы (пенсионные, страховые — все, кроме взносов на травматизм, медицинские).

По налогам «кадровая» отчетность представлена формами 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. По взносам — формой РСВ.

Составляется всеми юридическими лицами и включает:

  • бухгалтерский баланс;
  • отчет о прибылях и убытках.

Может быть полной и упрощенной (второй вариант в общем случае доступен для малых предприятий).

  1. Отчетность в государственные фонды — ПФР и ФСС.

По существу, может рассматриваться как часть кадровой — поскольку составляется, только если у хозяйствующего субъекта есть наемные работники.

Отчетность в ПФР следует принципиально обособлять от «налоговой» кадровой отчетности, поскольку доходы работника, показываемые Пенсионному Фонду, используются не для расчета взносов, а в целях исчисления пенсии.

В свою очередь, отчетность в ФСС в определенной степени схожа с «налоговой» кадровой отчетностью, поскольку основной ее объект — взносы, исчисляемые с дохода работника.

  1. Статистическая — в Росстат.

Может включать исключительно широкий спектр финансовых, кадровых, хозяйственных показателей. Всего только федеральным законодательством предусмотрено несколько сотен статистических отчетов. Они могут дополняться теми, что издаются на региональном уровне.

До 2021 года фактической частью статотчетности была бухгалтерская: наряду с ИФНС она сдавалась в Росстат. Но начиная с 2021 года — то есть, по отчетам за 2021-й год, она должна будет предоставляться только в ИФНС.

  1. Отчетность по выпуску определенных видов продукции.

Как правило, это продукция, подлежащая строгому производственному контролю. Например — алкогольная. По ней отчетность предоставляется в Росалкогольрегулирование.

  1. Отчетность по использованию природных ресурсов в Росприроднадзор.

На практике предприятие может использовать природные ресурсы разными способами — и соотносительно с каждым из них сдавать отчетность, предусмотренную законом. Основной получатель такой отчетности — Росприроднадзор.

Если говорить об иных интерпретациях понятия «отчетность», то можно выделить, к примеру, внутреннюю отчетность хозяйствующего субъекта — когда его работники (подразделения) предоставляют своим непосредственным руководителям или руководству предприятия документацию о результатах деятельности за определенный период. Правила такой отчетности устанавливаются на уровне локальных нормативов предприятия. По тем же принципам формируется внутриведомственная отчетность — предоставляемая государственными и муниципальными учреждениями контролирующему органу власти.

Традиционно та документация, что подлежит предоставлению в государственные органы в качестве отчетности, составляется на бумажных носителях.

Но в последнее десятилетие все большую распространенность приобретает ее передача в электронном виде — через интернет. Реже — на офлайновых носителях — дисках, флешках.

Схема с носителями применима, как правило, при технических условиях, когда сдача отчетности онлайн невозможна.

Таким образом, отчетность в государственные органы становится электронной. У нее есть ряд уникальных характеристик — ознакомимся с ними подробнее.

Особенности сдачи отчетности в электронном виде

Электронная отчетность в государственные органы характеризуется тем, что:

  1. Обеспечивает прием-передачу отчетной документации в виде файлов, заверенных квалифицированной электронной подписью.

Данное правило — общеобязательно для всех видов отчетности в государственные органы. Документ не может быть официально признан сданным без заверения отправителем с помощью квалифицированной ЭЦП, которая оформлена на него.

Соответственно, отчетность подлежит отправке с помощью специализированных программ — позволяющих в установленном порядке прикреплять к документации электронные подписи. На практике эти программы часто входят в состав более масштабных решений — систем электронного документооборота ЭДО (либо сами по себе могут рассматриваться как пример подобного решения).

Разработчиком программы для отправки отчетности может быть:

  • поставщик, аффилированный с удостоверяющим центром (организацией, которая управомочена выдавать квалифицированные ЭЦП);
  • сторонняя частная организация — управомоченная проводить операции с ЭЦП, которые выданы УЦ, не аффилированными с ней;
  • сам получатель — государственный орган.

Так, например, ФНС — как получатель налоговой отчетности, разработала и продолжает разрабатывать (своими силами, либо привлекая подчиненные или партнерские организации) большое количество ведомственных программных решений для отправки налогоплательщиками — как физическими, так и юридическими лицами, самого широкого спектра программных продуктов.

В их числе — такие решения как, например, Налогоплательщик ЮЛ (ССЫЛКА). Физические лица могут отправлять некоторые виды налоговой отчетности через Личный Кабинет на сайте ФНС (ПОДРОБНЕЕ).

  1. Приравнивается к бумажной отчетности юридически.

Собственно, это одно из следствий заверения отчетов квалифицированной ЭЦП. Соответственно, в отношении отчетности в электронном виде устанавливаются те же самые правила, что действуют для бумажных носителей, определяющие:

  • порядок корректировки, дополнения уже предоставленных данных;
  • основания для применения санкций в случае предоставления некорректных данных;
  • основания для прочих правовых последствий, возникающих вследствие сдачи отчетности.
  1. Позволяет автоматизировать формально-логический контроль — проверку соотношения показателей в различных частях отчета.

В случае, если такое соотношение будет нарушено, то документ отправить не получится (либо получатель его не примет). Формально-логический контроль может быть проведен как на стороне отправителя — с использованием ПО, с помощью которого отправляется отчетность, так и на стороне получателя.

  1. Предполагает автоматическое получение подтверждения о приеме от государственного органа.

Данная особенность позволяет фирмам сдавать отчеты в нерабочее для государственного органа время — и документация будет считаться сданной в день передачи.

  1. Как правило, становится обязательной в случае, если лицо, сдающее отчетность, соответствует тем или иным критериям, установленным законодательно.

Основной такой критерий — величина штата предприятия. Однако, не единственный: те или иные критерии могут разниться в зависимости от политики конкретного ведомства и закрепляются в правовых нормах, принимаемых в соответствии с данной политикой. Ознакомимся подробнее с основными источниками таких норм.

Законодательство об электронной отчетности

Итак, выше мы выделили несколько ключевых разновидностей отчетности в государственные органы. По ним и можно рассмотреть специфику регулирующих норм.

Главный нормативно-правовой акт, регулирующий сдачу налоговой отчетности (и, отчетности по страховым взносам, которые, фактически, представляют собой разновидность налоговых отчетов) — Налоговый Кодекс России. В нем можно выделить следующие несколько ключевых положений:

  1. Положения пункта 3 статьи 80 НК РФ (ССЫЛКА).

Они устанавливают общие для всех налогоплательщиков, имеющих статус хозяйствующего субъекта — ИП или юридического лица, условия, при которых появляется необходимость в предоставлении налоговой отчетности в электронном виде.

Такая необходимость появляется, если штат хозяйствующего субъекта в среднесписочной величине за год, предшествующий тому, в котором отчет подлежит сдаче, превысил 100 человек (либо сразу превысил 100 человек у вновь созданной организации).

Рассматриваемый критерий применяется в отношении любых видов деклараций — если иное прямо не указано в НК РФ. В том числе — деклараций по налогам, относимых к имущественным.

  1. Положения пункта 10 статьи 431 НК РФ (ССЫЛКА).

Там установлено условие обязательности сдачи «кадровых» отчетов в электронном виде по страховым взносам (всех, кроме отчетов на травматизм, по которым отчетность идет в ФСС) — размер штата за предшествующий отчетный период, превышающий 25 человек.

  1. Положения пункта 2 статьи 230 НК РФ (ССЫЛКА).

Там сказано, что формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ — сдаваемые в ФНС по доходам работников и иных физлиц, в отношении которых предприятие выступает налоговым агентом, сдаются в электронном виде, если в течение года количество получателей дохода составило 25 человек и больше.

  1. Положения пункта 5 статьи 174 НК РФ (ССЫЛКА).

Там сказано, что во всех случаях плательщики НДС — вне зависимости от величины штата, должны сдавать декларацию по данному налогу в электронном виде. Это как раз тот случай, когда применяется специальная норма — и она становится более приоритетной в сравнении с той, что закреплена в статье 80 НК РФ.

Отметим, что если НДС платит хозяйствующий субъект, который по умолчанию это делать не должен (например, ИП на УСН, выписавший по своей инициативе счет-фактуру с выделенным НДС по просьбе контрагента), то он вправе сдать в ФНС бумажную форму декларации — с учетом критерия, прописанного в статье 80 НК РФ.

Отчетность для ФНС тесно связана с документацией, сдаваемой в ПФР и ФСС. По существу, отчеты в фонды — часть кадровой документации (просто ответственность за ее «сбор» распределена между разными ведомствами).

Основные виды отчетности для ПФР — это формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ОСВ-1 и в необходимых случаях различные дополняющие их отчеты.

Эти формы должны быть электронными, если количество работников, показываемых в отчетах, составляет 25 человек и больше — это предписывает пункт 2 статьи 8 Закона «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ССЫЛКА).

Электронная отчетность: кто обязан отчитываться в контролирующие органы через интернет

Как сдавать отчеты в электронном виде

  • Новости
  • Электронный документооборот

Электронная отчетность: кто обязан отчитываться в контролирующие органы через интернет

22 января Елена Маврицкая Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем

В течение года компании и предприниматели сдают множество отчетов в различные контролирующие органы: ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат.

Одни отчеты можно сдать только в электронной форме через интернет, другие — либо через интернет, либо «на бумаге», в зависимости от численности персонала.

Мы взяли самые распространенные виды отчетности и выяснили, кто и в какой форме должен ее сдавать.

По общему правилу, для организаций и предпринимателей способ сдачи налоговой отчетности зависит от численности персонала. Организации и ИП, у которых среднесписочная численность за предшествующий год превысила 100 человек, должны отчитывать перед ИФНС строго в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (то есть через интернет).

Это относится и ко вновь созданным (в том числе реорганизованным) компаниям с численностью работников более 100 человек. Наконец, электронная форма отчетности обязательна для налогоплательщиков, отнесенных к категории крупнейших. У всех прочих организаций и ИП есть выбор: они могут отчитываться как по интернету, так и «на бумаге».

Это следует из пункта 3 статьи 80 НК РФ.

Бесплатно сдать всю налоговую отчетность через интернет

Однако из данного правила есть одно исключение — налог на добавленную стоимость.

Все плательщики НДС и налоговые агенты, вне зависимости от количества сотрудников, обязаны отчитываться в электронной форме.

Такое же правило предусмотрено для тех, кто не является плательщиком НДС, либо освобожден от уплаты этого налога, но выставляет покупателям счета-фактуры. Об этом говорится в пункте 5 статьи 174 НК РФ.

По взносам

Способ сдачи отчетности в фонды по взносам на обязательное пенсионное и обязательное медицинское страхование, а также на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством тоже зависит от численности персонала.

Так, расчеты по страховым взносам (РСВ) необходимо отправлять через интернет, если среднесписочная численность работодателя за предшествующий период превышает 10 человек.

Это относится и ко вновь созданным (в том числе реорганизованным) компаниям с численностью работников более 10 человек.

Заполнить, проверить и сдать расчет по страховым взносам через интернет
Все остальные плательщики взносов могут представить РСВ как через интернет, так и «на бумаге». Это следует из пункта 10 статьи 431 НК РФ.

Особняком стоят главы крестьянских (фермерских) хозяйств. У них нет обязанности сдавать РСВ в электронной форме, каким бы ни было количество участников такого хозяйства (п. 3 ст. 432 НК РФ).

По среднесписочной численности

Все компании должны сдать в налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий год.

Аналогичная обязанность возложена и на предпринимателей, которые в прошлом году нанимали работников.

Кроме того, о среднесписочной численности нужно отчитаться вновь созданным и реорганизованным юридическим лицам и вновь зарегистрированным ИП (см. «Шпаргалка по расчету среднесписочной численности работников»).

Форма представления таких сведений не регламентирована. Следовательно, организации и предприниматели вправе сами выбрать, как им отчитываться — в электронной или в бумажной форме. Данный вывод следует из статьи 80 НК РФ.

Сдать сведения о среднесписочной численности через интернет Сдать бесплатно

Годовая бухгалтерская отчетность

Бухгалтерсккую отчетность за 2021 год и более ранние периоды можно было сдать либо на бумаге, либо в электронном виде — на усмотрение налогоплательщика.

Начиная с отчетности за 2021 год остался только один допустимый способ сдачи годового баланса — электронный (по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота).

Исключение предусмотрено только для субъектов малого предпринимательства: за 2021 год данная категория организаций сможет отчитаться как в электронном виде, так и на бумажном носителе, но начиная с отчетности за 2021 год — только через интернет(см.

«Бухгалтерскую отчетность будут принимать только через интернет»).

Подготовить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность в ИФНС через интернет Сдать бесплатно

Форма СЗВ-СТАЖ

Не позднее 1 марта все страхователи должны представить в Пенсионный фонд сведения о стаже застрахованных лиц (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ; далее Закон № 27-ФЗ). Отчитываться нужно по форме СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и другим формам, утвержденным постановлением Правления ПФР от 06.12.18 № 507п. 

Способ представления сведений о стаже зависит от количества застрахованных лиц, включенных в отчет. Если количество составляет 25 и более человек, сведения необходимо сдать в электронном виде. Если в отчете отражено 24 человека или менее, можно представить сведения «на бумаге». Данное правило закреплено в пункте 2 статьи 8 Закона № 27-ФЗ.

Заполняйте и сдавайте СЗВ-СТАЖ (СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР) и ОДВ-1 через интернет Сдать бесплатно

Форма СЗВ-М

Не позднее 15-го числа каждого месяца страхователи должны представить в Пенсионный фонд сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М (к этим сведениям относятся ФИО, СНИЛС и ИНН). Такая обязанность предусмотрена пунктом 2.2 статьи 8 Закона № 27-ФЗ.

Способ представления сведений по форме СЗВ-М зависит от количества застрахованных лиц, включенных в отчет. Если количество составляет 25 и более человек, сведения необходимо сдать в электронном виде. Если в отчете отражено 24 человека или менее, можно представить сведения «на бумаге». Данное правило закреплено в пункте 2 статьи 8 Закона № 27-ФЗ.

Бесплатно заполнить, проверить и сдать СЗВ-М через интернет

Форма СЗВ-ТД

В связи с появлением электронных трудовых книжек введена форма СЗВ-ТД.

В 2021 году ее следует сдать, если работник устроился в штат, перевелся на другую постоянную работу, подал заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) или уволился.

В каждом из этих случаев срок для сдачи отчета — не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Если сведения сдаются впервые, одновременно нужно представить сведения о трудовой деятельности у этого же страхователя по состоянию на 1 января 2021 года.

Если же работник устроился в 2021 году или ранее, и в 2021 году не увольнялся, не переводился и не подавал заявления о выборе формы трудовой книжки, надо поступить следующим образом. Сдать на него СЗВ-ТД по состоянию на 1 января 2021 года в срок не позднее 15 февраля 2021 года.

В 2021 году и далее при приеме на работу и при увольнении сотрудника сдать СЗВ-ТД нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или другого кадрового документа.

При переводе на другую постоянную работу и при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки СЗВ-ТД нужно представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло это событие.

Если трудоустройства, перевода, увольнения и заявления относительно трудовой книжки не будет, то сдавать отчет не нужно.

Страхователи, у которых в предшествующем месяце работало 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать СЗВ-ТД через интернет. Для этого можно воспользоваться бесплатной программой Пенсионного фонда, а можно применить любой другой сервис.

Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

Реестры застрахованных лиц

Работодатели, уплачивающие за своих сотрудников дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, должны формировать реестры застрахованных лиц по форме ДСВ-3. Реестры представляются в Пенсионный фонд не позднее 20-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором дополнительные взносы были перечислены.

Способ представления сведений по форме ДСВ-3 зависит от численности персонала за предшествующий отчетный период . Если численность работников составляет 25 застрахованных лиц и более, отчет сдается в электронной форме, в остальных случаях отчет можно представить на бумаге (часть 7 ст. 9 Федерального закона от 30.04.08 № 56-ФЗ).

Бесплатно заполнить и сдать ДСВ‑3 через интернет

4-ФСС

Страхователи должны ежеквартально отчитываться по взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по форме 4-ФСС. Способ представления зависит от среднесписочной численности застрахованных лиц.

Так, расчеты по форме 4-ФСС необходимо присылать через интернет, если среднесписочная численность за предшествующий период превышает 25 человек. Это относится и ко вновь созданным (в том числе реорганизованным) компаниям с численностью работников более 25 человек.

Все остальные плательщики взносов могут представить 4-ФСС как по интернету, так и «на бумаге».

Обратите внимание: способ представления формы 4-ФСС влияет на сроки. Отчетность в бумажном виде следует сдавать не позднее 20-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом. В электронной форме можно отчитываться не позднее 25 числа (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; далее Закон № 125-ФЗ).

Заполнить и сдать через интернет 4‑ФСС по действующей форме

Реестры листов нетрудоспособности (для участников пилотного проекта)

В отдельных регионах России проходит пилотный проект. Его суть в том, чтобы пособие по больничным листам работники получали не от работодателя, а напрямую из ФСС. Работодатели в таких регионах обязаны сдавать в фонд соцстрахования реестры сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий.

Способ представления реестра зависит от среднесписочной численности физических лиц, получивших выплаты от данного работодателя. Если среднесписочная численность за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, сдавать реестры необходимо через интернет.

Это относится и ко вновь созданным (в том числе реорганизованным) компаниям с численностью работников более 25 человек. Все остальные работодатели могут представить реестры как по интернету, так и на бумаге (п. 4(1) положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 21.

04.11 № 294).

Заметим, что при сдаче реестров наиболее комфортно чувствуют себя те страхователи, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»).

Там все актуальные форматы устанавливаются автоматически, без участия пользователя. В автоматическом режиме обновляется и проверочная программа.

Если данные, которые ввел страхователь, не соответствуют контрольным соотношениям, система обязательно предупредит его об этом и подскажет, как можно исправить ошибки.

Сформировать и сдать реестры через «Контур.Экстерн»

Отчетность в Росстат

В 2021 году и ранее организации, которые обязаны вести бухгалтерский учет, должны сдавать в орган государственной статистики один экземпляр бухотчетности (часть 1 статьи 18 Закона о бухучете). В 2021 году и далее  компании не должны сдавать годовой баланс в статистику («Бухгалтерскую отчетность будут принимать только через интернет»).

Также многим компаниям и ИП необходимо представить те или иные формы статистического наблюдения

Способ представления сведений в Росстат не регламентирован. Поэтому организации и предприниматели вправе сами выбрать, как им отчитываться — в электронной или в бумажной форме.

Бесплатно заполнить и сдать всю отчетность в Росстат через интернет

Штрафы для нарушителей

Если налогоплательщик, который обязан отчитаться перед ИФНС в электронной форме, сдаст отчет «на бумаге», ему придется заплатить штраф в размере 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).

Для страхователей, нарушивших порядок представления в ПФР сведений в виде электронных документов, предусмотрена санкция в размере 1 000 руб. (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Страхователю, не соблюдающему порядок представления формы 4-ФСС в электронной форме, назначат штраф в размере 200 руб. (п. 2 ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ).

Заметим, что на практике сдача бумажной отчетности вместо электронной нередко приводит к другим, более неприятным для бизнеса последствиям. Нарушители просто-напросто рискуют испортить отношения с представителями контролирующих органов.

Чиновники берут нарушителей «на карандаш» и относятся к их отчетности, а также к их деятельности более скептически, чем к отчетам добросовестных плательщиков. Кроме того, контролеры начинают чаще использовать различные формальные основания для отказа в приеме отчетности.

А это, в свою очередь, чревато штрафами за нарушение сроков сдачи отчетности.

Бесплатно сдать электронную отчетность во все контролирующие органы Обсудить на форуме В закладки Распечатать 20 039

20 039

Обсудить на форуме В закладки Распечатать 20 039

Подготовка и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности

Как сдавать отчеты в электронном виде

В соответствии с федеральным законодательством в сфере налогообложения, индивидуальные предприниматели и юридические лица должны сдать финансовый отчет по результатам коммерческой деятельности за отчетный период на бумажном носителе или в цифровом виде. В первом случае документы сдаются лично руководителем (ИП), его представителем, бухгалтером. Второй вариант предусматривает дистанционную отправку электронной отчетности в ИФНС посредством телекоммуникационных каналов связи.

Кто обязан подавать только электронную декларацию

В целях упрощения взаимодействия представителей бизнеса с налоговиками, ПФР, ФСС, Росстатом в России происходит постепенный и всеобщий переход на ЭДО.

В 2021 году, как и в 2021, для плательщиков НДС, организаций с численностью сотрудников более 100 независимо от того, какой налоговый режим выбран, обязательна подача отчетности в цифровом виде.

Кроме этого, отчеты по части налогов на доходы физических лиц обязательно сдается компаниями, в которых в отчетном периоде трудилось 25 и более наемных работников.

Что включает в себя налоговая отчетность

Отчеты в налоговую инспекцию включают в себя несколько документов. В них отображена информация о расчетах и уплате налогов юридическими и физическими лицами, ИП.

Как происходит передача отчетов по телекоммуникационным каналам связи

Сдача налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме возможна только при наличии усиленной квалифицированной подписи. При сдаче отчета плательщик выбирает один из двух способов — через сайт ФНС или оператора ЭДО.

В данный момент сервис по сдаче отчетности на портале ИФНС является частью пилотного общегосударственного проекта и работает в тестовом режиме с ограниченным функционалом.

В связи с этим пользователи могут испытывать некоторые трудности в части совместимости программного обеспечения и оборудования, понимания логики взаимодействия с системой.

Отчетность через оператора ЭДО и преимущества этого способа

Надежнее и проще услуги оператора ЭДО с применением специализированного программного обеспечения.

Отчет в ИФНС ИП и юридические лица формируют, а затем при посредничестве ЭДО отправляют через программу, устанавливаемую на компьютер.

Одними из лучших примеров такого ПО являются программные продукты отечественных разработчиков «1С Отчетность» и «Астрал Отчет». Руководитель самостоятельно или бухгалтерия предприятия смогут сдать отчет в налоговую через интернет:

  • прямо из офиса или дома даже в выходной день в любое время суток;
  • без дублирования документов отчетности на бумаге;
  • с минимальным количеством технических ошибок — правильность заполнения полей форм гарантируется средствами выходного контроля;
  • в актуальном на день сдачи формате — программы имеют встроенные службы обновления;
  • с гарантией, что бухгалтерская и налоговая отчетность в электронном виде доставлены, — в течение суток отправитель получает подтверждение выполнения своих обязательств;
  • без ожидания актов сверки;
  • с защитой от несанкционированных просмотров, изменений в документах отчетности.

Как внедрить цифровое декларирование через оператора ЭДО

Чтобы иметь возможность отправлять электронную отчетность в налоговую, необходимо вначале выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор. Эта организация обеспечивает обмен конфиденциальными или открытыми данными по налоговому и бухучету через каналы телекоммуникационной связи.

В Москве и по всей стране функционирует более 120 операторов, которые действуют с лицензией в соответствии с требованиями законодательства и располагают необходимыми технологиями.

После выбора оператора ЭДО потребуется получить цифровую подпись, которая служит заменой собственноручной подписи, печати на обычных бумажных документах и имеет такую же юридическую силу. Подпись выдают удостоверяющие центры, перечень которых утверждает Минсвязи и массовых коммуникаций.

Чтобы налоговая отчетность корректно подписывалась и отправлялась в ИФНС, потребуется квалифицированный сертификат проверки ЭЦП для идентификации в сервисах. В завершение остается выбрать программу, с помощью которой будут заполняться и сдаваться в ИФНС все отчеты.

Частые вопросы по ЭО

Сколько времени понадобится на сдачу электронной отчетности?

отправка отчетности занимает не более нескольких минут. Гораздо больше времени может понадобиться на само оформление документа, заполнение форм.

Может ли посторонний человек подать отчет от имени нашей компании?

главное условие, при котором отчетные документы могут быть отправлены в ФНС, — наличие у отправителя доступа к усиленной квалифицированной ЭЦП.

Насколько высока степень защиты данных при передаче по телекоммуникационным каналам связи?

безопасность при передаче конфиденциальной информации через интернет обеспечивают средства криптографической защиты и усиленная квалифицированная ЭЦП. Эти средства гарантируют закрытость переписки и невозможность несанкционированного внесения исправлений в отправленные отчеты.

Как убедиться, что отправленная, например, за прошлый год налоговая отчетность оформлена правильно и принята ИФНС?

время, дату отправки фиксирует оператор ЭДО. После подачи документов плательщик получит уведомление о том, что отчет принят. Эти данные сохранит программа, что потом повлияет на благоприятное разрешение спорных ситуаций.

Сколько стоит сдача налоговой отчетности в год?

стоимость отправки электронной отчетности зависит от формы организации бизнеса, количества подаваемых отчетов и объема госорганов, куда подается отчетность. Каждый налогоплательщик выбирает индивидуальный тариф, в зависимости от собственных предпочтений.

Программное обеспечение для сдачи электронной отчетности

Компания «Калуга Астрал» предлагает программные продукты «Астрал Отчет» и «1С Отчетность», которые позволяют вести бухгалтерский учет и производить отправку отчетности в ИФНС в цифровом виде.

Используя функционал программного обеспечения, плательщик имеет возможность оперативного взаимодействия не только с налоговой службой, но и с такими государственными органами, как ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование. Доступна переписка с этими структурами. Для работы потребуется оформить ключ усиленной квалифицированной ЭЦП, зарегистрированный на руководителя.

Программы имеют простой интерфейс, снабжены инструментами проверки ошибок, опечаток, разработаны для использования во всех регионах РФ.
Остались вопросы? Обратитесь к нашим менеджерам прямо сейчас!

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.